Abrechnen ohne Papierchaos

Die Saison der Abrechnungen hat begonnen, und die Terminvorgabe des kaufmännischen Vorstands steht: Bis Mitte 2015 sollen in der Wohnungsbau-Genossenschaft Greifswald eG (WGG) alle Abrechnungen verarbeitet und an die Mitglieder verschickt sein. Doch ins Rotieren gerät deswegen niemand. Dabei wurde Rainer Fehlhabers Zielmarke Abrechnung „30.6.“ vor einigen Jahren noch belächelt. Inzwischen halten seine Mitarbeiter den Termin im Wesentlichen ein. Das ist eine Leistung bei über 7.000 Wohnungen und einem Leerstand, der fast bei null liegt.

Vor etwa vier Jahren konnte die WGG den für den Osten typischen „Stadtumbau Ost“, d. h. den Wohnungsrückbau abschließen. Nun sind Bestandsinvestitionen in den Vordergrund gerückt, aber auch der Neubau, denn in der quirligen Hanse- und Universitätsstadt besteht Bedarf. Gerade errichtet die WGG auf zwei Großbaustellen insgesamt 210 neue Wohnungen. Doch nicht nur Erstvermietungen stehen an, die Genossenschaft muss im Schnitt auch 700 fluktuationsbedingte Neuvermietungen pro Jahr bewältigen. Denn 10 % ihrer Wohnungen sind an Studenten vermietet. Zusammen mit den unterjährigen Abrechnungen verursacht dies einen erheblichen Mehraufwand.

Drei Partner, eine Schnittstelle

Angesichts dieser Herausforderungen ist es eine Erleichterung, wenn die Jahresabrechnungen gut eingespielt sind. Die WGG kann sich hier nicht nur auf bestens ausgebildete Mitarbeiter stützen, ihr steht auch eine komfortable Technik zur Verfügung. Die Lösung trägt den etwas sperrigen Namen „Serviceorientierte Heizkostenabrechnung (E898)“, abgekürzt „SOHA“, und wird von der wohnungswirtschaftlichen ERP-Softwarelösung Haufe Wowinex – früher WoWi c/s – unterstützt. Diese ERP-Lösung hat die Genossenschaft seit über zehn Jahren im Einsatz.

SOHA löst ein altes Problem: die extern ermittelten Abrechnungen möglichst effizient mit den Betriebskostenabrechnungen zusammenführen. Etliche Softwarehersteller und Messdienstleister bieten ihren Kunden daher Lösungen zur Integration der Heizkostenabrechnung an. Allen ist gemeinsam, dass die Messdienstleister ihre Abrechnungen im elektronischen Standard E898 direkt in das ERP-System ihrer Kunden einspielen können. Dort stehen sie dann auf „Knopfdruck“ zur Verfügung und können gemeinsam mit den Betriebskostenabrechnungen ausgedruckt werden.

Das ist so praktisch für die Wohnungsunternehmen, dass sich der Hersteller bemüht, möglichst viele Messdienstleister als Partner zu gewinnen. Brunata Metrona, Ista und Minol bieten ihren Kunden SOHA als Service an, seit kurzem auch Kalo, BFW Gräfelfing und die Müller Mess Wärme GmbH. Techem ist mit am längsten an Bord. Das Unternehmen wurde Messdienstleister für den gesamten Wohnungsbestand der WGG, als diese vor über zehn Jahren nach einer neuen ERP-Software mit integrierter Heizkostenabrechnung Ausschau hielt.

Komplette Abrechnungen auf „Knopfdruck“

Die Lösung funktioniert für das Wohnungsunternehmen unkompliziert. Die Genossenschaft musste Techem nur einen Zugang zum ERP-System einrichten, der Messdienstleister übernahm dann alles andere. Techem greift nun regelmäßig vor Beginn der Ablesungen auf alle nötigen Informationen zu, wie Mieterstammdaten, Heizfläche oder Kosten der Versorger. Sobald die Werte erfasst, verteilt und berechnet sind, erstellt Techem die Abrechnungen und spielt sie ins System zurück.

„Für uns ist das sehr einfach geworden“, erklärt Rainer Fehlhaber die papierlose Zusammenarbeit. „Der Datenaustausch funktioniert automatisch. Wir verbinden die verbrauchsabhängigen Abrechnungen mit den kalten Betriebskosten wie Grünlandpflege etc. Aus beiden Teilen bekommen wir ein Abrechnungsschreiben für die Mieter erstellt.“ Ein weiterer Vorteil ist die einheitliche Archivierung. Benötigt ein Mieter ältere Heizkostenabrechnungen, beispielsweise als Nachweis für ein Amt, lassen sich diese mit einem Klick heraussuchen. Auch die IT-Abteilung hat weniger Arbeit, da das Einspielen der Daten der einzelnen Wirtschaftseinheiten entfällt.

Messbare Einsparungen

Extrem ist der Vergleich mit den Zeiten, in denen die WGG noch ohne integrierte Abrechnung arbeitete. Da mussten die Mitarbeiter, unterstützt von studentischen Aushilfen, jährlich rund 8.000 Heizkostenabrechnungen der beauftragten Messdienstleister einzeln den entsprechenden Betriebskostenabrechnungen zuordnen, dazu die Daten prüfen und etliches mehr. Insofern war die integrierte Abrechnung im früheren ERP-System der WGG bereits ein Meilenstein. Als die Software abgelöst werden musste, wurde die Integration zum Auswahl-Kriterium für das neue System. Der Vorstand entschied sich schließlich für Wowinex und SOHA. Die WGG wurde Vorreiter bei der Nutzung der Lösung und half mit Feedback bei deren Weiterentwicklung.

Heute ist Rainer Fehlhaber genau dahin gekommen, wo er hinwollte: zu einem schlanken, effizienten Prozess. Das Ergebnis sind erhebliche Zeit- und Kostenersparnisse, die sich konkret beziffern lassen. „Wir haben eine deutliche Einsparung erzielen können, die sehr viel mit der serviceorientierten Heizkostenabrechnung zu tun hat“, berichtet der Vorstand. „Früher waren mit den Abrechnungen drei Mitarbeiter befasst, heute brauchen wir nur noch zwei, wobei einer auch noch die Lohn- und Gehaltsabrechnungen erledigt.“ Großen Anteil an dem eingespielten Ablauf hat der Dienstleister. „Plausibilitätsprüfungen werden schon von Techem vorgenommen“, lobt Rainer Fehlhaber die gute Zusammenarbeit. „Nicht nur die Schnelligkeit, auch die Genauigkeit der Abrechnungen ist tadellos.“ Sein Resümee: „Mit der serviceorientierten Heizkostenabrechnung sind wir zufrieden. Wir können uns nicht vorstellen, jemals zur alten Vorgehensweise zurückzukehren.“