Ausgehenden Zah­­lungs­­­verkehr automatisieren

Bei der Abrechnung des debitorischen Zahlungsverkehrs über BK01 der Aareal Bank hat die GEWOBAU Wohnungsgenossenschaft Essen eG in ihrem ERP-System Wodis Sigma alles selbst in der Hand. Die BK01-Funktionalitäten sind in Wodis Sigma integriert und schmiegen sich dort gewissermaßen an die Software-Prozesse an, automatisieren die zahlungsverkehrsrelevanten Arbeitsschritte wo immer möglich. Durch das Merkmal der virtuellen BK01-Kontonummer, mit welcher die GEWOBAU jeden ihrer Posten eindeutig unterscheidbar belegen kann und worauf ihre Mieter dann zahlen, sind alle eingehenden Beträge leicht zuzuordnen, offene Posten können ohne manuellen Aufwand ausgeglichen und selbst nachfolgende Prozesse können in die automatisierten Workflows einbezogen werden.

Differenzierte Beträge statt Sammelrechnung

Im Vergleich dazu ist die Automatisierung des ausgehenden Zahlungsverkehrs etwas komplexer, weil hierfür die Kooperation des Lieferanten bei der Rechnungsstellung und der Annahme der Zahlungen notwendig ist. Natürlich kann die GEWOBAU das BK01-Verfahren nutzen, um jede ihrer derzeit 1080 Strom-Zählstellen mit einer BK01-Kontonummer zu versehen. Das entfaltet aber erst dann seinen vollen Wirkungsgrad, wenn die RWE als Energieversorger dazu übergeht, bei der GEWOBAU differenzierte Beträge je Zähler anzufordern, statt eine Sammelrechnung zu stellen. Das ist klassischerweise Verfahrensbestandteil des BK01-Betriebskosten-Managements, des Verfahrens für ausgehenden Zahlungsverkehr, und bedeutet naturgemäß einen kontinuierlichen Abstimmungsaufwand.

Die Aareal Bank hat diese Problematik seit Längerem erkannt. Da sie zur massenhaften Zahlungsverkehrsbewältigung für die Energiewirtschaft analog zur Wohnungswirtschaft ein zweites branchenspezifisches BK01-Verfahren geschaffen hat, waren die technischen Grundlagen für einen branchenübergreifenden Daten- und Abrechnungsprozess gegeben. So wie es im wohnungswirtschaftlichen Verfahren den Bereich des BK01-Betriebskosten-Managements für die Abwicklung des kreditorischen Zahlungsverkehrs gibt, findet sich im energiewirtschaftlichen Verfahren mit der Lösung BK01 immoconnect ein exakt passendes Gegenstück im dortigen debitorischen Bereich, konzipiert quasi als Anschluss-Stelle für die Kunden aus der Wohnungswirtschaft.

Mit dem BK01-Verfahren hatte die GEWOBAU viele positive Erfahrungen gesammelt. „Zahlungen können wir – nachdem wir sie kontrolliert haben – rein technisch gesehen sozusagen durchwinken“, sagt Raimund Oschmann, Abteilungsleiter Rechnungswesen zum Effekt, den die GEWOBAU daher auch im ausgehenden Zahlungsverkehr und dort mit der RWE als ihrem Stromlieferanten erreichen wollte. Schon im Sommer 2013 haben sich die Unternehmen darauf geeinigt, den gemeinsamen Datenprozess für den Jahresbeginn 2014 anzustreben. Der initiale Aufwand der Sammlerauflösung liegt in einem solchen Fall eindeutig beim Energieunternehmen. Warum nimmt dieses den Aufwand auf sich, sämtliche abgelesenen und abgerechneten Zähler eines Kunden einzeln aufzuschlüsseln, wo es bisher bequem einen Sammelbetrag abrechnete? „Erstens“, erklärt Jürgen Reher, Ansprechpartner für die wohnungswirtschaftlichen Kunden bei der RWE Vertrieb AG, „läuft der gesamte Prozess hinterher auch auf unserer Seite geschmeidiger, denn wir müssen ja auch zuordnen. Zweitens wollen wir unseren Kunden als Partner zur Seite stehen, ihnen also ganz bewusst diese Dienstleistung bieten, weil diese ihnen eine signifikante Effizienzsteigerung ermöglicht.“

Zunächst listete also die RWE Vertrieb AG die 1080 belieferten Zählerstellen bei der GEWOBAU einzeln auf und schickte der GEWOBAU diese Liste über das Datenaustauschmodul ihres BK01-Verfahrens zum Abgleich. Hier wurden die einzelnen Einträge geprüft: Ist die Liste vollständig? Stimmen die hinterlegten Daten? Ist die Wirtschaftseinheit korrekt dargestellt? Danach folgte schon der entscheidende Schritt für das gesamte Abstimmungsprojekt: Bestandteil des GEWOBAU-Kontosystems bei der Aareal Bank ist ein Pool an virtuellen BK01-Kontonummern, welche das Unternehmen in seinem ERP-System Wodis Sigma frei zuordnen kann, so auch den hier betroffenen Stromzählern bzw. deren jeweiligen Wirtschaftseinheiten. „Passend dazu“, erklärt Oschmann, „haben wir die entsprechenden Buchungsvorlagen angelegt, denn künftig sollte ja zu jeder dieser neuen Kontonummern eine Zahlungsforderung eingehen. Schön übrigens, dass wir an dieser Stelle die Berater der Aareal Bank an der Seite hatten, die mit diesen Prozessen schon vertraut waren, während sie für uns zum ersten Mal auftraten. Das hat uns geholfen, die notwendigen Schritte schnell und richtig abzuarbeiten.“

Nach dem Zuordnungslauf ging die um die virtuellen Kontonummern angereicherte Liste wieder zurück an RWE. Der Vorteil: Der Energielieferant hat nun die Möglichkeit, 1080 einzelne Zahlungsanforderungen in Form von Lastschriften zu schicken, die bei der GEWOBAU sofort identifiziert und dem richtigen Zähler zugeordnet werden. Auch SEPA-Mandate werden über diesen Weg elektronisch übermittelt. Nach einer Prüfung, die mittels der Funktionalitäten des BK01-Verfahrens beispielsweise auch mit definierten Höchstwerten vorbelegt und dann automatisch durchgeführt werden kann, steht einer Zahlungsfreigabe und der automatischen Buchung in Wodis Sigma nichts mehr im Weg.

Dank BK01 immoconnect auf der Seite des Energieunternehmens ist der Aufwand für die RWE – abgesehen von der Erstauflistung – gering. Auch hier werden nun die Lastschriften automatisch erstellt und monatlich erstellt. „Das ist tatsächlich eine Umstellung, die auf eine Absprache mit uns zurückgeht“, erläutert Oschmann. „Vorher haben wir die Sammler im Zwei-Monats-Rhythmus erhalten, was natürlich damit zusammenhing, dass wir uns die Bearbeitungszeit für die händische Aufteilung und Buchung nicht jeden Monat aufhalsen wollten. Wir sprechen dabei ja schon über mehrere Tage. Jetzt läuft alles von allein, da fällt es leicht, den Rhythmus zu verkürzen.“ Auch wenn neue Zähler hinzukommen, fällt die Abstimmung leicht und bleibt innerhalb des elektronischen Prozesses: Die GEWOBAU vergibt eine neue BK01-Kontonummer, erlaubt darauf den Lastschrifteinzug und sendet die aktualisierte Liste an die RWE. „Jede weitere Abstimmung entfällt und Fehlbuchungen können ja nicht vorkommen“, ist Oschmanns Fazit.

Vorteilhaft auch für die Jahresendabrechnung

Als besonders komfortabel hebt der Abteilungsleiter Rechnungswesen noch die Jahresendabrechnung hervor, klassischerweise ein hoher Aufwandstreiber, weil die Abrechnung des Vorjahres in aller Regel in einer Summe mit dem ersten Abschlag des aktuellen Vorjahres verrechnet wird und mühsam auseinanderdifferenziert und in unterschiedliche Perioden gebucht werden muss. Im Rahmen des Verfahrens liefert das energiewirtschaftliche BK01 immoconnect jedoch beide Werte getrennt. Beim Einlesen des elektronischen Kontoauszugs der Aareal Bank in Wodis Sigma wird zudem sofort automatisch angeboten, die entsprechenden Beträge ins Vorjahr zu buchen. Korrekt abgeschlossene Buchungsperioden sind damit nur einen zustimmenden Klick entfernt. „Den Effizienzgewinn, den wir im eingehenden Zahlungsverkehr durch BK01 schon lange haben, sehen wir jetzt auch in der Bearbeitung der Positionen zu unserem Stromverbrauch – systemisch besonders unterstützt dadurch, dass die RWE BK01 immoconnect nutzt“, sagt Raimund Oschmann abschließend. „Jedem, der mit großen Datenmengen in diesen Bereichen arbeitet, kann ich dieses Verfahren einfach nur empfehlen.“