Effizientes ­Immobilienmanagement aus der Cloud

Steigende Datenmengen und Anforderungen an die IT-Sicherheit bei ständiger Verfügbarkeit transparenter Unternehmens- und Kundeninformationen erfordern von den Unternehmen einen hohen Kosten- und Arbeitsaufwand. Neben IT-Expertenwissen sind der ständige Betrieb von Servern für Einführungs- und Systemerweiterungen sowie aufwendige Beschaffungs- und Implementierungsprozesse notwendig. Software as a Service (SaaS), die Softwareausprägung von Cloud Computing, ist eine effiziente und sichere Alternative zu herkömmlichen ­IT‑Systemen und setzt sich auch in der Immobilienwirtschaft immer mehr durch.

Mit Mausklick zum kompletten IT-System

Immoware24 ist ein professionelles, prozessoptimiertes ERP-Immobilienmanagementsystem, das komplett über das Internet bereitgestellt wird und ohne Investitionen direkt implementiert und angewendet werden kann. Neben dem Softwaresystem gehören die bedarfsgerechte Nutzung der gesamten IT-Landschaft, wie etwa Hardware im Rechenzentrum, Datenspeicher aber auch die kontinuierliche und zentrale Bereitstellung neuer Funktionen, die Datenarchivierung und Wartung zum Service. Für den schnellen und unkomplizierten Produktivstart können Stammdaten vom Altsystem übernommen werden. Für den Anwender verringert sich damit sofort die Komplexität seiner IT-Systeme. Statt hoher Investitionskosten fallen ausschließlich bedarfsabhängige, transparente Mietkosten an – das bedeutet, Technologievorsprung bei signifikanter Kostenersparnis.

Sicher ist sicher

Die wenigsten Unternehmen verfügen neben ihrer Immobilienverwaltungssoftware auch über einbruchssichere Server-Räume mit Kühl- und Löschanlage, unterbrechungsfreier Stromversorgung, Zutrittskontrolle und einen Sicherheitsdienst. Das Personal kann sich neben dem ständigen Betrieb der IT-Anwendungslandschaft und dem täglichen Festplattenaustausch zur Datensicherung meist auch nicht mit notwendigen IT-Strategien zur Sicherung und Optimierung der Anwendungen beschäftigen. Und meist stehen Unternehmensdaten, die in der auf dem Rechner installierten Verwaltungssoftware archiviert sind, bei Diebstahl, Festplattencrash, Hitze oder Regenattacken nicht unterbrechungsfrei und ohne Datenverlust zur Verfügung.

Datensicherheit ist kein Problem sondern eine Stärke von SaaS: Der Anwender nutzt bereits ab der ersten Einheit moderne Hochverfügbarkeitstechnologie sowie die BSI-zertifizierte Sicherheit eines deutschen Großrechenzentrums. Dank permanenter Mehrfachspeicherung ist Datenverlust fast ausgeschlossen. Kurz und knapp: Egal wo und wann, ob mit PC, Mac, Tablet oder Smartphone, über eine gesicherte 256-Bit-SSL-Verbindung stehen stets alle Daten in Echtzeit bereit.

Akteure vernetzen – Prozesse optimieren

Ob ein oder mehrere Standorte, ob Mitarbeiter im Innen-, Außendienst oder Homeoffice: Immobilienverwaltung ist ein komplexer Prozess, der funktionierende Zusammenarbeit, enge Vernetzung, schnelle Kommunikation und hohen Service voraussetzt. Mit Immoware24 sind alle Funktionen, Termine, Verzeichnisse und vor allem Kundeninformationen, wie z. B. Mieter- oder Eigentümerakten, stets online und somit für alle Zugriffsberechtigten in Echtzeit gleichzeitig abrufbar. Und zwar auch per Volltext – oder Stichwortsuche im systemeigenen Dokumenten-Management-System, wo erzeugte sowie extern hochgeladene Dokumente, Bilder, etc. strukturiert gespeichert und in verschiedenen Modulen außerhalb des DMS aufgerufen werden können. Doppelerfassungen, mühsames Zusammenstellen und permanentes Kopieren von Auswertungen und Unterlagen entfällt. Das schafft Transparenz, spart Kosten, fördert den Spaß an der Arbeit und schafft Freiräume und Kapazitäten.

Optimierte Workflow-Module für effiziente Verwaltungsprozesse

Immoware24 ist eine hochwertige Komplettlösung für das Verwalten von Miet- und WEG-Objekten einschließlich Gewerbeimmobilien. Hoher Bedienkomfort und perfekt aufeinander abgestimmte Module, wie z. B. objektübergreifende Adressverwaltung und Leerstandsmanagement, Rechnungswesen mit Debitoren-Kreditorenbuchhaltung, Mahnwesen und Banking-Modul, Abrechnungen und Auswertungen auf Basis aktueller Rechtsprechung oder Dokumenten-Management-System und systemeigene Mustervorlagen bieten Unternehmen beste Voraussetzungen, die umfassenden wohnungswirtschaftlichen Prozesse komfortabel und effizient abzuwickeln.

Zusätzlich reduzieren integrierte Assistenten zeitaufwendige Routineaufgaben. So werden mit Hilfe von Buchungsassistenten im Rechnungswesen wiederkehrende Geschäftsfälle mit einem Mausklick korrekt gebucht. Auch CRM-Funktionen sorgen für schnelleres Managen von Kunden- und Geschäftsbeziehungen, da Notizen, Termine und Dokumente zu jeder Zeit, an jedem Ort und für jeden Kontakt angezeigt und bearbeitet werden können. Zusätzlich lassen sich auch detaillierte Auswertungen auf Basis stets aktueller, belastbarer Zahlen, z. B. Kontenübersichten, Leerstandlisten, Ertragsauswertungen erzeugen und ermöglichen ein professionelles Reporting.

Mahnwesen

Mit dem Modul Mahnwesen erhalten Verwalter ein Instrument, mit dem sie auch ohne tiefgreifendes Fachwissen den kompletten Mahnprozess durchführen und Mahnungen mit auf den Tag genau berechneten Verzugszinsen inklusive festgelegter Mahngebühren als versandfertiges Mahnschreiben erstellen können. Entsprechend dem einstellbaren Verzugszinssatz werden für jeden offenen Posten die Verzugszinsen ab Beginn des Verzuges Tag genau berechnet. Die detaillierte Berechnung wird zu jeder Mahnung einzeln dokumentiert und ist für eine eventuell gerichtlich geltend zu machende ­Forderung eine unverzichtbare Hilfe. Alle aus dem Mahnprozess notwendig werdenden Buchungen werden automatisch ausgeführt. Damit werden Verwalter im Interesse der Vermieter die Scheu verlieren, bei verspäteten Zahlungen Ihrer Mieter, berechtigte Forderungen gegen diese zu erheben.

Planung und Durchführung von Eigentümerversammlungen (ETV) inklusive Beschluss-Sammlung

Optimal auf die notwendigen Prozesse einer WEG-Verwaltung abgestimmt, führt Immoware24 den Anwender Schritt für Schritt von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung. Besonders die zeitsparende Erstellung der Einladungen, Vollmachten Stimmzettel, die Online-Protokollführung während der Versammlung, die automatische Berechnung der Abstimmungsergebnisse und die sofortige automatische Übernahme der Beschlüsse in die Beschluss-Sammlung gemäß WEG-Novelle, unterstützen den WEG-Verwalter effektiv.