Auf der Überholspur

Das Zeitalter der Digitalisierung ist auch in der Wohnungswirtschaft angebrochen. Nun erwarten Mieter und Eigentümer von ihren Verwaltungen mittlerweile dieselbe Reaktionsfähigkeit, die sie aus sämtlichen anderen Lebensbereichen gewohnt sind. Damit eine Hausverwaltung zu­­­­kunftsfähig bleibt, muss sie diesen Forderungen gerecht werden. Auch der Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH war bewusst, dass zeitgemäße Kommunikationsmaßnahmen notwendig sind, um weiterhin die Zufriedenheit ihrer Mieter und Eigentümer zu gewährleisten.

„Unsere Verwalter sollen am Telefon Rede und Antwort stehen, ständig vor Ort sein, aber auch innerhalb kürzester Zeit E-Mails beantworten“, erklärt Alexander Heinzmann, Geschäftsführer der Wüstenrot Haus- und Städtebau, das Dilemma seiner Mitarbeiter. Die Gesellschaft gehört mit rund 10.000 verwalteten Wohn- und Gewerbeeinheiten zu Deutschlands großen Wohnungsverwaltungen. „In der heutigen ‚25-Stunden‘-Gesellschaft, in der flexible Arbeitszeiten und die ständige Verfügbarkeit, auch am Wochenende, mittlerweile Standard sind, erwarten die Kunden dasselbe auch von ihrer Hausverwaltung.“ Dass die Gesellschaft sich dahin entwickelt hat, führt er zu einem nicht unerheblichen Teil auf die zunehmende Digitalisierung aller Branchen und Bereiche zurück. „Das fängt damit an, dass E-Mails den Briefverkehr immer weiter ablösen und damit für ein ganz anderes Zeitverständnis sorgen und hört damit auf, dass Video-Anrufe über das Internet Ländergrenzen überwinden. Die Welt wird kleiner und schneller – aber das hat auch viele Vorteile, die man als Hausverwaltung rechtzeitig erkennen und nutzen muss. Nur so bleibt man auch in Zukunft konkurrenzfähig“, so Heinzmann weiter.

Die Lösung ist simpel

Eine Lösung war schnell gefunden: Künftig sollten Mieter und Eigentümer über das Internet nicht nur mit dem Verwalter korrespondieren, sondern auch, ähnlich wie bei einem Schwarzen Brett, über das spezielle Online-Portal von etg24 Informationen rund um die Hausverwaltung abrufen können.

Dazu gehört auch ein Kundenportal, auf dem sich der Eigentümer und Mieter plattformübergreifend nicht nur informieren, sondern auch aktuelle Protokolle oder Formulare herunterladen kann. „Nach der erfolgreichen Testphase unserer Ludwigsburger Verwalter war das Feedback ausschließlich positiv. Mittlerweile wird etg24 zunehmend fester Bestandteil im alltäglichen Betrieb. Das anfängliche Ziel, für jede unserer Eigentümergemeinschaften einen eigenen Internet-Bereich aufzubauen, haben wir in Kürze erreicht“, erklärt Mitgeschäftsführer Marcus Ziemer von der Wüstenrot Haus- und Städtebau. Selbstverständlich werde das Unternehmen aber auch weiterhin Briefe verschicken und am Telefon Anfragen entgegennehmen. „Diese innovative Art der Verwaltung setzt sich aktuell durch – in unseren eigenen Verwaltungen, aber auch im Verwaltungswesen an sich“, ergänzt Ziemer mit Blick auf die Zukunft.

Vorteile für beide Seiten

Auch Schadensmeldungen können fortan online registriert und somit andere Mieter über den aktuellen Stand informiert werden. Die bislang langwierigen Informationsprozesse gehören damit der Vergangenheit an. Bei der Wüstenrot Haus- und Städtebau ist man sich sicher, dass sich die digitale Hausverwaltung langfristig durchsetzen wird. Denn von einem offenen Informationssystem profitieren alle – Mieter, Eigentümer und auch die Hausverwaltung selbst. „Mit dieser Lösung ist es uns gelungen, die Zufriedenheit unserer Kunden weiter zu steigern, die seither vom Smartphone, Tablet oder Laptop immer und überall ihre Informationen abrufen können. Gleichzeitig gelingt es uns damit ebenfalls, nicht nur unsere Verwaltung von Routineauskünften zu entlasten, wir sparen uns durch das simple Hochladen wichtiger Dokumente auch Material-, Porto- und letztendlich Personalkosten“, sagt Heinzmann.

Fazit

Elektronische Hausverwaltungssysteme sind jetzt schon eine enorme Entlastung für den Alltag jedes Verwalters – in ihnen steckt noch viel mehr Potenzial, das in Zukunft sicherlich ausgebaut werden wird. So erscheint es nicht mehr allzu weit entfernt, dass diese Systeme dazu verwendet werden, nicht nur die Kommunikation zwischen Verwaltung, Mietern und Eigentümern zu erleichtern, sondern auch eine Kommunikation beispielsweise mit Lieferanten und Handwerkern aufzubauen.