Gestalten,
nicht nur verwalten!

In vielen Unternehmen – auch in Wohnungsbaugesellschaften – sind Verträge über verschiedenste Abteilungen hinweg verstreut – vom Einkauf über die Rechtsabteilung bis hin zu verschiedensten Fachabteilungen und Standorten. Leider ist es so beinahe unmöglich, den Überblick zu behalten. Oft sind die Konsequenzen verpasste Fristen oder unvollständige Unterlagen.

Mit einer Vertragsmanagement-Software wird es aber möglich, Verträge zentral, transparent und revisionssicher zu speichern – ob die Gesellschaft sie mit ihren Mietern, mit Energieversorgern, Bauunternehmen oder Grünflächenpflegern geschlossen hat. Die folgenden sieben Funktionen sind für jede Lösung zur Vertragsverwaltung ein Must-have, damit ein Unternehmen seine internen Prozesse nachhaltig optimieren und eine Compliance-konforme Verwaltung garantieren kann:

Dann bekommt er beispielsweise 30 Tage vor Ablauf des Vertrags eine E-Mail zu den Vertragskonditionen und kann entweder kündigen oder den Vertrag verlängern. Entscheidet der verantwortliche Mitarbeiter sich nicht innerhalb einer bestimmten Frist, wird die Entscheidung automatisch an den Nebenverantwortlichen eskaliert. So kann keine Frist mehr ungesehen verstreichen, und die Verantwortlichkeiten sind eindeutig verteilt.

Möchte ein Mitarbeiter im Controlling beispielsweise einen umfangreichen Vertrag nach einer bestimmten Klausel durchsuchen, so kann er die dazugehörigen Schlagworte einfach in eine Suchmaske eingeben. Mitarbeiter, die keine Leseberechtigung für ein Dokument haben, dürfen dieses natürlich auch bei der Volltextsuche nicht angezeigt bekommen.

Dabei lässt sich dieser Prozess durch eine integrierte Dokumenterstellung bedeutend einfacher gestalten: Diese ermöglicht das Verfassen von Unterlagen direkt in der Akte, in der das Dokument auch abgelegt wird und aus der sich zudem die notwendigen Vertragsdaten unkompliziert übernehmen lassen. Der Mitarbeiter kann das neu erstellte Dokument dann direkt aus dem System per E-Mail versenden.

Eine der auffälligsten Änderungen ist hier die enorm gestiegene Relevanz des mobilen Arbeitens: 2015 nannten es 57 % als Argument für SaaS, heute sind es fast 90 %. Mobiles Arbeiten ist damit der am häufigsten genannte Einführungsgrund für Cloud-Software.

Mit einer entsprechenden Software-as-a-Service-Lösung sind Mitarbeiter auch unterwegs über alle Vertragsdaten informiert und können jederzeit und von jedem Ort aus darauf zugreifen. Bei der Auswahl einer solchen Lösung sollte man darauf achten, dass der Anbieter den deutschen Datenschutzrichtlinien verpflichtet ist, was eine Weitergabe von sensiblen Daten ausschließt.

Auch die Cloud-Studie zeigt, dass der Aspekt der Datensicherheit für alle Seiten – Nutzer wie Softwareanbieter – eine der drängendsten Fragen ist. Unter denen, die noch keine Cloud-Software nutzen, stieg die Zahl derer, die Sicherheitsmängel befürchten, massiv an: von 60 % 2015 auf über 90 % im letzten Jahr.

Auch bei denen, die Cloud-Software bereits anwenden, haben die Sicherheit und der Schutz ihrer Daten weiterhin höchste Priorität. Vor diesem Hintergrund sind Auszeichnungen wie etwa die „German Cloud“-Zertifizierung hilfreich, belegt sie doch ein besonders hohes Datenschutz-Niveau des Anbieters.