Mischobjekte intelligent verwalten
Die Kombination von Wohnen, Arbeiten, Einkaufen und weiteren Dienstleistungen an einem Standort liegt im Trend. Doch Objekte mit Wohn- und Gewerbeanteil zu verwalten, gestaltet sich für Immobilienunternehmen oftmals kompliziert. Mit dem passenden ERP-System und weiteren digitalen Lösungen lässt sich die komplexe Materie jedoch gut bewältigen und schafft Mehrwert für das Unternehmen.
Stadtplaner raten schon lange dazu: Wohnungen, Läden, Praxen, Büros und selbst Kindergärten gehören am besten unter ein Dach – weil Dichte nachhaltig ist, so Urbanität entsteht, es weniger Verkehr verursacht und unsere Arbeitswelt nicht erst seit der Coronapandemie im Umbruch ist. Eins ist jedoch zu berücksichtigen: Die Verwaltung von Mischimmobilien gestaltet sich aufwendiger als die von reinen Wohn- oder Gewerbeobjekten.
In ein und demselben Objekt gelten sowohl frei vereinbarte Klauseln der Gewerbeeinheiten als auch gesetzlich regulierte Wohnungsverträge. Da stellt sich die Frage: Wie meistert man diese Aufgaben trotz aller Besonderheiten? Der Schlüssel ist eine auf heterogene Immobilienportfolios ausgerichtete IT-Landschaft, deren Kern ein dafür ausgelegtes ERP-System bildet.
Die Basis: ein flexibles ERP-System
Ein Beispiel ist das modular aufgebaute ERP-System RELion von Aareon. Auf die speziellen Verwaltungsanforderungen für Gewerbe- und Mischobjekte zugeschnitten, passt es sich jedem Geschäftsmodell an – ob Wohnungsgesellschaft, Asset-Manager, Family-Office (www.aareon.de) oder Gewerbeverwalter. Anwender profitieren von einem fundierten Vertrags- und Flächenmanagement mit variablen Options-, Verlängerungs- und Kündigungsregeln, einem differenzierten Verfahren zum Vorsteuerabzug, der Überwachung von Vertragslaufzeiten und der Möglichkeit, Betriebs- und Nebenkosten integriert abzurechnen. Dabei arbeiten alle Funktionsbereiche von RELion nahtlos zusammen und nutzen die gleiche Datenbasis unter einer einheitlichen Browser-Oberfläche.
Das ERP-System verfügt über eine leistungsstarke testierte Finanzbuchhaltung und ein professionelles Reporting. Die solide Basis an Stamm- und Vertragsdaten sichert Konsistenz im Berichtswesen. Performance-Reports lassen sich genauso einfach anlegen wie Forderungsanalysen oder Überwachungsroutinen für Budgets.
Technisch basiert RELion auf Microsoft® Dynamics 365 Business Central und sichert so eine langfristige Weiterentwicklung. Durch regelmäßige Updates ist das ERP-System immer auf dem neuesten technischen Stand. Vertraute Benutzeroberflächen und Individualisierungsmöglichkeiten des Microsoft®-Standards erleichtern dem Anwender die Arbeit.
Mehr Wertschöpfung durch digitale Vernetzung und Prozessautomatisierung
Doch das ERP-System bildet „nur“ die Basis, um alle Verwaltungsprozesse zukunftsfähig auszurichten, die Wirtschaftlichkeit zu steigern sowie Pflege und Werterhalt des Bestands zu sichern. Vielmehr geht es auch darum, die vielfältigen Chancen der Digitalisierung für weitere Wertschöpfung zu nutzen. Daher liegt die Zukunft in der Verknüpfung unterschiedlicher digitaler Lösungen mit dem ERP-System als Kernstück. Ein solches digitales Ökosystem ermöglicht es, Mitarbeiter, Kunden, Partner und smarte Gebäude noch effizienter miteinander zu vernetzen. Ein Beispiel ist die Aareon Smart World, in der RELion den Kern des umfassenden digitalen Lösungsportfolios bildet.
Bei der digitalen Transformation setzt jedes Unternehmen seine individuellen Investitionsschwerpunkte entsprechend der Geschäftsstrategie. Ein hoher Mehrwert liegt in der Optimierung von Geschäftsprozessen zwischen den Stakeholdern des Unternehmens und der Generierung von Daten. Dabei spielt die digitale Archivierung von Dokumenten eine wichtige Rolle. Beispielsweise sichert die Anbindung der Lösung Archiv kompakt by Aareon an RELion den schnellen, ortsunabhängigen Informationszugriff für alle Prozessbeteiligten. Wird das digitale Archiv darüber hinaus mit einem intelligenten Rechnungsworkflow verknüpft, entsteht eine Prozesskette, die vom Eingang über Kontierung, Prüfung und Freigabe bis zum Begleichen der Rechnung alle Schritte digital abbildet.
Nahezu unverzichtbar ist für Unternehmen inzwischen ein digitales Kundenbeziehungsmanagement. Schließlich tragen langfristige Kundenbeziehungen und eine hohe Zufriedenheit wesentlich zum Geschäftserfolg bei. Entscheidend ist dabei, die Mieter bzw. Eigentümer durch lückenlosen vorausschauenden Service über Mieterportale und Mieter-Apps zu binden. Die CRM-Lösungen von Aareon stellen nicht nur einzelne Servicefunktionen bereit, sondern unterstützen ganzheitlich und nachhaltig alle kundenzentrierten Prozesse – ob bei der Suche von Objekten, der Vereinbarung von Besichtigungsterminen, der elektronischen Signatur, der Bereitstellung von Vorteilsangeboten im Quartier und vieles mehr. Eine solche Ende-zu-Ende-Digitalisierung schafft für alle Beteiligten mehr Effizienz.
Der Vorteil: Portal und App lassen sich genauso einfach wie das digitale Archiv in RELion integrieren, da die Datenbasis bereits in dem ERP-System enthalten ist. Initial erfolgt in RELion die Vergabe eines Registrierungscodes für den Kunden. Nach erfolgreicher Registrierung stellt der Connector aktuelle Vertragsdaten und Kontaktinformationen aus RELion in CRM-Portal und -App zur Verfügung. Im Zusammenspiel mit Archiv kompakt erhält der Kunde zusätzlich Zugriff auf weitere Vertragsdokumente wie Nebenkostenabrechnungen, WEG-Wirtschaftspläne und Mieterhöhungsverlangen und vieles mehr. Der Kunde kann zudem Anfragen und Störungsmeldungen direkt aus dem CRM-Portal oder der -App an den Immobilienverwalter senden. In RELion werden diese als Ticket sichtbar und können dort direkt bearbeitet werden. Aufgrund des durchgehend digitalen Prozesses gehen keine Informationen verloren, bleibt die Transparenz erhalten und werden Übertragungsfehler vermieden, da keine Daten händisch erfasst werden müssen.
Fundierte Entscheidungen basieren auf einer hohen Datenqualität
In einem integrierten ERP-System wie RELion laufen alle erhobenen Daten zentral zusammen – von Objekt- und Bestandsdaten über die gesamte Buchhaltung, Vertragsdaten mit Mietern und Geschäftspartnern bis hin zu Daten über Wartung, Instandhaltung und Schadensbehebung. Da viele der gesammelten Daten für Analysen und Prognosen genutzt werden können, wächst der Wert des ERP-Systems stetig. Integrierte Systeme bilden somit die Grundlage für ein valides Berichtswesen an Eigentümer und andere Stakeholder. Die gemeinsam genutzte Datenbasis stellt die Konsistenz und Qualität sicher. Werden hingegen verschiedene Lösungen nebeneinander betrieben, steigen das Fehlerpotenzial und der Aufwand, da Daten mehrfach erhoben und manuell übertragen werden müssen.
Optimal lässt sich der Datenpool mit den in RELion vordefinierten Reports auswerten. Die zahlreichen Standardreports generieren ein aussagefähiges Berichtswesen – sowohl im Bestandsmanagement mit Vermietungs- und Leerstandsanalysen, Übersichten zu Miethöhen und Vertragslaufzeiten als auch im Rechnungswesen mit umfassenden Stichtags- und Zeitraumauswertungen. Alle lassen sich als PDF oder in Microsoft® Excel speichern. Alternativ kann das Geschäftsanalyse-Tool Microsoft® Power-BI genutzt werden.
Die Zukunft ist intelligent und integriert
Sicher ist, das Datenvolumen wird weiterwachsen – durch die Anbindung von Gebäudetechnik über Sensoren an das ERP-System, ein erweitertes Leistungsspektrum der Immobilie und durch das Angebot von zusätzlichen Services. Umso wichtiger ist es, die Chancen von Big Data mithilfe von künstlicher Intelligenz und Business Intelligence wertschöpfend zu nutzen, etwa zur energieeffizienten Steuerung der Immobilien und Kostenreduktion.
Die digitale Transformation der Branche ist somit ein maßgeblicher Erfolgsfaktor, um die Herausforderungen effizient und nachhaltig zu meistern. Ein zukunftsweisendes, flexibles ERP-System wie RELion, als integraler Bestandteil eines digitalen Ökosystems, spielt dabei ein wesentliche Rolle. Denn lassen sich Mischobjekte einfach und intelligent verwalten, wird der Trend von kombiniertem Wohnen, Arbeiten, Einkaufen und weiteren Dienstleistungen noch einmal deutlichen Schub bekommen.
