Schon die Aufgaben von morgen im Blick

RELion auf Basis von Microsoft Dynamics® NAV ergänzt seit Oktober 2017 das ERP-Portfolio von Aareon, Europas führendem Beratungs- und Systemhaus für die Immobilienwirtschaft. Derzeit setzen rund 150 Immobilienunternehmen – mehr als die Hälfte mit gewerblichen Beständen – die Branchenlösung ein. „Wie für alle unsere modernen ERP-Systeme gilt auch für RELion: Aareon investiert langfristig und nachhaltig in die Weiterentwicklung“, betont der Geschäftsführer der Aareon Deutschland GmbH Eberhard Villmow.

Die Zukunft hat schon einen Namen: RELion 10

RELion 10 basiert auf der neuesten Plattform von Microsoft – auf Microsoft Dynamics 365 Business Central. Der neue Name steht bei Microsoft für einen innovativen Ansatz: Cloud-basiert, mobil, offen, flexibel, modular. Fließend ineinandergreifende digital gestützte Prozesse werden die künftige Erweiterung von RELion einfacher gestalten.

Belege manuell erfassen war gestern

Wohin die Reise geht, zeigt der neue RELion-Rechnungsmanager. In der Immobilienbewirtschaftung gibt es viele periodische Prozesse, die sich automatisieren lassen. Regelmäßig gehen Rechnungsbelege von Versorgern und Lieferanten ein, die durch Regeln in Daten zerlegt und in den Rechnungsworkflow übernommen werden können. Idealerweise erfolgt der Rechnungseingang in digitaler Form, aber auch manuell eingehende Belege sind dank optischer Erkennung (OCR) kein Problem. Die gescannten Belege werden so zu Daten im System. Bei Erkennen der Auftragsnummer wird die Rechnung automatisch dem Auftrag zugeordnet.

Letztendlich entscheidet das Unternehmen, wie viele manuelle Schritte ein Beleg noch durchlaufen soll: Ein regelbasierter, automatischer Ablauf vom Rechnungseingang bis zur Zahlung ist genauso möglich wie eine mehrstufige manuelle Genehmigung durch berechtigte Personen.

Der Vorteil: Genehmigungsworkflows können nicht nur für Rechnungsbelege genutzt werden, sondern auch für andere Prozesse im Unternehmen. Dadurch ergeben sich, zum Beispiel durch die mobile Nutzung von RELion, völlig neue Möglichkeiten in der Zusammenarbeit und Arbeitsorganisation.

Individualität im Standard

Die Freiheit bei der Gestaltung gewerblicher Mietverträge und die hohen Anforderungen an das Reporting sind für ERP-Systeme immer eine Herausforderung. Ob Verlängerungsoptionen oder indexgebundener Mietzins, Ausnahmeklauseln für Betriebskosten oder Anmietverträge – RELion kann fast jede Sondervereinbarung berücksichtigen und automatisch berechnen. Zudem lassen sich mit dem System anspruchsvolle Reporting- und Bilanzierungswünsche von Investoren optimal erfüllen.

RELion ist durch die langjährige Erfahrung in der gewerblichen Objektverwaltung dafür bestens vorbereitet – mit einem auf diese Besonderheiten zugeschnittenen Datenmodell. Das Standardsystem kann mit zusätzlichen Tabellen und Feldern erweitert werden. Anpassungen auf individuelle Unternehmensgegebenheiten in Funktionsabläufen und im Reporting sind mit dem integrierten Berichtsgenerator möglich.

Ein digitales Ökosystem für RELion

ERP-Systeme bilden das Rückgrat einer digitalen Infrastruktur in modernen Immobilienunternehmen. Hier beginnen und enden alle Prozesse. In Bezug auf Vertrags- und Buchhaltungsdaten sind die ERP-Systeme führend. Sie kommunizieren bidirektional mit prozessbezogenen digitalen Anwendungen.

Aareon führt diese Vielzahl von integriert zusammenarbeitenden Systemen in der Aareon Smart World zusammen. Das digitale Ökosystem vernetzt Unternehmen der Immobilienwirtschaft und angrenzenden Branchen mit Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern sowie technischen Geräten in Wohnungen und Gebäuden. Durch integrierte Prozesse zwischen den ERP-Systemen und den digitalen Lösungen werden Arbeitsabläufe verbessert und die Datenqualität wird erhöht.

Ein Beispiel hierfür ist die mobile Datenerfassung. Sie ersetzt bei einer Objektübergabe handschriftliche Zettel im Außendienst und spart mindestens die Hälfte der vorher aufgewendeten Zeit. Das ERP-System stellt aktuelle Daten bereit und erhält diese aus mobilen Prozessen zurück. Des Weiteren gibt es neben strukturierten Daten auch eine Vielzahl unstrukturierter Informationen wie Dokumente, Bilder und Filme. Diese werden in Aareon Archiv kompakt gespeichert und stehen in allen Prozessen zur Verfügung. RELion überträgt automatisch Dokumente an Aareon Archiv kompakt und greift für Recherchen darauf zu. Die mobilen Anwendungen nutzen das Archiv und generieren neue Belege, die direkt dorthin überstellt werden.

An der Integration der smarten und mobilen Lösungswelten arbeitet Aareon mit Hochdruck weiter. Demnächst werden RELion-Nutzern weitere digitale Lösungen zur Verfügung stehen, mit denen sie gezielt die große Stärke des Ökosystems ausspielen können: Interkonnektivität zwischen Branchen. Die Aareon Smart World vereinfacht Prozesse unternehmensübergreifend und sorgt so für maximale Effizienz: In die integrierte Heizkostenabrechnung sind die Wärme­messdienste direkt an- und eingebunden. Bei der Mareon Handwerkeranbindung sind es die Geschäftspartner aus dem Instandhaltungsbereich. Aareon Wechselmanagement – ebenfalls bald mit RELion nutzbar – ebnet den Weg zum automatisierten Austausch mit Energieversorgern. Und Aareon Immoblue Pro professionalisiert das Interessentenmanagement in Verkauf und Vermietung mit allen gängigen Online-Vermietungsportalen. Ebenfalls verfügbar sind CRM-Portal und -App sowie Aareon Archiv kompakt.

Komfortable Benutzeroberfläche – flexible Auswertungen

Die Digitalisierung wirkt sich auch im persönlichen Arbeitsumfeld aus. Mitarbeiter erwarten von modernen IT-Systemen im Büro eine Benutzerführung und Ergonomie wie in ihrem privaten Umfeld. Microsoft hat reagiert und stellt eine Benutzeroberfläche für seine ERP-Systeme bereit, die in puncto Benutzerführung, Komfort und Individualisierbarkeit State of the Art ist. RELion nutzt diese Basis für die immobilienwirtschaftlichen Funktionen schon heute. Aber die Reise geht weiter: Zukünftig werden sprachgeführte Assistenten auch für Microsoft-basierte ERP-Systeme wie RELion nutzbar sein.

Grundlage aller Prozesse in RELion sind Daten, die innerhalb der Anwendung mit Excel oder durch Microsoft Power-BI ausgewertet werden können. Vor allem Property-Manager, die RELion einsetzen, schätzen die Flexibilität bei Auswertungen. Durch den Auftraggeber vorgegebene Rent-Rolls und Buchungsschnittstellen lassen sich automatisieren. Dies spart Zeit und schafft Sicherheit im Prozess.

Breites Anwendungsspektrum

Die klare Perspektive von RELion sorgt bei immer mehr Unternehmen für Interesse – vor allem bei Unternehmen, die nur oder überwiegend gewerbliche Objekte verwalten. Prominentes Beispiel ist die Europa-Center AG, Hamburg, – seit über 45 Jahren Entwickler von anspruchsvollen Bürogebäuden und Hotels für den eigenen Bestand. Die Wertschöpfungskette reicht von der Projektentwicklung über das Baumanagement bis hin zur Bestandsverwaltung. Mehr als 80 Mitarbeiter sind im In- und Ausland für den Unternehmenserfolg verantwortlich.

„Mit Sicherheit ist die Europa-Center AG ein Unternehmen, bei dem die Vorzüge von RELion voll zum Tragen kommen können“, sagt Thorsten Beyerstedt, Geschäftsführer der mse Immobiliensoftware GmbH. „Aber das Anwenderspektrum ist noch viel umfangreicher. Schwerpunkt ist der Bereich Commercial Real Estate, aber auch Versicherer, Fondsgesellschaften, Asset Manager von Firmen, Family Offices, Bauträger oder kleinere Verwalter mit gemischten Beständen sind mit RELion bestens bedient.“

Ein weiterer Sektor, der sich verstärkt für das ERP-System interessiert, ist die Verwaltung von Mikroapartments und Studentenwohnungen. Hubert Tanzer, Geschäftsführer der mse Augsburg GmbH, freuen solche Aussichten: „RELion wird dieses Jahr 20. Das schafft kein System, das nicht überzeugt. Aber wie die Weichen jetzt stehen, werden die nächsten 20 Jahre noch weit vielversprechender.“