Wie können Haftungsrisiken minimiert werden?

Es geht um mehr als morsche Äste und lose Dachziegel: elektrische Tiefgaragentore, Regenrinnen, Antennen, Außenbeleuchtung, Zäune, Zugangswege, Treppengeländer, Spielgeräte – in jeder Ecke muss kontrolliert werden. Doch ab und an hinsehen reicht nicht. Mögliche Gefahrenquellen müssen während regelmäßiger Inspektionen von entsprechend qualifiziertem Fachpersonal erfasst werden. Droht unmittelbar Gefahr, beispielsweise durch einen nahenden Kälteeinbruch oder ein angekündigtes Unwetter, sind auch Ad-hoc-Begehungen notwendig.

Wer rastet, der haftet

Kommt es zu einem Unfall, ist unter Umständen sogar die Unternehmensführung haftbar. Um Haftungsrisiken umfänglich auszuschließen, ist nicht nur eine konsequente Organisation der Begehungen nötig: Die Durchführung muss lückenlos dokumentiert sein, um sie im Zweifelsfall nachweisen zu können. Wird eine Gefahrenquelle erkannt, muss sie erfasst und beseitigt werden. Die Instandsetzung ist in die Wege zu leiten, zu überprüfen und zu dokumentieren.

Verantwortliche sollten sich deshalb folgende Fragen stellen:

Sind alle vorhersehbaren Gefahrenquellen vollständig und eindeutig erfasst?

Sind Art, Ablauf, Umfang und Zeitpunkte der Vor-Ort-Kontrollen stringent geplant?

Wer ist für die Sichtung zuständig und wie lässt sich eine rechtzeitige, lückenlose Abwicklung sicherstellen?

Wie kann man nötige Reparaturen dokumentieren und möglichst schnell veranlassen?
Wie lässt sich die angemessene Prüfung sicher beweisen – auch bei Einbindung von externen Dienstleistern?

Fehler unbedingt vermeiden

Diese Zusammenstellung zeigt: Seiner Verkehrssicherungspflicht gerecht zu werden, ist aufwendig. Umfassende organisatorische Aufgaben, regelmäßige Bestandsbegehungen und ein hoher Dokumentationsaufwand benötigen viele personelle Ressourcen. Gleichzeitig enthält der Prozess zahlreiche Medienbrüche: Wird eine Begehung vor Ort manuell dokumentiert, muss sie anschließend ins ERP-System eingepflegt werden. Ist eine Instandsetzung notwendig, sind Telefonate und E-Mails mit dem Dienstleister nötig, um die Beauftragung abzustimmen. Das kostet unnötige Arbeitszeit, erschwert eine lückenlose Dokumentation des Prozesses und bietet viel Angriffsfläche für menschliche Fehler.

Und Lücken und Fehler können in diesem Zusammenhang sehr schmerzhafte Konsequenzen nach sich ziehen. Wer einen externen Dienstleister mit der Durchführung der Begehungen betraut, verlagert lediglich Teile der Problematik, ohne sie zu lösen.

Ein zentrales Tool

Ziel sollte sein, Haftungsrisiken zu minimieren und die Prozesseffizienz zu steigern. Was also tun? Die Antwort lautet: Abläufe optimieren und Medienbrüche eliminieren. In Zeiten von Tablet und Smartphone gibt es keinen Grund, Mitarbeiter mit Papier und Bleistift auf Vor-Ort-Begehungen zu schicken. Doch eine App nützt nur, wenn sie den Prozess umfassend und stringent abbildet. Die Übertragung der Daten in das ERP-System und ihre Weiterverarbeitung sollten gewährleistet sein. Zu diesem Zweck wurde Datatrains mobile Lösung zur Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflicht entwickelt.

Ein klar definierter Prozess

In der Anwendung wird ein Katalog aller zu prüfenden Objekte und Bauteile mitsamt einer Erläuterung der spezifischen Prüfungspflichten hinterlegt. Auf Grundlage der planbaren Vor-Ort-Maßnahmen werden Prüfungszyklen definiert, die zu den festgelegten Zeitpunkten Begehungsmeldungen generieren: Ein entsprechender qualifizierter Mitarbeiter (z. B. Facility Manager, Anlagenmechaniker, Architekt) wird aufgefordert, den Bestand vor Ort zu überprüfen. Zu nicht planbaren Ereignissen können Ad-hoc-Meldungen manuell im System ausgelöst werden.

Aus dem Bestand ins ERP-System

Per Tablet können die zuständigen Mitarbeiter den Zustand von Objekten und Bauteilen direkt vor Ort erfassen – entweder durch freie Texteingabe oder die Verwendung vordefinierter Begriffe. Über die SAP Cloud Platform ist die App direkt mit dem ERP-System verbunden, sodass alle Informationen stets zentral zur Verfügung stehen. So wird eine automatische und lückenlose Dokumentation aller Begehungen sichergestellt – auch wenn ein externer Dienstleister mit der Durchführung beauftragt ist. Liegt ein Schaden oder Mangel vor, kann die Schadensmeldung direkt vor Ort aufgegeben und ein entsprechender Dienstleister mit der Instandsetzung beauftragt werden. Auch Fotos des Schadens oder zusätzliche Informationen können zentral hinterlegt werden, sodass eine effiziente Bearbeitung gewährleistet ist.

Baumbestand im Griff

Neben der Überprüfung relevanter Bauteile gehört auch die Kontrolle und Verwaltung des Baumbestandes zu den Pflichten von Wohnungsunternehmen: Zustände und mögliche Gefahrenquellen müssen regelmäßig von qualifiziertem Personal erfasst und dokumentiert werden. Droht konkrete Gefahr, muss die Quelle umgehend beseitigt werden. Um diesen Prozess zu organisieren, bietet Datatrain die Lösung „Baumbegehungen“ an. Jeder einzelne Baum wird im System als Objekt definiert und mit einer Zustandsbeschreibung versehen. Mehrere Bäume werden einem eindeutigen Laufweg zugeordnet und können dann turnusgemäß vor Ort in der vorgegebenen Reihenfolge kontrolliert werden. So ist sichergestellt, dass kein Baum durch das Raster fällt. Der Mitarbeiter kann dann gegebenenfalls die Zustandsbeschreibung des Baumes ändern und eine Meldung aufgeben: Ob Baum fällen, Wurzelstock auffräsen oder Dach freischneiden – der Auftrag geht automatisch an einen Zuständigen.

Volle Übersicht für das

Führungspersonal

Genauso wichtig wie die strukturierte Umsetzung der Verkehrssicherung auf operativer Ebene ist ihre Überwachung. Das Management muss sich jederzeit einen detaillierten Überblick über den aktuellen Stand machen können, um steuernd eingreifen zu können. Hierfür benötigen Unternehmen ein Monitoring-Tool, das alle Meldungen, die im ERP-System hinterlegt sind, sammelt, ordnet und hierarchisiert. Das Ergebnis sollte in Form übersichtlicher Visualisierungen dargestellt werden.

So können Verantwortliche auf einen Blick erfassen, wie viele Meldungen aktuell vorliegen und wie ihr Bearbeitungsstatus ist. Diese Darstellung ermöglicht es, Ineffizienzen aufzudecken, die ohne eine systematische Aufstellung nie auffallen würden: Eine bestimmte Schaukel muss übermäßig oft repariert werden? Vielleicht ist Vandalismus im Spiel. Werden alle Begehungen durchgeführt?

Hilfreich ist auch ein frühzeitiges klärendes Gespräch, denn es vermeidet einen Meldungsstau zum Jahresende. Im ganzen Bestand treten regelmäßig Mängel an den gleichen Bauteilen auf? Einsatz beziehungsweise Wartung des Produkts sollten überdacht und hinterfragt werden. So werden nicht nur Haftungsrisiken effektiv minimiert – der gesamte Prozess wird transparenter und kann gezielt optimiert werden.

Die Zeit, die Mitarbeiter dank der mobilen Lösungen am Schreibtisch einsparen, können sie nutzen, um mit den Mietern ins Gespräch zu kommen. Denn dort erfahren sie die Dinge, die in keinem Begehungskatalog auftauchen.