In die Zukunft geblickt
In der Immobilienwirtschaft verändern sich die rechtlichen, kaufmännischen, technologischen und funktionalen Rahmenbedingungen ständig. Eine zukunftsfähige Unternehmenssoftware ist daher von elementarer Bedeutung.
Es gibt viele Softwareprogramme für die Verwaltung von Immobilien. Typische Leistungsmerkmale sind Mieten- und Finanzbuchhaltung, Abrechnungen, Mietanpassungen und die Verwaltung von Wohnungseigentum (WEG-Verwaltung). Auch die Verbindungen zur Office-Welt, wie Textverarbeitung und Tabellenkalkulation, sind in der Regel verfügbar. Hinzu kommen Schnittstellen zu speziellen Modulen wie Archivsysteme, Handwerkerkopplung oder mobile Anwendungen. Auf den ersten Blick unterscheiden sich die angebotenen Systeme nur sehr wenig. Daher lohnt es sich, genauer hinzusehen, wie sich der Arbeitsalltag für die Mitarbeiter von Immobilienunternehmen zukünftig entwickeln könnte
Handwerker beauftragen und
Leistungen abrechnen
Der Techniker sieht in seinem Rollencenter neue Schadensmeldungen, für die Handwerker beauftragt werden müssen. Er beauftragt den Handwerker über das Handwerkerportal, welches auf einer Web-Anwendung basiert. In diesem Portal kann der Handwerker den aktuellen Auftrag einsehen, ihn bearbeiten und weiß aktuell, wo welche Tätigkeiten zu erledigen sind. Über die erbrachten Leistungen und Arbeitsstunden erstellt er einen automatisierten Rechnungsdatensatz, der von dem Techniker geprüft und in Echtzeit an die Buchhaltung digital übergeben wird. Das entsprechende PDF des Auftrages wird in dem integrierten Dokumentenmanagementsystem (DMS) archiviert. Damit der Handwerker über neue Beauftragungen informiert ist, nutzt er einen Browser für seinen Tablet-PC oder sein Smartphone und kommuniziert direkt mit dem ERP-System.
Mobile Endgeräte werden auch bei Wohnungsabnahmen von den Mitarbeitern eingesetzt. Vor Ort sind alle Mieterinformationen aus dem integrierten CRM-System verfügbar und die Bestandsaufnahme der Ausstattung kann direkt erfasst werden. Gleiches gilt für die Zahlerstände, die zunächst validiert und ebenfalls mit dem ERP-System synchronisiert werden. Eine manuelle Nacherfassung ist nicht mehr notwendig, doppelte Datenhaltung entfällt.
Cashflow in Echtzeit
Im Rollencenter der Buchhaltung wird der grafische Verlauf der Planung des Cashflows angezeigt. In Echtzeit analysieren die Mitarbeiter die Kosten und Leistungen. Der aktuelle Cashflow wurde zuvor mit RELion errechnet und per Excel zur Verfügung gestellt. Gleichzeitig wird eine Rechnung, die per PDF aus dem integrierten DMS angezeigt wird, geprüft und direkt verbucht. Die Betriebskostenabrechnungen für das vergangene Jahr sind für die Mieter erstellt, die Dokumente im DMS gespeichert und in das Mieterportal dem Mieter passwortgeschützt für den lesenden Zugriff bereitgestellt. Der Mieter sieht seine Abrechnung online per Knopfdruck. Online kann er eine Schadensmeldung ausführen oder seine Kommunikationsdaten und Bankdaten aktualisieren. Dabei kann er auf ein Höchstmaß an Datensicherheit vertrauen.
Auf dem Dashboard erhalten die Vertriebsmitarbeiter einen strukturierten Überblick der offenen Aufgaben zur Vermarktung einzelner Einheiten oder Objekte. Alle vermarktungsrelevanten Informationen zu Kunden, Interessenten und zum Bestand, die im Unternehmen vorhanden sind, werden in einer Datenbank gebündelt und so bereitgestellt, dass jeder Mitarbeiter mit Kundenkontakt damit arbeiten kann. Sind externe CRM-Systeme im Einsatz, werden alle objektbezogenen Daten über einen nächtlichen Synchronisationslauf vom ERP-System übertragen. Dort wird der Interessent qualifiziert, die Einheit angeboten, die Vermarktung vorangetrieben und der Vertragsabschluss vorbereitet. Bei einem Vermarktungserfolg werden alle Informationen wieder zurück gespielt. Die Lastschrifteinzüge werden für SEPA angelegt, die Mandate verteilt und der neue Mieter erhält seine Vorabankündigung bezüglich der Abbuchung seiner Miete zum Stichtag automatisch.
Anwender
Immobiliengesellschaften WBG/GSG
Zurück zur Gegenwart: Die Immobiliengesellschaften WBG/GSG arbeiten seit drei Jahren mit der auf Microsoft Dynamics NAVTM basierenden Immobiliensoftware RELion. „Auch wenn wir noch nicht alle Anwendungen der Branchenlösung nutzen, sind wir für die Zukunft gut aufgestellt, um unsere Prozesse kundenorientiert und mitarbeitergerecht effizient zu gestalten“, erklärt Marion Sett, Geschäftsführerin der WBG/GSG Immobiliengesellschaften. Dazu gehört, dass möglichst viele Aufgaben des Arbeitsalltags in einer einheitlichen Systemumgebung bearbeitet werden können. Microsoft bietet hierfür ein Gesamtportfolio vom Betriebssystem über Datenbanken und Office-Programme bis zum ERP-System. Die Oberfläche ist intuitiv zu bedienen, weil sie den Mitarbeitern bereits von den anderen Microsoft-Programmen vertraut ist. Den Mitarbeitern der WBG/GSG stehen eine Vielzahl von Standard-Funktionen und speziell auf die Unternehmen angepasste Leistungsmerkmale zur Verfügung. Ein Programm, das sich den Anforderungen der Mitarbeiter anpassen kann, egal wer gerade damit arbeitet – vom Controlling bis zum Techniker. Daten werden nicht doppelt vorgehalten, Prozesse nicht mehrfach ausgeführt, sondern alles funktioniert integriert. „Wir qualifizieren sämtliche Daten, so verkürzen sich die Reaktions- und Bearbeitungszeiten“, sagt Marion Sett. Microsoft garantiert die Pflege und Weiterentwicklung der Software bis 2027. Anwender sind so auf der sicheren Seite: Die Investition ist zukunftssicher und mit Microsoft steht ein innovativer und zuverlässiger Partner an der Seite des Unternehmens.
„Wir wollen jeden Kunden individuell optimal bedienen, der sich für unsere Angebote und Dienstleistungen aus den Bereichen Mieten, Bauen, Kaufen und Verwalten interessiert. Qualitätsgesicherte Prozesse und der Zugriff auf verlässliche, tagesaktuelle Daten sind dabei unabdingbar“, fasst Marion Sett zusammen.
Hinter dem Kürzel WBG/GSG stehen die Wohnungsbaugesellschaft für das Rheinische Braunkohlenrevier GmbH und die GSG Wohnungsbau Braunkohle GmbH aus Köln. Zusammen bewirtschafteten beide Gesellschaften zum 31. Dezemeber 2012 rund 2200 Wohnungen und 1200 Garagen bzw. Stellplätze in 450 Gebäuden. Gezielte Bestandserhaltung durch Modernisierung und Bestandserweiterung durch Neubau sind die strategischen Ziele für die nächsten Jahre. Im Jahr 2012 beliefen sich die entsprechenden Investitionen auf eine Summe von rund 8,3 Mio. €.
Neben der Vermietung von Wohnimmobilien gehört der Bau von Eigenheimen zum Kerngeschäft. Aktuell befinden sich rund 50 Einfamilienhäuser im Bau und 80 in der Planung. In den nächsten Jahren werden aufgrund der aktuellen Nachfragesituation Reihen- und Doppelhäuser an attraktiven Standorten in und um Köln erstellt.
Seit der Gründung der Gesellschaften wurden rund 26.000 Wohneinheiten zur Vermietung und zum Verkauf im Städtedreieck Köln-Aachen-Grevenbroich errichtet. Kostenbewusstes, energiesparendes Bauen unter Verwendung naturnaher Baustoffe und Ressourcen schonender Konzepte ist dabei die Unternehmensleitlinie.
Derzeit sind neben der Geschäftsführerin Marion Sett 20 kaufmännische, acht technische Mitarbeiter und drei Auszubildende für Kunden und Interessenten im Einsatz. Die Geschäftsberichte beider Gesellschaften weisen im letzten Jahr eine Bilanzsumme von insgesamt rund 164 Mio. € aus. Die Immobiliengesellschaften WBG/GSG sind in eine zukunftsfähige und starke Beteiligungsstruktur mit den renommierten Gesellschaftern RWE Power AG und der Industriegewerkschaft Bergbau, Chemie und Energie eingebunden.
Bei Wohnungsabnahmen werden mobile Endgeräte eingesetzt.
Ein strukturierter Überblick der offenen Aufgaben unterstützt
die Vermarktung einzelner Einheiten oder Objekte.
Qualifizierte Daten verkürzen die
Reaktions- und Bearbeitungszeiten.
