Tut weh, aber lohnt sich

Schon im Jahr 2004 begann die Deutsche Kreditbank AG (DKB), die vorher nur für die Verwaltung des eigenen Immobilienbestands eingesetzte Softwarelösung auch Dritten zugänglich zu machen: DKB-Win, eine der ersten auf die Wohnungswirtschaft spezialisierten Softwarelösungen, war geboren. In den darauf folgenden 15 Jahren entstanden viele neue Funktionen und elementare Weiterentwicklungen – doch für die Kunden der ersten Stunde ist das nicht immer einfach.

Einer von ihnen ist die Allgemeine Wohnungsgenossenschaft Frankenberg/Sa. eG. Bei der Verwaltung ihres Wohnungsbestands setze sie seit 2005 voll auf DKB-Win, erklärt Denise Oehms, geschäftsführende kaufmännische Vorständin: „Egal, ob es um eine Rechnungsbuchung geht, die Verwaltung der Mitglieder oder darum, einen Mietervertrag anzulegen: Es läuft alles über das System.“ Doch Softwarelösungen müssen ständig weiterentwickelt werden, um den Marktanforderungen immer gerecht zu werden. „Wir nutzen DKB-Win schon viele Jahre und sind dementsprechend bei einer der ersten Versionen der Software eingestiegen. Beispielsweise führte die Genossenschaftslösung eine natürliche Person getrennt an unterschiedlichsten Stellen auf: Mitglied der Genossenschaft, Mieter einer Wohnung, Debitor einer Rechnung. Das hat das System unnötig aufgebläht.“

Notwendig, aber mit Aufwand verbunden

Um solches Potenzial zu erkennen und neue Funktionen zu integrieren, wurde DKB-Win im Laufe der Jahre stetig weiterentwickelt. Doch die Version der AWG Frankenberg wurde nicht automatisch aktualisiert und konnte die Neuentwicklungen deshalb nicht nutzen. „Ein ERP-System kann nicht einfach über Nacht verändert werden. Ein Update bedeutet einen Anpassungsaufwand, und zwar nicht nur für den Software-Dienstleister, sondern immer auch für das Wohnungsunternehmen“, erklärt Angela Hehn, Projektverantwortliche der DKB Service GmbH. Denise Oehms gibt zu: „Eine Migration macht man nie freiwillig. Am Anfang hat man vor allem Augen für die Nachteile: Alles ist neu, man muss dazulernen, die Daten müssen kontrolliert und abgenommen werden. Die Vorteile rücken in diesem Moment aus dem Blickfeld.“

Ein komplett neues Produkt

Kunden, die nach dem Jahr 2005 dazu kamen, hatten deshalb aktuellere Versionen im Einsatz, als die AWG Frankenberg. Im Jahr 2011 wurde dann ein gänzlich neues DKB-Win-Release veröffentlicht. Im Zentrum der Neuerungen: Die Software wurde von der alten SAP-Generation R/3 auf das neue ERP 6.0 umgestellt. Denn mit dem Modul ‚Flexibles Immobilienmanagement‘ wurden die SAP-eigenen Funktionalitäten für die Wohnungswirtschaft maßgeblich erweitert. Zusätzlich nutzte die DKB Service GmbH die Möglichkeit, den empfohlenen Kontenrahmen für die Wohnungswirtschaft einzuführen. Der Kontenrahmen der alten Version war lediglich daran angelehnt – DKB-Win bekam also eine neue interne Logik.

Jetzt muss es sein

„Da sich die beiden Templates im Kern so deutlich unterschieden, war es für uns nicht möglich, beide gleichermaßen weiterzuentwickeln. Damit wurden viele unserer Altkunden von den Entwicklungen unserer Software abgekapselt – sie konnten nicht mehr davon profitieren“, sagt Angela Hehn. Die bestehenden Kunden mussten also auf die neue Version umgestellt werden. Denise Oehms erinnert sich: „Die DKB Service GmbH kam auf uns zu und hat darüber informiert, dass sie die Wartungsarbeiten für unsere Software einschränken muss und künftige Änderungen nicht mehr umsetzen kann. Vor allem in Hinblick auf die nahende DSGVO war für uns deshalb klar, dass wir auf die aktuelle Version migrieren müssen.“

Eine ernstzunehmende Aufgabe

Die Migration sollte im laufenden Betrieb erfolgen und möglichst wenig Einfluss auf das Tagesgeschäft nehmen. Hier profitierte die AWG Frankenberg davon, dass DKB-Win als Mietmodell angeboten wird: „Für uns fallen monatliche Fixkosten an, in denen alle Leistungen, von der Software selbst über den Service bis hin zu Rechenzentrum und technischer Wartung enthalten sind. Zusätzlich werden uns alle neuen Funktionen ohne Mehrkosten zur Verfügung gestellt“, sagt Denise Oehms. Die Umsetzung musste für die AWG Frankenberg also kostenneutral und mit möglichst geringem Aufwand erfolgen. Die Mitarbeiter der DKB-Service GmbH übernahmen die eigentliche Migration der Daten und steuerten den Prozess. Aufgabe der AWG Frankenberg war lediglich, zu überprüfen, ob alles korrekt durchgeführt wird. Doch eine komplette Umstellung der Finanzbuchhaltung, eine völlig neue Genossenschaftslösung und viele weitere Änderungen – das klingt trotzdem herausfordernd: „Vor diesen Aufwänden hatte ich großen Respekt. Ich war mir unsicher, ob wir diese zahlreichen Projekte schlussendlich zum Erfolg führen können“, sagt Denise Oehms.

Den Anfang machen die Stammdaten

Ob mit Zweifeln oder ohne – im April 2017 ging es los: Im ersten Schritt wurden die Stammdaten (das sind Daten, die sich nicht täglich ändern, wie Immobilienobjekte, Adressdaten, Zahlungskonditionen oder Verträge) analysiert und aus dem laufenden System kopiert. Dann galt es, sie entsprechend der neuen Logik aufzubereiten. Natürliche Personen, die in der alten Genossenschaftslösung als Mieter und als Mitglieder aufgeführt waren, wurden zu einem Partner zusammengefasst. Die Kontenstruktur wurde an den Kontenrahmen für die Wohnungswirtschaft angepasst, im selben Zuge wurden die Stammdaten zu Partnern, Wirtschaftseinheiten und allen untergeordneten Objekten in die neue Logik umgeschlüsselt und im neuen System angelegt. „Um die Umstellung bestmöglich zu nutzen, wurden außerdem unsere Datensätze optimiert“, erzählt Denise Oehms. Mit einem speziellen Programm wurde der Datenbestand nach Namensdopplungen, redundanten Datensätzen und Fehlern durchsucht und bereinigt. Zusätzlich wurde bei Lieferantendaten überprüft, ob sie weiterhin relevant sind oder gelöscht werden können. Anschließend unterzogen die Frankenberger die neuen Daten einer ausführlichen Prüfung und erteilten die Freigabe für die Produktivmigration des neuen Systems.

Weiter mit den Bewegungsdaten

Nun ging es an die Bewegungsdaten. Das sind Daten, die sich schnell und laufend ändern, wie beispielsweise Verbräuche, Verbindlichkeiten und Zahlungseingänge. Auch Anteilsbewegungen der Mitglieder der Genossenschaft gehören dazu. Da die Migration zwischen zwei ähnlichen Systemen (DKB-Win und DKB-Win) durchgeführt wurde, konnten alle Buchungsbelege in vollem Umfang übernommen werden. Kontostände, Verbindlichkeiten und Forderungen gegenüber Mietern und anderen Unternehmen bildeten dann den Anfangsstand für die neue Buchhaltung. Um die Bewegungsdaten zu migrieren, wurden Brücken zwischen den Systemen erstellt, die automatisch die Übersetzungsarbeit leisteten. Diese Übernahme der Belege und die daraus entstandene neue Gewinn- und Verlustrechnung musste von der AWG Frankenberg noch einmal abschließend überprüft werden. Dann war es geschafft!

Der Lohn der Arbeit

Im Rückblick kann Denise Oehms sagen: „Ich stand dem gesamten Projekt und dem zu erwartenden Arbeitsaufwand skeptisch gegenüber. Doch klar ist: Migrationen gehören dazu. Sie sind unschön, weil es zusätzliche Arbeit im Tagesgeschäft ist, aber sie sind wichtig, um nicht mit veralteter Technik zu arbeiten. Heute bin ich froh, dass wir das Thema angegangen sind und dass alles so gut gelaufen ist.“ Denn jetzt profitiert die AWG Frankenberg von allen Neu- und Weiterentwicklungen von DKB-Win: Dank dem neuen Kontenrahmen entspricht die Buchhaltung dem Branchenstandard, was Vergleichbarkeit schafft und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sehr erleichtert. Die neue Genossenschaftslösung vereint Vermietungsgeschäft und Mitgliederverwaltung auf effiziente Weise miteinander und ermöglicht einen schnellen und unkomplizierten Jahresabschluss. Das System entspricht den aktuellen Anforderungen der DSGVO, da das Prinzip der Datenminimierung durch vordefinierte Lösch- und Sperrfristen in DKB-Win automatisch umgesetzt wird.