Wenn der Bahnhof zur Post wird

Das steigende Paketaufkommen durch den boomenden Onlinehandel belastet die Stadtlogistik und den Straßenverkehr zunehmend. Paketlieferungen durch Drohnen und Liefer-roboter sind in den meisten Fällen als Lösung noch ferne Zukunftsmusik. Städte und Kommunen müssen mit schnell realisierbaren Lösungen arbeiten, die Paketdienstleistern und Kunden gleichermaßen eine effiziente Zustellung ermöglichen, Stadtverkehr entlasten und Lebensqualität erhalten.

Ein Hamburger Projekt, das im März 2020 gelauncht wurde, hat in dieser Hinsicht Leuchtturmcharakter, da es aus der Kooperation eines Softwaredienstleisters und zweier Verkehrsunternehmen entstand, die die vorhandene Infrastruktur des öffentlichen Nahverkehrs als Anknüpfpunkte für alternative Zustelloptionen nutzen. Das Softwareunternehmen ParcelLock kooperiert zu diesem Zweck mit der Deutschen Bahn und der Hamburger Hochbahn.

Beispielhafte Lösung: Die Hamburg Box

Die Unternehmen stellten öffentliche Paketstationen, die sogenannte „Hamburg Box“ an mehreren Hamburger S- und U-Bahnhöfen auf und nutzen damit hochfrequentierte Knotenpunkte innerhalb der Stadt sowie der Metropolregion für alternative Zustellmöglichkeiten.

Durch die Standorte der Paketstationen erhalten Online-Shopper die Möglichkeit, ihre Bestellungen, auf dem Weg von oder nach Hause, an einem naheliegenden Bahnhof abzuholen. Die Möglichkeit der Abholung oder Hinterlegung eines Pakets ist direkt in die alltäglichen Wege der Nutzer integriert, so dass keine Umwege nötig sind. Die freien Flächen der Bahnhöfe werden optimal genutzt.

Das anbieteroffene digitale Schließsystem von ParcelLock ermöglicht es allen Onlinehändlern, dem lokalen Einzelhandel und Paketdienstleistern, die Paketstationen zu nutzen. Per App werden die Verbraucher über den Versandverlauf und die Hinterlegung des Pakets informiert. Der ParcelLock Service ist für Verbraucher kostenlos.

Viele Partner an einem Tisch

Um ein Projekt mit solchen Ausmaßen wirtschaftlich zu organisieren, haben städtische Entscheider mehrere Möglichkeiten. Eine eigens für diesen Zweck gegründete Projektierungsgesellschaft, ein eingetragener Verein, eine GmbH – Entscheidern und Projektverantwortlichen bieten sich viele Alternativen.

Das Pilotprojekt „Hamburg Box“ beispielsweise ist partnerschaftlich gleichwertig organisiert. Das erleichterte die Zusammenarbeit dahingehend, dass die vertraglich relevanten Punkte bezüglich der Ansprüche der Partner und des Umfangs des Projektes von vornherein verbindlich definiert wurden. Andere Kooperationsmodelle sind selbstverständlich denkbar, beispielsweise eine speziell für das Projekt gegründete Projektierungsgesellschaft.

Aufgrund der unterschiedlichen Projekt-ebenen waren bei den Partnern auch unterschiedliche Unternehmenssparten eingebunden. Die Komplexität von der Standortdefinition und Eignungsprüfung, verbunden mit den praktischen Anforderungen der Paketdienstleister als auch Software-Notwendigkeiten sowie die Berücksichtigung der optimalen Erreichbarkeit der Endverbraucher setzte voraus, dass der große Bogen, der über all diese Bereiche gespannt wurde, von allen Beteiligten nachvollzogen wurde.

Die Paketdienstleister haben zum Beispiel logistische und organisatorische Ansprüche, die berücksichtigt werden mussten. Die Ausstattung der Paketstationen mit der Software von ParcelLock, die mit weiteren angeschlossenen Partner-IT-Systemen zusammenarbeiten, erforderte kontinuierliche Testläufe, Anpassungen und Verbesserungen der Systeme.

Somit waren IT-Entwicklungsabteilungen und operative Organisationen an den Bahnhöfen, aber auch Projektleitung, Marketing- und natürlich Kommunikationsabteilungen involviert.

Bei der Beteiligung so vieler verschiedener Partner ist das Zeitmanagement ein Faktor, der Schwierigkeiten bereiten kann. Alle Beteiligten müssen jederzeit über Fristen und Termine informiert sein. Der Teufel liegt hierbei oftmals im Detail.

Projektleiter müssen bedenken, dass die Zustellalternative sofort nach dem offiziellen Launch für die Kunden nutzbar sein muss. Das bedeutet, dass auch die Paketdienstleister und Händler, die die Zustellung in diese Alternativen anbieten, rechtzeitig über das System und die neuen Standorte informiert werden müssen. Schon bei der Initiierung eines solchen Projektes ist es ratsam, sich mit Logistikdienstleistern und Händlern über ein eventuelles Interesse zu informieren und diese rechtzeitig einzubinden.

In der Zusammenarbeit mit Paketdienstleistern müssen städtische Entscheider daran denken, dass die Routenplanung der Paketboten an die neuen Zustellmöglichkeiten angepasst werden muss. Auch die Bedienung der Paketstationen muss eventuell von den Paketboten der Logistikdienstleister erst neu erlernt werden. Interne Schulungen der Paketboten sind z.B.in vielen Fällen nötig und benötigen genügend Vorlaufzeit.

Auch erforderliche Genehmigungen und Zertifikate sind Zeitfresser. Handelt es sich bei der vorgesehenen Fläche um einen öffentlichen Platz, gilt es ggfs. Baugenehmigungen einzuholen.

Stellen Unternehmen oder Institutionen die Fläche zur Verfügung wie anhand der Bahnhöfe für die „Hamburg Box“ zeigt, müssen Vereinbarungen getroffen werden, in welchen Maße Umgestaltungen erforderlich und erlaubt ist.

Welche Bedingungen müssen gegeben sein?

Die Auswahl der Standorte der Paketstationen ist der wichtigste Faktor solch alternativer Zustelloptionen.

Städtische und kommunale Entscheider sollten für die Aufstellung hochfrequentierte Plätze auswählen, die ein Großteil der Stadtbewohner täglich nutzt. Es empfiehlt sich zu überlegen, welche Bereiche des Stadtlebens an diesen Orten noch eine Rolle spielen und mit den entsprechenden Institutionen Kooperationen einzugehen. Sind Einzelhändler vor Ort, können diese für eine Kooperation interessiert werden, in dem sie ihren Click-and-Collect-Service spezifisch auf diese Paketstationen ausrichten. Auch die Einbindung von Werbeflächen könnte für weitere Projektpartner von Interesse sein.

Barrierefreiheit spielt bei der Auswahl der Standorte ebenso eine Rolle, wie nahegelegene Parkmöglichkeiten und leicht erreichbare Zugänge wie für die Anlieferungen.

Auch die Kunden als Nutzer der Paketstationen müssen in der Lage sein, ihre Bestellungen aus der Paketstationen herauszuholen oder dort zu hinterlegen, ohne die Menschen um sie herum zu behindern oder selbst gestört zu werden.

Der Kostenfaktor des Projektes

Die Kosten für die Realisierung eines solchen Projektes variieren stark, je nach Voraussetzungen.

Dabei spielen nicht nur Beiträge monetärer Art eine Rolle. Im Fall der Hamburg Boxen erbrachten die Projektpartner sowohl monetäre, materielle wie inmaterielle Leistungen wie die Bereitstellung der Standorte. Abhängig von Auflagen am Standort, der Ausstattung und den Besitz- und Verfügungsverhältnissen gestalten sich die Kosten von Projekt zu Projekt individuell.

Auch beim Kostenfaktor zeigt sich so, dass eine Kooperation mehrerer und auch durchaus sehr unterschiedlicher Partner sinnvoll ist.

Kommunikation und Marketing

Um die alternativen Zustellmöglichkeiten von Anfang an maximal kommunizieren zu können und dieses relativ neue Konzept an den Verbraucher heranzutragen, ist selbstverständlich ein gut durchdachtes Kommunikationskonzept nötig.

Auch die drei Partner hinter den Hamburg Boxen einigten sich auf ein abgestimmtes Kommunikationskonzept. Dazu zählen eine gemeinsam erarbeitete Webseite, Keymessages und Zielformulierungen sowie einen verbindlichen Katalog häufig gestellter Fragen, die der grundsätzlichen Information aller Zielgruppen dienen.

Die Pressearbeit bestand aus einer Kick-Off-Presseveranstaltung an einer der Paketstationen, wo die Pressevertreter die Station selbst sehen und erleben konnten. Interviews fanden mit den Unternehmensvertretern statt und wurden auch in den folgenden Tagen noch den Medien angeboten. Die Partner kommunizieren zudem über ihre jeweiligen Social-Media-Kanäle über das Projekt. Die Endverbraucher werden durch Außenwerbung wie Plakate an den Bahnhöfen informiert. Zudem laufen Beiträge über die Hamburg Box auf den Bildschirmen der U-Bahnen der Hamburger Hochbahn.

Als Leuchtturmprojekt einer innovativen Stadtlogistik wird die „Hamburg Box“ zusätzlich an städtischen und institutionelle Stellen kommuniziert. Zudem wird die „Hamburg Box“ als Vorzeigemodell auf dem 2021 stattfindenden ITS Kongress präsentiert, um vorzustellen, wie die bestehende städtische Verkehrslogistik trotz ihrer baulichen Inflexibilität, um wichtige interaktiv nachhaltige Elemente bereichert werden kann.

Management Summary

Städtische und kommunale Entscheider, die
daran interessiert sind, innovative Lösungen
in ihre Stadtlogistik zu integrieren und den
Lieferverkehr auf der letzten Meile zu
reduzieren, haben durch Kooperationen unterschiedlicher Experten verschiedenste
Möglichkeiten, eine zukunftsgerichtete Stadt-
logistik zu entwickeln. Dafür werden Anknüpfpunkte analysiert. Die anbieteroffenen Paketstationen wie die „Hamburg Box“, die aus einer Kooperation eines Softwareanbieters und zweier Verkehrsunternehmen entstanden, sind ein Paradebeispiel dafür, wie Infrastruktur-Knotenpunkte in städtischen Ballungsgebieten wie Hamburg optimal mit alternativen Zustellmöglichkeiten ausgestattet werden können. Dafür war es nicht nötig, die Standorte neu zu konzipieren, sondern um das Asset Paketzustellmöglichkeiten zu erweitern und damit dem Standort Bahnhof eine weitere Funktion zu geben.

Durch die Komplexität eines solchen Projektes ist eine enge Zusammenarbeit vieler Unternehmenssparten nötig. Damit wird sichergestellt die sehr unterschiedlichen, komplexen Faktoren des Projektes für das gemeinsame Ziel stets im Blick zu behalten und zum Erfolg zu führen.