ERP-System: So gelingt der Umstieg

Warum überhaupt umsteigen beim ERP-System?

Das ERP-System bildet die Kernprozesse des Unternehmens im Tagesgeschäft ab. Fehler oder gar Ausfälle haben unmittelbare Auswirkungen auf die Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden und die gesamte Performance des Unternehmens. Warum also ein funktionierendes System durch einen ERP-System-Umstieg in Gefahr bringen? Warum zusätzliche Arbeit produzieren, wo es vom Fachkräftemangel über steigende Baukosten bis hin zum Erreichen von Klimazielen bereits genügend Herausforderungen zu bewältigen gilt? „Diese Fragen sind vermeintlich berechtigt“, sagt Stefan Breuer, Head of Professional Services DACH bei Aareon, dem führenden Anbieter von SaaS-Lösungen für die europäische Immobilienwirtschaft. „Selbstverständlich gehen wir auf diese Fragen im individuellen Dialog mit unseren Kunden und Kundinnen ein. Und es lässt sich sagen: Sobald wir den Mehrwert eines modernen ERP-Systems wie Wodis Yuneo aufzeigen, entkräften sich die Vorbehalte schnell.“

Wie in vielen anderen digitalen Bereichen geht auch beim ERP-System der Trend ganz klar zu Software as a Service (SaaS). Mit einer solchen Cloud-basierten Lösung können Mitarbeitende das ERP-System mit jedem digitalen Endgerät ortsunabhängig mit stets aktuellen Daten nutzen, im Falle von Wodis Yuneo einfach über den Webbrowser. Neben der örtlichen Flexibilität profitieren Unternehmen von höherer Kosteneffizienz und einfacher Skalierbarkeit – Wartung, Updates sowie die Integration neuer Funktionen und Verbesserungen liegen auf Seiten des Anbieters. Dadurch können interne Ressourcen für die strategische Digitalisierung des Unternehmens eingesetzt werden, anstatt für die IT-Administration gebunden zu sein.

Veränderten Anforderungen gerecht werden

Nicht nur Mieter und Mieterinnen erwarten mittlerweile digitale Services und eine 24/7-Erreichbarkeit. Unternehmen müssen auch ihren Mitarbeitenden einen modernen Arbeitsplatz und zeitgemäße Arbeitsmittel bieten. Beim ERP-System spielt hier die User Experience (UX) eine zentrale Rolle: intuitive Bedienung, logische Arbeitsschritte mit möglichst wenigen Klicks, integrierte Sprachsteuerung und Dark Mode sind hier nur einige Stichworte. Die Nutzung moderner Technologien wie künstliche Intelligenz und Business Intelligence ermöglichen zudem, repetitive Aufgaben zu automatisieren, um Mitarbeitende zu entlasten und ihre Produktivität zu fördern. Manager und Managerinnen wiederum können sich mithilfe von validen Datenanalysen bei ihren Entscheidungen in Sekundenschnelle unterstützen lassen.

René Weber ist Geschäftsführer der Gemeinnützigen Baugesellschaft mbH Offenbach am Main (GBO). Sein Unternehmen gehörte zu den Pilotkunden von Wodis Yuneo: „Wir sehen die Digitalisierung ganz klar als Chance
für unser Unternehmen. Das ERP-System-Upgrade von Wodis Sigma auf Wodis Yuneo war demnach ein logischer Schritt, der schon jetzt viele Vorteile mit sich bringt. So fühlen sich beispielsweise unsere Mitarbeitenden von der Bedienoberfläche und der reibungslosen Nutzbarkeit im Home Office sehr angesprochen.“

Mit guter Vorbereitung gelingt der Umstieg

Den ERP-System-Umstieg ganz ohne Aufwand gibt es ebenso wenig wie den perfekten Zeitpunkt dafür. Sei es die Betriebskostenabrechnung oder der Jahresabschluss – die Prozesse im Tagesgeschäft müssen weiter laufen. „Wir waren uns bewusst, dass ohne eigenes Zutun nicht gleich alles rund laufen wird“, berichtet René Weber weiter. „Obwohl in unserem Fall durch das Upgrade von Sigma zu Yuneo ja noch nicht einmal eine Datenmigration notwendig war. Sowohl unser digitales Ökosystem als auch unsere Ansprechkontakte bei Aareon blieben unverändert.“ Zurückblickend hat sich laut Weber ein Umstand besonders gelohnt: Dass man sich unternehmensintern sehr gut auf den Umstieg vorbereitet und ausreichend Zeit dafür genommen hat.

Auf Wunsch unterstützt Aareon ihre Kunden und Kundinnen im Vorfeld des Umstiegs. „Vorbereitung ist das A und O“, bestätigt Stefan Breuer. „Im Laufe der Zeit sammeln sich einige Altlasten im System an. Wir unterstützen die Bereinigung mit unserem Tool, das tief in die Datenbanken des bestehenden Systems eintaucht, um beispielsweise Daten auf ihre Richtigkeit zu prüfen, um unerwartete Werte aufzuspüren und um Fehlerquellen zu eliminieren. Ein ERP-Upgrade ist somit auch immer die große Chance, etwas in den Daten aufzuräumen. Wir helfen unseren Kunden und Kundinnen auch bei der Einrichtung eines neuen, rollenbasierten Rechtekonzepts. Außerdem müssen natürlich die Mitarbeitenden mitgenommen werden. Ein Systemumstieg ist schließlich nicht immer nur ein technisches Thema, sondern auch ein emotionales.“ Um die Akzeptanz der Mitarbeitenden zu erlangen, begleitet Aareon den Umstiegsprozess von der ersten Entscheidung über die Einführung bis zur Nutzung. Hierbei stellte sich heraus, dass neben Schulungen via Webinaren auch eine persönliche Projektleitung als Kontakt essenziell ist.

Betreuung sichert den Erfolg

Die Allgemeine Baugenossenschaft Wuppertal eG entschied sich ebenfalls zum Umstieg auf Wodis Yuneo. Die zusätzliche Herausforderung lag hierbei darin, dass man von einem Drittsystem zur Aareon-Lösung wechselte, eine Datenmigration demnach unumgänglich war. Christian Theimann, Mitglied des Vorstands der ABG Wuppertal: „Dank einer guten Vorbereitung lief die Umstellungsphase nahezu reibungslos. Wir wurden durch Aareon sehr eng und gut betreut – von Anonymität eines großen Konzerns keine Spur. Ich kann mit ruhigem Gewissen sagen, dass wir uns zu keiner Zeit in dem Prozess nur wie eine Nummer vorkamen, sondern uns auf eine persönliche Betreuung und einen konstanten Support seitens Aareon verlassen konnten.“ René Weber kann dem nur zustimmen: „Auch wir haben stets eine sehr gute Unterstützung erfahren und fühlten uns nie allein gelassen. Hier lässt sich ganz klar sagen, dass Aareon mittlerweile erkannt hat: Je besser die Betreuung, desto reibungsloser verläuft das Projekt.“

Umstieg gut, alles gut?

„Wir sind uns bewusst, dass die Einführung von Wodis Yuneo mit einigen Stolpersteinen verbunden war“ räumt Stefan Breuer ein. „Die Rückmeldungen unserer Kunden und Kundinnen zeigen uns aber, dass wir die Herausforderungen mittlerweile gut bewältigen. Ob Upgrade von Wodis Sigma zu Wodis Yuneo oder der Umstieg von einem Drittsystem – Vorbereitung, Betreuung, Schulung und Support sind die Bausteine, die zum Erfolg des Projekts führen. Und dann steht unseren Kunden und Kundinnen eines der modernsten ERP-Systeme zur Verfügung.“ Von der Bandbreite an Möglichkeiten ist auch Christian Theimann überzeugt: „Mit Wodis Yuneo und dem daran angeschlossenen digitalen Ökosystem von Aareon sind wir sozusagen in einem Sportwagen unterwegs. Momentan nutzen wir den Archiv Client, Mareon mit Rechnungsportal sowie die Telefonanbindung CTI – wir fahren also momentan vielleicht gerade mal im ersten Gang. Aber dank der Konnektivität und Zukunftssicherheit von Yuneo können wir jederzeit beschleunigen. Und das ist in unserem immer dynamischer werdenden Markt ein wirklich gutes Gefühl.“

Fazit: Umsteigen statt den Anschluss verpassen

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Umstieg zu einem modernen ERP-System initial immer mit Aufwand verbunden ist, langfristig aber entscheidend zur Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens beitragen kann. So sieht es auch Bernd Weber, Geschäftsführer der Katholischen Siedlungswerk München GmbH: „Eine Software-Umstellung braucht immer eine gewisse Zeit. Nicht nur rein auf der Technikseite, sondern auch in den Köpfen der Mitarbeitenden. Historisch gewachsene Prozesse mögen zwar vordergründig gut funktionieren, aber nur, weil man noch nicht den besseren Weg kennt. Unser Upgrade von Wodis Sigma zu Wodis Yuneo haben wir detailliert geplant. Und ja: Es war letztlich mehr Aufwand als gedacht. Aber wir haben mit unseren Ansprechkontakten bei Aareon und den Entwicklern und Entwicklerinnen operativ eng zusammengearbeitet, und so ist die Umstellung in Summe sehr gut gelaufen. Heute arbeiten wir produktiv mit 35 Mitarbeitenden, die im gesamten Umstiegsprozess stets eingebunden und informiert waren.“