Vier Stufen zur Digitalisierung

Technologien wie Cloud Computing, Big Data, Künstliche Intelligenz (KI) und das Internet der Dinge (IoT) eröffnen innovative Möglichkeiten, Branchenprozesse effizienter, transparenter und kundenorientierter zu gestalten. Um die Versäumnisse der letzten Jahre durch neue Technologien konsequent aufzuholen, herrscht nun ein starker Digitalisierungsdruck in der Branche: Neben dem Fachkräftemangel und der kontinuierlichen Weiterentwicklung und Regulierung innerhalb der Immobilienbranche ist vor allem der Digitalisierungsdruck einer der drei Gründe, weshalb ein Drittel aller Unternehmen in den nächsten fünf Jahren eine Nachfolgelösung sucht (VDIV Digitalisierungsumfrage 2023).

Das Unternehmen Upmin Group hat begreift diese Herausforderungen als Chance für die Branche. Ihr Konzept ist einfach: Durch die Bildung einer deutschlandweiten Hausverwaltergruppe die Herausforderungen gemeinschaftlich und durch die Unterstützung einer zentralen Einheit bestehend aus Fach- und Expertenteam zu lösen. 

Das Thema Digitalisierung spielt dabei eine zentrale Rolle und die Zielsetzung ist klar: Prozesse unter dem Einsatz moderner Technologien effizienter zu gestalten, den Mitarbeiter entlasten, Raum schaffen für organisches Wachstum sowie schließlich Mitarbeiterzufriedenheit. Letztlich gilt: Digitalisierung muss sich wirtschaftlich lohnen – die Steigerung der Rentabilität der Unternehmen ist dabei Voraussetzung. Das Feld der digitalen Möglichkeiten ist groß und reicht von der reinen Datenanalyse bis hin zur Nutzung von KI.

Die Hausverwaltung der Zukunft

„Um die Vision der Hausverwaltung der Zukunft bereits heute zu realisieren, haben wir ein vierstufiges Modell entwickelt, mit dem die Digitalisierung erfolgreich gelingen kann: Auf der ersten Ebene geht es um die Schaffung der digitalen Grundlagen in der Hausverwaltung. Dazu gehören ein hochperformantes ERP-System mit offenen Schnittstellen und klar definierten Prozessen sowie ein tiefenintegriertes CRM-System. Die erfolgreiche Umsetzung dieser Grundlage ist wichtig, um die weiteren Stufen des Digitalisierungsmodells zu ermöglichen. Das ERP-System bildet die zentralen Prozesse der Hausverwaltung ab und beinhaltet alle relevanten Stammdaten. Das CRM-System ermöglicht eine lückenlose Kommunikation und Austausch von Daten zwischen Mitarbeitern, Eigentümern und Mietern.

Auf der zweiten Ebene geht es um die Automatisierung von alltäglichen Hausverwaltungsprozessen. Darunter fallen unter anderem die Bereitstellung von Dokumenten, wie beispielsweise Mietschuldenfreiheitescheinigungen, die Beauftragung von Handwerkern oder die Erstellung von Abrechnungen. Ziel ist es, Hausverwaltungen durch konsequente Prozessanalyse und Automatisierung wieder auf deren Kernkompetenzen zu fokussieren.

Auf der dritten Ebene geht es um die Schaffung von Transparenz durch die nahtlose Zusammenarbeit der Systeme. Dadurch können Daten aus verschiedenen Bereichen zusammengeführt und ausgewertet werden. Diese Transparenz ermöglicht zum Beispiel eine bessere Analyse des Aufwands, den Kunden erfordern, sowie die Identifizierung von Effizienzpotenzialen.

Auf der vierten Ebene geht es um die Harmonisierung und Zentralisierung von ausgewählten Tätigkeiten. Ein elementarer Vorteil, der nur in einer Verwaltergruppe realisiert werden kann. So können beispielsweise Mietenbuchhaltung und Abrechnungen zentralisiert abgearbeitet werden. Erst die einheitliche Nutzung von Systemen und Prozessen ermöglicht jedoch eine übergreifende Zentralisierung von Tätigkeiten über mehrere Verwaltungsgesellschaften hinweg. Dies führt zu einer weiteren Steigerung der Effizienz sowie zu Kostensenkungen“, erklärt Claudio Bredfeldt, CTO & CPO von Upmin (www.upmingroup.de), die Digitalisierungsstrategie des Unternehmens.

Effizienzsteigerung durch Automatisierung

Viele manuelle, zeitaufwändige Aufgaben lassen sich durch smarte Softwarelösungen automatisieren. Dies führt zu einer deutlichen Entlastung der Mitarbeitenden und ermöglicht es ihnen, sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten zu konzentrieren. Dazu gehören beispielsweise:

• Digitale Mietvertragsverwaltung: Softwarelösungen ermöglichen die Erstellung, Bearbeitung und Speicherung von Mietverträgen in digitaler Form. Dies spart Zeit und Papier und erhöht die Rechtssicherheit.

– Automatisierte Nebenkostenabrechnung: Mit Hilfe von Software können Nebenkostenabrechnungen automatisch erstellt und an die Mieter versendet werden. Dies reduziert den Arbeitsaufwand und das Risiko von Fehlern.

– Kommunikationsplattformen: Mieterportale ermöglichen es Mietern und Verwaltern, rund um die Uhr online miteinander zu kommunizieren. Dies verbessert die Servicequalität und die Zufriedenheit der Mieter.

Transparenz durch Datenanalyse

Mit Hilfe von Big-Data-Analysen können Immobilienverwalter wertvolle Erkenntnisse über ihre Objekte und Mieter gewinnen. Diese Daten lassen sich beispielsweise nutzen, um Energieverbräuche zu optimieren: Durch die Analyse von Energiedaten können Immobilienverwalter erkennen, wo Energie eingespart werden kann. Dies hilft, die Energiekosten zu senken und den CO2-Ausstoß zu reduzieren. Mit Hilfe von Datenanalysen können Immobilienverwalter außerdem Trends am Markt erkennen und ihre Objekte so vermieten, dass Leerstände vermieden werden. Nicht zuletzt kann auch die Zufriedenheit der Mieter verbessert werden: Durch die Analyse von Mieterdaten können Immobilienverwalter erkennen, welche Bedürfnisse und Wünsche ihre Mieter haben und ihre Angebote dementsprechend anpassen. Beispiele hierfür sind:

– Energiecontrolling: Softwarelösungen ermöglichen es Immobilienverwaltern, den Energieverbrauch ihrer Objekte in Echtzeit zu überwachen und zu analysieren.

– Mieterzufriedenheitsbefragungen: Online-Befragungen ermöglichen es Immobilienverwaltern, die Zufriedenheit ihrer Mieter zu messen und Verbesserungspotenziale zu erkennen.

– Predictive Maintenance: Mit Hilfe von KI können Immobilienverwalter potenzielle Schäden an Gebäuden erkennen und Wartungsarbeiten vorausschauend planen.

Kundenorientierung durch smarte Services

Digitale Mieterportale bieten Mietern die Möglichkeit, rund um die Uhr online ihre Anliegen zu erledigen, Miete zu zahlen oder Dokumente einzusehen. Dies erhöht die Kundenzufriedenheit und stärkt die Kundenbindung. Beispiele sind hierfür:

– Online-Schadensmeldung: Mieter können Schäden an ihrer Wohnung online melden und Fotos oder Videos hinzufügen.

– Mietzahlungen online: Mieter können ihre Miete online überweisen oder per Lastschrift einziehen lassen.

– Dokumentenmanagement: Mieter können wichtige Dokumente wie Mietverträge oder Nebenkostenabrechnungen online einsehen und herunterladen.

KI und IoT für intelligente Lösungen

Künstliche Intelligenz kann in der Immobilienverwaltung unter anderem eingesetzt werden, um:

– Mietpreise zu optimieren: KI kann helfen, Mietpreise so zu gestalten, dass sie marktgerecht sind und gleichzeitig eine hohe Rendite für den Eigentümer erzielen.

– Potenzielle Schäden an Gebäuden zu erkennen: KI kann anhand von Sensordaten potenzielle Schäden an Gebäuden erkennen und den Verwalter frühzeitig warnen.

– Chatbots für die Kundenbetreuung: Chatbots können rund um die Uhr Fragen von Mietern beantworten und einfache Probleme lösen.

Das Internet der Dinge (IoT) ermöglicht es, Gebäude mit Sensoren auszustatten, die wertvolle Daten über den Zustand der Immobilie liefern. Diese Daten können beispielsweise genutzt werden, um:

– Die Raumtemperatur zu regulieren: Sensoren können messen, wie warm es in den einzelnen Räumen eines Gebäudes ist, und die Heizung oder Klimaanlage entsprechend steuern.

– Den Wasserverbrauch zu optimieren: Sensoren können erkennen, wenn Wasser verschwendet wird, und den Verwalter frühzeitig warnen.

– Die Sicherheit zu erhöhen: Sensoren können Rauchmelder oder Einbruchsalarmanlagen mit dem Internet verbinden.

Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung

Die Digitalisierung der Immobilienverwaltung bringt trotz vieler Chancen einige Herausforderungen mit sich. So müssen die Mitarbeitenden auf die neuen Technologien geschult werden und es müssen Investitionen in die entsprechende IT-Infrastruktur getätigt werden. Die Upmin-Group unterstützt Hausverwaltungen dabei, die Vielzahl an Möglichkeiten abzuwägen, zu priorisieren und die digitale Transformation erfolgreich umzusetzen.