Wiederkehrende Prozesse erledigen sich (wie) von selbst

Eine zielgerichtete und damit auch ökonomisch sinnvolle Digitalisierung bestehender Geschäftsprozesse bedeutet weit mehr, als das Scannen von Rechnungen. Zwar lässt es sich zu Beginn einer erfolgreichen Digitalisierungsstrategie sicher nicht verhindern, ehemals haptische Dokumente in die digitale Welt zu übertragen. Dennoch ist allein hiervon keines der ursprünglichen Probleme in der realen Welt gelöst. Die alltäglichen Herausforderungen bestehen in der digitalen Welt schlichtweg fort.

Darum mussten gerade in Zeiten der Corona-Krise zahlreiche Verwaltungen feststellen, dass sie noch nicht halb so digital waren, wie sie es von sich dachten. Erst durch die möglichst flächendeckende Nutzung professioneller Softwarelösungen entstehen Mehrwerte, die deutlich über die reine Speicherung wichtiger Unterlagen hinausgehen.

CRM-Systeme als Basis für weitere Optimierungen

Während der klassische Einstieg in die digitale Immobilienverwaltung in zahlreichen Unternehmen über ERP-Systeme erfolgt, die eine weitestgehende digitale Buchführung der verwalteten Wohneinheiten ermöglichen, bilden sogenannte CRM-Systeme die Basis für eine weitreichende digitale Immobilienverwaltung. Ist ein solches System erfolgreich etabliert, ermöglicht es nicht nur die Beschleunigung, Straffung und Optimierung der bestehenden Prozesse – es bietet auch die Grundlage für weitere technische Innovationen, die beispielsweise die Bearbeitung eingehender Kundenanfragen erleichtern und damit verbundene Abläufe zusätzlich optimieren. Neueste Anwendungen ermöglichen dabei unter anderem die vollständige Automatisierung ganzer Prozessketten.

Automatisieren statt händisch bearbeiten

Viele Abläufe einer Immobilienverwaltung folgen – wie in anderen Unternehmen auch – wiederkehrenden und festgelegten Mustern. Geht beispielsweise eine Kündigung ein, muss sie – in vielen Unternehmen noch händisch – an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Die Abnahme der Wohnung hingegen übernimmt nicht selten ein Kollege, während die Bearbeitung der Kautionsrückzahlung von einem dritten Sachbearbeiter erfolgt. 

Mithilfe spezialisierter Lösungen wie der Softwareanwendung Kalypso der Münchner Softwareentwickler Cloud Klabauter kann die Weiterleitung des aktuellen Bearbeitungsstands sowie die Weitergabe etwaiger Folgeaufträge für die jeweils verantwortlichen Kollegen schon heute vollständig automatisch erfolgen. Dadurch können sich die Mitarbeiter wieder dem Kern ihres alltäglichen Geschäfts widmen: Dem direkten Austausch mit ihren Kunden.

Prozessketten nach dem A-B-Prinzip

Die Anlage der geschilderten Prozessketten erfolgt getreu dem Schema: „Wenn Aktion A, dann Reaktion B.“ So lassen beispielsweise anhand eines vordefinierten Schlüsselbegriffs in einer E-Mail je nach Bedarf einzelne oder mehrere Empfänger hinterlegen, an welche die entsprechende Anfrage weitergeleitet wird. Gleichzeitig können auch nötige Folgeaufträge – inklusive der Ablage hierfür nötiger Dokumente (beispielsweise Formulare für eine Wohnungs-Übergabebestätigung oder Kautionsrückgabe) – vollautomatisiert hinterlegt werden. Bestätigt beispielsweise Mitarbeiter A, dass eine gekündigte Wohnung erfolgreich übernommen wurde, wird Mitarbeiter B vollautomatisch darüber informiert, dass er die Kautionsrückzahlung in die Wege leiten kann.

Ähnliche Prozessketten lassen sich bei zahlreichen weiteren alltäglichen Abläufen initialisieren. Hierzu gehört neben verschiedenen Vorgängen rund um die Kündigung, Übernahme und Neuvermietung von Wohneinheiten unter anderem auch die Bearbeitung und selbstständige Handwerkerbeauftragung im Falle eingehender Schadensmeldungen. Durch die stetige Weiterentwicklung der noch neuen Softwarelösung sollen die Anwendungsbereiche zukünftig noch weiter ausgebaut werden.

Unabhängig vom Softwareanbieter einsetzbar

Spezialisierte Softwareanbieter wie die Münchner Cloud Klabauter GmbH treiben die Entwicklung branchenspezifischer Automatisierungslösungen tatkräftig voran. Der Clou an den Lösungen der IT-Experten: Die Automatisierung bestimmter Abläufe in Immobilienverwaltungen kann mit den entwickelten Softwarelösungen völlig unabhängig vom jeweiligen Anbieter vorgenommen werden. Trotz einer bestehenden Produktpartnerschaft mit der DOMUS Software AG lässt sich das Automatisierungssystem Kalypso nach Herstellerangaben mit den Programmen aller renommierten Hersteller nutzen.