Neue Serie, Teil 1: Modulares System für die Immobilienverwaltung

Professionelles Immobilienmanagement ist heute ohne eine leistungsstarke Software nicht denkbar. Zu komplex sind die Geschäftsprozesse und Rahmenbedingungen geworden. Davon ist auch Jürgen Floeren, Geschäftsführer der Floeren Immobilienverwaltung aus Nürnberg, überzeugt. „Eine wesentliche Aufgabe, der sich Verwalter heute stellen müssen, ist die technische Umsetzung der rechtlichen Anforderungen“, erklärt er. Man müsse eine Lösung finden, um die komplexen Geschäftsprozesse zu automatisieren und sinnvoll zu verzahnen.

Lackmustest Jahresabrechnungen

Das Büro von Jürgen Floeren liegt in einem grünen Wohnviertel am östlichen Stadtrand von Nürnberg. Hier hört man die nahe Autobahn nicht mehr, dafür herrscht in den hellen Räumen umso mehr Geschäftigkeit. Rund 1.500 Einheiten im Raum Nürnberg, Fürth und Erlangen betreuen Floeren und sein fünfköpfiges Verwaltungsteam von hier aus; daneben sind sechs festangestellte Hausmeister vor Ort tätig.

In seiner Verwaltung legt Floeren viel Wert auf Schnelligkeit. „Nach einer Woche ist bei uns alles verbucht“, erklärt er. Auch mit den Jahresabrechnungen oder Eigentümerversammlungen ist er regelmäßig früh dran. Doch es geht nicht nur um Schnelligkeit, sondern auch um die rechtskonforme Erfüllung der Kundenanforderungen. Beispielsweise bei den Abrechnungen: „Mit einem unübersichtlichen Tabellenblatt erzeugen Sie keine Kundenzufriedenheit“, erklärt Floeren. „und Mieter erwarten eine zeitnahe Aufschlüsselung der Daten in ansprechender Form.“ Schon dafür brauche eine Verwaltung in seiner Größenordnung eine professionelle Immobiliensoftware.

Was die im Einzelnen noch leisten muss, darüber hat sich Jürgen Floeren vor rund zweieinhalb Jahren intensiv Gedanken gemacht. Da drohte die genutzte Verwaltungssoftware an ihre Grenzen zu stoßen. „Selbst wenn das alte Programm noch ausreicht, sollte man an die Zukunft denken“, beschreibt der Geschäftsführer seine damaligen Überlegungen „Was passiert, wenn noch einmal 400 Einheiten oder neue Aufgaben hinzukommen?“ Floeren wollte auf eine Lösung mit größerem Funktionsumfang umsteigen. Ihm schwebte ein System für das Customer-Relationship-Management (CRM) vor, das neben der Verwaltung die Finanzbuchhaltung komplett abbilden sollte. Hohe Performance und eine Datenbank mit unbegrenzter Kapazität waren notwendige Voraussetzungen, mehr Flexibilität ein weiteres wichtiges Kriterium: Je mehr Konfigurationsmöglichkeiten und Schnittstellen, umso besser.

Der Schritt zur modularen Immobiliensoftware

Nach intensiven Recherchen und Produktvergleichen hatte sich Jürgen Floeren für PowerHaus entschieden, eine modulare Software des Anbieters Haufe. „Die Lösung ist für uns optimal gewesen. Sie deckt alle Funktionen ab, die wir brauchen, sie ist sehr flexibel und zukunftsfähig“, fasst er die Gründe für seinen Entschluss zusammen.

Bei der Software handelt es sich um ein ­mandantenfähiges Programm für professionelle Verwaltungen, Wohnungsunternehmen, Genossenschaften und Liegenschaftsverwaltungen, das die Bewirtschaftung effizienter und einfacher macht. Durch die Zusammenstellung einzelner Module lässt sie sich auf spezielle betriebliche Bedürfnisse zuschneiden. Die Kunden- und Objektverwaltung erfolgt auf Basis einer relationalen SQL-Datenbank und ermöglicht einen flexiblen Aufbau der Stammdaten. Das Programm läuft in nahezu jeder IT-Umgebung, verfügt über zahlreiche Schnittstellen und ist kompatibel mit Microsoft Office und OpenOffice.

Neben den Modulen für die nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltung (GoB) zertifizierte Finanzbuchhaltung und die Miet- und Wohnungseigentumsverwaltung entschied sich Floeren für die Ergänzungen Online-Konto, Archivierung, Vorgangs- und Terminverwaltung, Zählerverwaltung, Sondereigentumsverwaltung sowie die Wissensdatenbank Haufe Verwalterpraxis online, die rechtlich ständig aktualisierte Fachinformationen, Arbeitshilfen und Weiterbildungsangebote enthält.

Schulungen und Learning by doing

Ein modulares Programm hat für die User den Vorteil, dass sie sich nach und nach einarbeiten können. Die Mitarbeiter der Floeren Immobilienverwaltung erhielten vom Anbieter zunächst eine Inhouse-Schulung für alle Basisfunktionen und die Grundeinstellungen. Zuerst sollten die wichtigen Routinen eingespielt sein, bevor man zusätzliche Module wie Vorgänge/Termine einbinden wollte. Danach lautete die Devise „Learning by doing“. Die Mitarbeiter konnten den Support in Anspruch nehmen, wenn sie nicht weiterkamen, oder ihre Fragen aufschreiben. Die wurden bei einer Folgeschulung drei Monate nach der Produktivschaltung geklärt. So tastete man sich langsam an alle Funktionen des neuen Systems heran.

Natürlich hat die Einarbeitung auch Zeit gekostet – kein Programm, das komplexe Geschäftsprozesse unter einer Oberfläche abdeckt, lässt sich in ein paar Stunden umfassend erlernen. Aber nach Floerens Einschätzung ist diese Zeit heute längst wieder aufgeholt. Was die Funktionen und die Bedienung des Programms betrifft, findet er nur lobende Worte: „Wenn man einmal drin ist, ist es genial, was das Programm alles kann. Jemand, der buchen kann, findet sich mit dem Buchhaltungsmodul sofort zurecht. Und auch in den anderen Bereichen ist die Software logisch aufgebaut.“

Beschleunigte Workflows und weniger Fehler

Nach zweieinhalb Jahren Praxis ist Zeit für eine Zwischenbilanz. Nach einmütigem Urteil der Geschäftsleitung und der Mitarbeiter laufen viele Prozesse in der Floeren Immobilienverwaltung heute deutlich schneller als früher. Automatisierte Abläufe und praktische Verknüpfungen unter der Oberfläche sparen viel Zeit. So können die Mitarbeiter beispielsweise Serienbriefe direkt aus dem Verwaltungsprogramm heraus erstellen. Nicht mehr wegzudenken aus dem Arbeitsalltag ist die automatische Archivierung. Wo vorher Dokumente in unterschiedlichen Ordnern gesucht werden mussten, genügt jetzt ein Blick ins Archiv – hier sind sämtliche Vorgänge vom Anschreiben bis zur Abrechnung bei der jeweiligen Einheit oder dem Objekt und dem Kunden abgelegt. Zusätzlich lassen sich auch externe Dokumente einbinden, beispielsweise Grundrisse. So wird die gesamte Historie schnell nachvollziehbar.

Sehr zufrieden mit der neuen Umgebung ist auch die federführende Mitarbeiterin in der Buchhaltung, Manuela Borowski. Die Betriebswirtin erstellt die Bilanzbuchhaltung und Jahresabrechnungen und lobt die Übersichtlichkeit des Programms. Zwei Funktionen hebt sie als besonders nützlich und zeitsparend hervor: das Online-Konto und die automatische Sollstellung. Bankberichte lassen sich nun von einem Konto einlesen und sofort zur Verbuchung freigeben. Regelmäßig fällige Beträge sind bereits voreingetragen und müssen nur dem Konto zugeordnet und bestätigt werden. Damit entfallen fehleranfällige manuelle Ein- oder Übertragungen.

Für die Geschäftsleitung sind die zahlreichen individuellen Auswertungsmöglichkeiten interessant. So kann Jürgen Floeren für diverse Kontrolllisten selbst Kriterien definieren, zum Beispiel nach ausgewählten Kunden oder Zeiträumen. Alles in allem hat er den Umstieg auf die modulare Software noch keine Sekunde bereut: „Das Schöne an dieser Software sind die vielen Erweiterungsmöglichkeiten. Als wachsende Verwaltung haben wir damit eine zukunftsfähige Software. Vor allem der Effizienzgewinn ist enorm. Mit Haufe PowerHaus geht alles so reibungslos, dass ich spürbar Zeit für andere Dinge gewonnen habe.“