Immobilienverwaltung: Prozesse effizient bündeln

Heizkostenabrechnung, Rauchwarnmelderpflicht, Legionellenprüfung: Die Anforderungen an die professionelle Immobilienverwaltung sind mit den zusätzlichen gesetzlichen Vorgaben der vergangenen Jahre gestiegen. Auch die Bewohner werden anspruchsvoller und kritischer. Sie erwarten mehr Transparenz und mehr Service. Gerade bei kleinen Verwaltungen steigt die Arbeitsbelastung.

Das spürt auch die AD Hausverwaltung aus Weikersheim. Das zweiköpfige Team ist für insgesamt 580 Wohneinheiten zwischen Tauberbischofsheim und Creglingen zuständig. „Gerade in unserer ländlichen Region wird eine persönliche Rundum-Betreuung erwartet“, sagt Inhaber Andrea Michele De Falco. „Fragen etwa zu rechtlichen Themen oder zur Heizkostenabrechnung müssen wir schnell und kompetent beantworten können.“ De Falco und seine Kollegin Carolin Kellermann verwalten insgesamt 48 Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) und übernehmen als Sonderverwalter die Heiz- und Betriebskostenabrechnung für 25 zusätzliche Gebäude, darunter auch Einfamilienhäuser. Seit einigen Jahren verkauft und vermietet die AD Hausverwaltung außerdem Immobilien in der Region. 2007 stieg der heutige Inhaber De Falco in das 1992 gegründete Unternehmen ein und übernahm es drei Jahre später. Unter seiner Führung ist der Bestand in den vergangenen acht Jahren um 30 % gewachsen. „Das ist natürlich eine positive Entwicklung“, sagt De Falco. „Doch den gesamten Verwaltungsaufwand zu zweit zu stemmen, ist nicht einfach.“

Online-Verwaltung spart Zeit

Bei der Verwaltung ist das Team auf effiziente Werkzeuge und eine lückenlose Dokumentation angewiesen. Unterstützung bieten dabei die Online-Portale der Abrechnungsdienstleister. Eines davon ist das Online-Portal „Minol direct“ von Minol Messtechnik, mit dem die Weikersheimer einen Teil ihrer Objekte verwalten. Das Portal bündelt die Prozesse rund um die Heizkostenabrechnung und dient der Hausverwaltung als eine Art Schaltzentrale. Hier können De Falco und Kellermann Ablesetermine und -belege, Verbrauchswerte und Abrechnungen online einsehen und bestellen oder die für die Jahresabrechnung erforderlichen Kostenaufstellungen und Nutzerdaten eingeben. Der gesamte Datentransfer zwischen Minol und der Hausverwaltung läuft dabei elektronisch ab. „Wir können zum Beispiel Ablesewerte direkt übermitteln, Abrechnungen schneller vorbereiten und haben weniger Papieraufwand“, sagt De Falco. Die Online-Lösung spart den Weikersheimern Zeit, die sie für andere Verwaltungsaufgaben nutzen können. Und sie hilft ihnen, alles im Blick zu behalten. Ein Ampelsystem informiert über den aktuellen Status der einzelnen Vorgänge. Gerade bei WEGs ist der Zeitplan für die Heizkostenabrechnungen oft knapp bemessen, etwa wenn die Abrechnungen pünktlich zur Eigentümerversammlung fertig sein müssen. „Hier können ein bis zwei Tage Verzögerung eine große Rolle spielen. Im Online-Portal sehen wir den tagesaktuellen Stand und können die Abrechnungen direkt ausdrucken, sobald sie fertig sind“, sagt De Falco. Auch bei der internen Planung machen die Online-Services einiges einfacher. Weil De Falco und Kellermann im Portal direkt sehen, in welchen Objekten die jährliche Ablesung bereits abgeschlossen ist, können sie die Datenübermittlung dieser Liegenschaften vorziehen und so Warte- oder Leerlaufzeiten vermeiden.

Fehlerfrei abrechnen, flexible Nutzerwechsel

Was sich die Hausverwaltung früher aus E-Mails, Excel-Tabellen und Aktenordnern zusammensuchte, ist über das Portal mit wenigen Klicks abrufbar: Auf der Startseite erhält Kellermann eine Übersicht über alle Liegenschaften. Von dort aus kann sie die einzelnen Objekte anklicken und zwischen verschiedenen Anwendungen wählen. Unter „Kosten- und Nutzerdaten erfassen“ gibt sie beispielsweise die für die Jahresabrechnung erforderlichen Brennstoffkosten der Heizung, sonstige Heiznebenkosten und die aktuellen Nutzerdaten ein. Die Daten werden direkt bei der Eingabe auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft. Bei unrealistischen Zahlen, etwa bei Zahlendrehern, gibt das System sofort eine Rückmeldung. „So haben wir die Sicherheit, einwandfreie Abrechnungen zu erstellen“, sagt De Falco. „Damit können wir trotz hoher Arbeitsbelastung Qualität liefern.“ Auch Nutzerwechsel und Zwischenablesungen lassen sich mit dem Portal effizient abwickeln. Das Team hat die Möglichkeit, entweder einen Ableser anzufordern oder die Ablesung selbst zu übernehmen. Beim Auszug eines Mieters lesen entweder die Eigentümer selbst ab oder beauftragen die Hausverwaltung. Weil De Falco und Kellermann schnell vor Ort sind, wird dieser Verwaltungsservice oft genutzt. Nach der Zwischenablesung ordnet Kellermann die Werte dem entsprechenden Nutzer zu. Das Online-Portal übermittelt die Daten dann automatisch an Minol. So ist der Verwaltungsaufwand rund um die Zwischenablesung sehr gering. Besonders praktisch finden die Weikersheimer außerdem die Möglichkeit, Nutzerwechsel zu erfassen, auch wenn die Abrechnung aus dem vorigen Jahr noch nicht fertig ist. „Diese Situation haben wir sehr oft. ‚Minol direct‘ ist da flexibel und gut an unsere Vorgänge angepasst“, sagt Kellermann.

Auskunftsfähig bei Rückfragen

Stimmt meine Heizkostenabrechnung? Wa­­rum ist sie höher als im vergangenen Jahr? Ist der Abschlag für die Heizung nicht zu hoch angesetzt? So oder ähnlich lauten die Rückfragen von Eigentümern und Mietern zu aktuellen oder zurückliegenden Abrechnungen. Auch dann sind Online-Lösungen hilfreich. „Als Verwalter müssen wir natürlich jederzeit auskunftsfähig sein und im Zweifelsfall sämtliche Werte und Abrechnungen belegen können“, sagt Kellermann. Dafür nutzen die Weikersheimer die Archivfunktion von „Minol direct“. Hier sind alle Daten aus den vergangenen Jahren dokumentiert und direkt abrufbar. Kosten- und Nutzeraufstellungen, Belege für Jahres- und Zwischenablesungen oder Gesamt- und Nutzerabrechnungen kann Kellermann mit wenigen Klicks öffnen und anschließend aus­­drucken, weitergeben oder prüfen lassen. Wenn die Hausverwaltung wiederum selbst Rückfragen, etwa zu Terminen, laufenden Aufträgen oder Ablesungen hat, wendet sie sich an ihren persönlichen Ansprechpartner bei Minol. „Auch wenn bei uns mittlerweile fast alles automatisiert abläuft, greife ich bei Fragen am liebsten zum Telefon und kläre das kurz persönlich“, sagt Kellermann.

Erweiterbar und zukunftsfähig

Das Beispiel der AD Hausverwaltung zeigt, dass die Online-Portale nicht nur für große Wohnungsgesellschaften eine Lösung sind. Gerade kleine Teams sind auf Systeme angewiesen, die sich individuell an ihren Bedarf anpassen lassen. Mit „Minol direct“ können beispielsweise auch Energieausweise direkt bestellt, die Funktionsprüfung der Rauchwarnmelder und der Status der Legionellenprüfung verfolgt werden. Die Module „e-Report“ oder „e-Monitoring“ unterstützen Verwalter dabei, die Energiekosten und den Verbrauch zu analysieren – was gerade in Zeiten hoher Energiepreise immer wichtiger wird. Früher oder später wird die unterjährige Verbrauchsinformation ein Thema werden. Die Anforderungen an die moderne Immobilienverwaltung werden also weiter steigen. Mit den richtigen Online-Lösungen sind Verwalter gerüstet.