Künstliche Intelligenz

Viele Softwarehersteller für die Verwaltungsbranche werben mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Dies lässt sich nicht nur gut vermarkten, sondern vermittelt den Nutzern auch den Eindruck, an der Schwelle einer neuen Ära zu stehen. Diese Einschätzung ist auch nicht ganz falsch, denn der zunehmende Einsatz smarter Softwarelösungen revolutioniert das Verwaltergeschäft. Der andere Teil der Wahrheit ist aber auch: Von selbstständig agierenden, lernfähigen oder sogar „denkenden“ Computersystemen a lá Hollywood ist die Branche noch weit entfernt.

Was genau ist Künstliche Intelligenz?

Grundsätzlich fungiert der Begriff der Künstlichen Intelligenz als Sammelbegriff für eine maschinelle Datenverarbeitung, die auf Regeln basiert. Entgegen der visionären Vorstellung einer „autonomen Maschine“ (wissenschaftlich definiert als „Starke KI“) handelt es sich hierbei um die sogenannte „Schwache KI“. Diese Form der Künstlichen Intelligenz existiert bereits. Anhand programmierter Algorithmen ist eine derartige Softwarelösung schon heute in der Lage, gewisse Arbeitsabläufe nach dem „wenn Aktion A, dann Reaktion B-Prinzip“ selbstständig zu bearbeiten. In dieser Form hält die KI auch Einzug in die Immobilienbranche, beispielsweise in Form einer Sprachsteuerung oder als Chatbot, der Fragen zu bestimmten Themen zielgerichtet beantworten kann. Vom Einsatz eines selbstständigen „mechanischen Mitarbeiters“ sind diese Systeme freilich noch ein weites Stück entfernt, dennoch bieten sie zahlreiche Möglichkeiten, um das alltägliche Verwaltergeschäft zu vereinfachen.

Automatisierung als nächster Schritt der Digitalisierung

Mit Hilfe digitaler ERP- und CRM-Lösungen ist es Verwaltern schon seit Jahren möglich, einzelne Objekt-, Bewohner- oder Kontaktdaten nicht mehr bei jedem Vorgang händisch einzugeben, sondern die gewünschten Daten bei Bedarf per Mausklick aus einem zentralen System zu übernehmen. Durch den Einsatz der oben beschriebenen Schwachen KI lassen sich nun nicht nur die Arbeitsschritte selbst, sondern auch die Prozesse im Hintergrund straffen und vereinfachen.

Der Schlüssel liegt in der Automatisierung regelmäßig wiederholter Abläufe. Denn ein Großteil der Verwalterpraxis folgt immer wiederkehrenden Mustern. Sei es beim Einzug oder Auszug eines Mieters, der damit verbundenen Wohnungsabnahme oder -übergabe oder der Bearbeitung eines Schadensfalls. Die Muster, die hinter diesen Abläufen stehen, sind immer die gleichen. Der Eingang einer Benachrichtigung bei der Hausverwaltung, die Weiterleitung an den zuständigen Mitarbeiter, die Beauftragung eines externen Dienstleisters und so fort. Diese Prozesse lassen sich schon heute mit spezialisierten Softwarelösungen selbstständig erledigen. Damit sparen sich die Mitarbeiter Zeit und die Immobilienverwaltung gewinnt neue Kapazitäten für ihr eigentliches Alltagsgeschäft.

Individuelle Prozessketten erleichtern den Arbeitsalltag

Spezialisierte Lösungen ermöglichen es, wiederkehrende Geschäftsprozesse unabhängig von der verwendeten Verwaltersoftware zu automatisieren. Als Basis der Prozessautomatisierung dient ein simples Baukastenprinzip aus Auslösern und damit verbundenen Aktionen, die je nach Bedarf individuell zusammengestellt werden können.

So kann beispielsweise beim Eingang einer E-Mail das relevante Thema anhand eines Schlagworts identifiziert werden. Auch Antworten auf eine bereits bestehende Korrespondenz kann das System erkennen. Passend zum identifizierten Thema wird vollautomatisch ein Vorgang in der verwendeten CRM-Anwendung angelegt. Bei einer Antwort wird der bestehende Vorgang gefunden und die Mail entsprechend zugeordnet. Objekt- oder prozessbezogen wird die E-Mail automatisch im erstellten oder gefundenen Vorgang im CRM-System gespeichert. Damit die Mitarbeiter über den Eingang der E-Mail informiert sind, wird der Bearbeitungsstatus automatisch angepasst.

Ähnliche Automatisierungsketten lassen sich unter anderem im Zusammenhang mit Wohnungskündigungen, -übergaben, der Erstellung von Umlaufbeschlüssen oder der Bearbeitung von Schadensmeldungen initiieren. So ist ein modernes Verwalterprogramm zum Beispiel im Falle einer eingehenden Schadensmeldung oder einer regelmäßigen Wartung in den Wohnanlagen in der Lage, den benötigten Handwerker oder Dienstleister ohne Zutun des Verwalters selbstständig zu beauftragen.

Erfolgreiche Digitalisierung wird zum Wettbewerbsfaktor

Auch wenn die Entwicklung einer Starken Künstlichen Intelligenz, die selbstständig agiert, lernt und zu kognitiven Transferleistungen in der Lage ist, aus heutiger Sicht eine reine Zukunftsvision ist, steht fest: Die Digitalisierung des Verwaltungsalltags verändert die Branche. Durch digitale Speichermöglichkeiten und eine weitestgehend papierfreie Kommunikation wird nicht nur die Umwelt geschont, auch die Bearbeitungsprozesse werden schneller und effizienter: Sei es durch den Einsatz einer digitalen Buchhaltung, die bereits bei einer überwiegenden Mehrheit der Verwalter Verwendung findet, mit Hilfe virtueller Plattformen zur Vernetzung von Verwaltung, Kunden und Dienstleistern oder durch die Automatisierung regelmäßig wiederkehrender Abläufe im Unternehmen.

Durch die Software-gestützte Beschleunigung der Geschäftsprozesse erhalten moderne Immobilienverwaltungen einen echten Wettbewerbsvorteil gegenüber ihrer analogen Konkurrenz. Um diese Entwicklung voranzutreiben, setzen sich Unternehmen wie die Münchner Cloud Klabauter GmbH dafür ein, neue Möglichkeiten der Prozessoptimierung zu entwickeln und Verwaltern das tägliche Geschäft mit innovativen Lösungen zu erleichtern. Weitere Infos zu den Möglichkeiten der digitalen Prozessoptimierung gibt es unter www.cloudklabauter.de