Abschied vom Klemmbrett

Mobile Anwendungen sind dabei, alle Prozesse zu revolutionieren, bei denen Wohnungsunternehmen und ihre Geschäftspartner vor Ort im Bestand interagieren. Bestes Beispiel sind Wohnungsabnahmen und -übergaben. Diese Termine mobil zu managen, birgt eine ganze Reihe von Vorteilen, die eng zusammenspielen.

Da ist zum einen der Wechsel des Mediums: vom Papier zum Touchscreen. Abnahmerelevante Daten lassen sich so einfacher und wesentlich schneller erfassen und bearbeiten. Zudem ist es nachhaltig und schont die Umwelt. Doch es geht um weit mehr als die bloße Digitalisierung eines begrenzten, bislang papierbasierten Ablaufs. Entscheidend ist die Live-Verknüpfung mit dem ERP-System.

Vom Tablet direkt ins System

Ein doppelter Datenstrom macht das Tablet zum verlängerten Arm der IT im Büro. Das Gerät bezieht Informationen direkt aus der Quelle, dem ERP-System des Wohnungsunternehmens, und spielt umgekehrt die vor Ort gesammelten Daten und Fakten ohne Umweg dorthin zurück. Die Folge: wohnungsgenaue Aufgabenlisten statt ausufernder Formulare, keine zeitraubende Nachbearbeitung und am Ende mehr Qualität sowie Zeit für den Mieter und andere relevante Aufgaben.

Eine neue Art zu arbeiten

Setzt ein Bestandsverwalter mobile Technologie für Wohnungsabnahmen und -übergaben ein, ändert sich sein Tagesgeschäft grundlegend. Das beginnt mit der Vorbereitung des Termins. Im Büro erstellt der Verwalter seinen Tagesplan und bereitet die konkreten Termine vor. Anders als früher fließen in diese Vorbereitung aktuelle Daten des technischen Bestandsdatenmanagements ein.

Formulare auf Papier müssen für jede Wohnung tauglich sein und deshalb alle Varianten der möglichen räumlichen und technischen Ausstattung beinhalten. Dadurch werden sie lang und unspezifisch. Apps stellen dagegen direkt aus dem ERP-System genau die Daten zu Räumen und Ausstattung in geordneter Form bereit, die für eine spezielle Wohnung benötigt werden.

Dabei müssen sie nicht auf die abnahmerelevanten Kerndaten beschränkt sein: Auch Ausstattungsdetails können dazu gehören. Dann wird aus der reinen Übergabe ein deutlich weiter greifendes Wohnungs(daten)management: Auch die Ausstattungsinfos werden quasi „nebenbei“ im ERP-System aktualisiert, weil die Zustandsbeschreibungen wieder dorthin zurückfließen.

Dokumentieren in Wort und Bild

Raum für Raum, Element für Element und Bauteil für Bauteil kann der Verwalter so beim Treffen mit dem Mieter schnell und effizient seine wohnungsindividuelle digitale Checkliste abarbeiten. Zustände ganzer Räume oder einzelner Ausstattungselemente hält er zudem mit der Kamera seines Tablets im Bild fest. Diese Fotodokumentation wird zum fixen Bestandteil des Protokolls. Ins ERP-System überspielt, kann sie später von jedem Bearbeiter aufgerufen werden.

Das kommt auch anderen Abteilungen zu­­gute: Wohnungsabnahme und Bestandsdatenpflege in einem zu erledigen, spart allen Beteiligten Zeit und Arbeit. Anwender bestätigen das: Kirsten Hanisch arbeitet in der Vermietung der SWB-Service- Wohnungsvermietungs- und -baugesellschaft mbH in Mühlheim an der Ruhr. Ihr Unternehmen setzt seit einiger Zeit mobile Geräte für Übergaben ein. „Ein großer Vorteil für uns ist“, sagt Kirsten Hanisch, „dass wir bei Wohnungsabnahmen oder -übergaben den technischen Stamm der Wohnung, jedes einzelnen Raums, kontrollieren und aktualisieren können.“

Andere Aufgaben miterledigen

In der nahtlosen Einbindung weiterer Abläufe liegt ein Kernvorteil der digitalen Lösungen. Besonders ausgeklügelte Apps integrieren deshalb weitere Schritte und Aufgabenbereiche. So bieten beispielsweise die Mobilen Services von Aareon die Möglichkeit, noch vor Ort die Behebung gerade erst entdeckter Schäden anzustoßen. In Verbindung mit dem Service-Portal Mareon kann dieser Prozess bis hin zum konkreten Auftrag an einen Handwerksbetrieb reichen. Für unseren fiktiven Verwalter heißt das: Er kann Teilaufgaben der Instandhaltung übernehmen und sogar Abläufe jenseits der eigentlichen Wohnung miterledigen – zum Beispiel wenn er auf seinem Weg zum Termin bemerkt, dass die Haustür klemmt.

Wie weit die Integration reichen soll, muss jeder Anwender für sich entscheiden. Machbar ist schon heute mehr, als man denkt. IT-Spezialisten wie Aareon haben dabei auf Anforderungen aus der Praxis reagiert, möglichst viele Aufgaben miteinzubinden. Das ist sinnvoll, weil es Anfahrten spart und zudem spätere Bearbeitungsschritte entfallen. Da sein mobiles Gerät direkt mit den Daten aus dem ERP-System arbeitet, ist der Verwalter selbst auf ungeplante Ereignisse gut vorbereitet.

Vor Ort fundiert Auskunft geben

Spricht beispielsweise ein Mieter den Verwalter im Aufzug an, weil er eine Frage zur letzten Betriebskostenabrechnung hat, erlaubt ihm die Live-Verbindung, diesen Sachverhalt aus der Ferne im Datenbestand des Unternehmens zu recherchieren und dem Kunden sofort Auskunft zu geben. Das erspart nicht nur den Kollegen im Büro eine spätere Anfrage des Mieters. Die verbesserte Auskunftsfähigkeit ist auch ein Schritt zu mehr Kundenservice – der sich wiederum positiv auf die Mieterbindung und das Image des Vermieters auswirkt.

Viele Aufgaben – ein Weg

Ähnliches gilt für ohnehin anstehende Aufgaben, die der Verwalter auf seinem Weg miterledigen kann. Unser Verwalter etwa hat auf seinem späteren Weg zurück ins Büro einen Zwischenstopp eingeplant. In der benachbarten Wohnanlage wird er einen Blick auf den Spielplatz werfen, dessen regelmäßige Verkehrssicherheitsprüfung ansteht. Wie bei der Wohnungsübernahme kann der Verwalter auf seinem Tablet eine digitale Prüfliste abarbeiten und die Befunde ordnungsgemäß in Wort und Bild dokumentieren.

Fertig heißt fertig

Ist die Wohnungsabnahme erledigt, liegt das Abnahmeprotokoll bereits als PDF vor – auf dem mobilen Gerät wie im ERP-System. Der Mieter braucht es nur noch auf dem Tablet zu quittieren. Wenn der Mieter das will, kann sogar der Versand des Protokolls per Post entfallen. Gerade für jüngere Mieter ist es heute selbstverständlich, digital zu kommunizieren. In diesem Fall kann der Verwalter – direkt vom Tablet aus und noch vor Ort – das Übergabeprotokoll als PDF an den Mieter mailen. Ist in den Mieterstammdaten eine E-Mail-Adresse hinterlegt, braucht er dafür nicht einmal den Mieter danach zu fragen.

Die Nachbearbeitung entfällt

Auf jeden Fall ausgedient haben To-do-Listen und Notizzettel für die Nachbearbeitung am Schreibtisch. Sie entfällt völlig. Der digitale Datentransfer ersetzt das Abtippen – und beseitigt ein nicht zu unterschätzendes Fehlerpotenzial. Das ist zum einen auf Tippfehler bei der manuellen Dateneingabe zurückzuführen. Zum anderen können sich bei Papierprotokollen auch Probleme mit der Lesbarkeit ergeben. Selbst erfahrenen Verwaltern gelingt es nicht immer, genau zu entziffern, was sie sich unter Zeitdruck oder auf instabiler Unterlage notiert haben. Noch schwieriger wird es, sobald ein anderer Kollege die Erfassung im Nachgang übernimmt. Entfällt die Nachbearbeitung, gehören all diese Fehler der Vergangenheit an, und der Verwalter hat bereits mit Ende des Termins den Kopf frei für wichtigere Aufgaben – beispielsweise im Kundenservice.

Zeit gewinnen für das, was zählt

Der wesentlichste Vorteil der mobilen Wohnungsübernahme sind deshalb die Stunden und Minuten, die ein Verwalter dank der vereinfachten und präziser auf seine Aufgaben zugeschnittenen Abläufe an vielen Stellen spart. Sie summieren sich zu einem beträchtlichen Zeitgewinn – für den Verwalter selbst und, dank der von ihm miterledigten Aufgaben, auch für Kollegen in anderen Abteilungen. Aus diesen Zeitgewinnen resultieren neue Spielräume, in denen sich Verwalter wichtigen Aufgaben wie etwa im Kundenservice widmen können. Das kann zu einem deutlichen Qualitätsgewinn für Mieter und Unternehmen führen.