Das ERP der Zukunft

In vielen Wohnungsunternehmen ist die digitale Transformation angekommen. Knapp die Hälfte der Unternehmen (45 %) befindet sich in der Entwicklungs-, 32 % bereits in der Etablierungsphase (3. Digitalisierungsstudie von ZIA und EY Real Estate, 2018). Sie stellen um von aufwändigen Excel-Sheets auf IT-basierte Prozesssteuerung und halten Daten in externen Rechenzentren vor. Doch vielfach müssen Mitarbeiter immer noch mehrmals täglich zwischen verschiedenen Software-Anwendungen hin und her wechseln.

Zentrale Treiber des digitalen Wandels sind die veränderten Ansprüche und Erwartungen der Menschen in ihrem privaten und beruflichen Umfeld. Unternehmen in der wohnungswirtschaftlichen Branche haben enorme Schwierigkeiten bei der Suche nach neuen Mitarbeitern. Hinzu kommt der steigende Verwaltungsaufwand, beispielsweise durch Vorgaben zu energieeffizientem Bauen und Sanieren sowie Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung. Viele Unternehmen stellen sich die Frage, ob sie diesen Herausforderungen mit ihrer bestehenden IT-Architektur noch begegnen können.

Denn Mieter und Eigentümer fordern eine mobile und flexiblere Form der Information und Kommunikation. Und auch Mitarbeiter mit ihrem technikaffinen Lebensstil erwarten von ihrem Arbeitgeber ein modernes Arbeitsumfeld. Dazu gehören arbeitsunterstützende IT-Systeme ebenso wie mehr Flexibilität bei der Gestaltung von Arbeitszeit und -ort.

Setzen Unternehmen zum Beispiel bei Neuvermietungen auf eine webbasierte Plattform in Verbindung mit einer ERP-Software, sollte es den Mitarbeitern jederzeit geräteunabhängig möglich sein, die Besichtigungstermine zu koordinieren. Zugleich können sie auf die Ansprüche von Mietinteressenten eingehen, den Status von Bewerbungen auf einen Blick einzusehen. Der Austausch von Daten in Echtzeit erhöht die Flexibilität der Mitarbeiter – ortsunabhängig und zu jeder Tages- oder Nachtzeit. Damit wird deutlich, dass weniger die technologische Entwicklung, als vielmehr das Verlangen von Mietern, Eigentümern und Mitarbeitern nach flexiblem Zugriff die digitale Transformation in der Immobilienwirtschaft vorantreibt.

Datenzugriff zu jeder Zeit an jedem Ort

Den mobilen Zugriff auf Mieterdaten, Informationen und Dokumente ermöglichen webbasierte ERP-Lösungen. Der ausgelagerte Betrieb einer On-Premises-Software in einem Rechenzentrum erlaubt das nur bei einzelnen Anwendungen. Denn wer von externer Stelle auf ERP-Systeme in lokalen Firmennetzen zugreifen will, benötigt eine Brückentechnologie, zum Beispiel ein Virtual Private Network (VPN) oder eine vorgeschaltete App. Darunter leidet in der Regel die Performance. Webbasierte Systeme wie Haufe-FIO axera benötigen dies nicht und ermöglichen mobiles Arbeiten durch einfaches Aufrufen über den Browser von jedem internetfähigen Endgerät wie Notebook, Tablet oder sogar Smartphone.

Ist das Büro dank webbasierter ERP-Systeme erst einmal mobil, können viele Aufträge und Notfälle von überall aus geregelt werden. Beispielsweise wenn ein Mieter am Wochenende einen Wasserschaden meldet und der Verwaltungsmitarbeiter für die Regulierung auf die benötigten Dokumente und Nachrichten zugreifen möchte, indem er sich von seinem Smartphone über den Browser direkt in das webbasierte System einloggt.

Mitarbeiter erwarten modernes Arbeitsumfeld

Den Einsatz vieler technischer Hilfsmittel sind die Mitarbeiter von Wohnungsunternehmen gewohnt. Was zunimmt ist der Wunsch, Arbeitszeiten und -orte flexibel an die Bedürfnisse und die familiäre Situation anpassen zu können. So werden Geschäftsführer in Bewerbungsgesprächen immer öfter nach der Möglichkeit gefragt, von Zuhause aus zu arbeiten. 

Gerade junge Fachkräfte sind mit Apps und der Kommunikation in sozialen Netzwerken aufgewachsen. Durch den Zugang zum eigenen Arbeitsplatz über den Webbrowser von stationärem PC, Notebook oder Smartphone können private Verpflichtungen mit dem Beruf gut vereinbart werden. Bei webbasierten ERP-Lösungen wie Haufe-FIO axera ist die Arbeit im Home-Office möglich, ohne dass eine zusätzliche Software installiert und laufend aktuell gehalten werden muss. Benutzername und Account-Passwort genügen. Auch das aufwändige Mitschleppen eines Firmen-Notebooks entfällt. Somit steht auch überraschenden Arbeitseinsätzen von Zuhause oder unterwegs aus nichts mehr im Weg.

Datenübertragung in Echtzeit

Ein weiterer Vorteil webbasierter ERP-Systeme ist der Zugriff auf Daten ohne zeitliche Verzögerung. So können Geschäftsführer von Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltungen für ihr Controlling auf stets aktuelle Zahlen zugreifen – egal an welchem Ort, zu welcher Zeit und mit welchem Gerät. Aufgrund der nahtlosen Integration ist der Datenaustausch zwischen den Systemen gewährleistet unter Beachtung strengster Sicherheits- und Datenschutzanforderungen.

Bei Wohnungsübergaben können beispielsweise Bestandsdaten dank webbasiertem Zugriff direkt auf das zentrale ERP-System vor Ort aufgerufen, bearbeitet und gespeichert, Schäden fotografiert, dokumentiert und Übergabeprotokolle live ausgefüllt sowie weitergeleitet werden. Die Synchronisation der Daten erfolgt dabei in Echtzeit.

Auch wenn Wohnungsunternehmen mit Web-Tools unterschiedlicher Anbieter arbeiten, findet der Datenaustausch ohne Medienbruch und direkt dort statt, wo die Daten benötigt werden. Das mühsame Zusammenstellen mehrerer paralleler Ansichten und Fenster entfällt. Diesen Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen gewährleisten nur webbasierte Anwendungen. Verwendet das Unternehmen dagegen eine stationäre Software oder setzt auf den Betrieb von Software im Rechenzentrum, ist ein direkter Austausch von Daten nicht in Echtzeit möglich.

Datensicherheit bleibt unkompliziert

Das größte Hemmnis für die digitale Transformation in Wohnungs- und Immobilienunternehmen ist für mehr als drei Viertel der Entscheider (77 %) der Datenschutz (3. Digitalisierungsstudie von ZIA und EY Real Estate, 2018). Bei webbasierten ERP-Systemen werden die Daten nicht auf Servern im eigenen Haus vorgehalten.

Die Anbieter greifen auf ein Hosting in Hochsicherheits-Rechenzentren in Deutschland zurück – sämtliche Verträge unterliegen deutschem Recht und garantieren optimalen Datenschutz. Die Verantwortung für die Sicherheit der Daten liegt beim Anbieter der Software. Entsprechend umfangreich und ausgereift sind die Sicherheitsmaßnahmen und Ausfallsysteme – Anforderungen, die Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltungen in Eigenregie heute kaum mehr stemmen können.

Aufgrund der Möglichkeit, weitere Web-Lösungen einfach, schnell und günstig anzuschließen und zu integrieren, bieten webbasierte ERP-Systeme die größtmögliche Offenheit für künftige technologische Entwicklungen. Das kann das tagesaktuelle Ablesen des Energieverbrauchs für Mieter sein, die Warnmeldung bei plötzlich auftretenden Stromspitzen auf das Handy oder die Wohnungsbesichtigung mit einer VR-Brille.