Agile IT ist für die Digitalisierung entscheidend

Der Grad der Digitalisierung wächst. Seit Jahren liegen in den meisten Immobilienunternehmen alle relevanten Daten vor. Jeder verwaltet seine Einheiten in ERP-Systemen, bucht elektronisch und setzt auf digitalen Zahlungsverkehr. Immer mehr Unternehmen haben mittlerweile erkannt, welche weiteren Chancen sich bieten, und beschleunigen den Digitalisierungsprozess, um ihre Wertschöpfungsketten zu verbessern. In dieser zweiten Phase der digitalen Transformation geht es darum, Systeme durchgängig zu vernetzen. Mobile Services, Mieter-, Handwerker- und Vertriebsportale bieten Ansätze, effizienter zu werden und sich im Wettbewerb zu profilieren.

Die dritte Ära der Digitalisierung

Nun stehen neue Technologien vor dem Durchbruch: Big Data, KI, Machine Learning, Virtual Reality und das Internet der Dinge werden weitere riesige Datenmengen liefern. Die Zyklen der Entwicklung sind mittlerweile so kurz, dass sich Anforderungen an die IT-Ausstattung stetig ändern. Steigende Ansprüche an die Geschwindigkeit, mit der Daten verarbeitet und übertragen werden, tun ein Übriges. Mittelfristig zu planen, reicht da nicht mehr. An der Schwelle zur nächsten Ära der Digitalisierung wird Agilität erfolgsentscheidend – auch in der IT.

Warum Cloud und Digitalisierung so gut zusammenpassen

Klassische IT-Infrastruktur und Betriebsmodelle stoßen hier schneller an die Grenzen. Für die digitale Transformation sind sie in der Regel zu träge. Cloud Services dagegen sind agil. Damit entsprechen sie der hohen Dynamik in Technologie und Management – und werden zum Motor der Digitalisierung. Wo früher für neue Abläufe und Strukturen erst neue Technik installiert werden musste, kommt die Cloud ohne langen Vorlauf für Entwicklung und Implementierung aus. In der Cloud können Unternehmen Leistungsspitzen abfedern, Rechenleistung, Speicherplatz und Anwendungen bedarfsgenau skalieren und in Echtzeit abrufen. Für die Anpassungsfähigkeit ist das entscheidend.

„Wir begleiten Immobilienunternehmen seit Jahren auf ihrem Weg in die digitale Welt. Cloud Services unterstützen sie dabei, die Potenziale der Digitalisierung zu heben“, bestätigt Dr. Wolfram Wirth, beim IT-Dienstleister Aareon zuständig für das Outsourcing Solution Management, und fügt hinzu: „Die Cloud ebnet unseren Kunden den kürzesten Weg, neue Geschäftsmodelle zu realisieren und sich so am Markt zu profilieren.“ Cloud Computing hat sich deshalb in Deutschland etabliert: Laut einer IDC-Studie nutzen bereits zwei von drei Unternehmen das Angebot; noch mehr, nämlich 80 Prozent, sagen: Das ist die Zukunft.

Den Kopf frei für zukunftsträchtige Aufgaben

Sich an immer neue Gegebenheiten anzupassen, verlangt ein IT-Team, dessen Zeit und Kraft nicht durch Alltagsarbeiten aufgezehrt wird. Kabel ziehen, Geräte einschrauben und Patches einspielen sind keine zeitgemäßen Aufgaben für oft hochdotierte IT-Fachleute. Sie sollten besser den Change-Prozess gestalten. Als hauseigene Experten kennen sie das Unternehmen und seine Prozesse genau, sind technik- und innovationsaffin und damit prädestiniert, die individuelle digitale Roadmap umzusetzen und als Botschafter die Belegschaft in die Transformation mitzunehmen.

Schon eine klassische IT-Auslagerung hatte für Immobilienunternehmen den Vorteil, dass sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, die Komplexität der IT-Infrastruktur reduzieren und personelle Ressourcen anderweitig nutzen konnten. Die Cloud potenziert diese Vorteile. Cloud Services entlasten IT-Mitarbeiter, die nun die gewonnene Zeit als Treiber der digitalen Strategie investieren können. In Zeiten, in denen es immer schwerer wird, qualifizierte Fachkräfte zu rekrutieren, ist das umso wichtiger.

Finanzplanung ohne Risiken

Cloud Services minimieren zugleich Risiken – in mehr als einer Hinsicht. IT-Leistungen auszulagern, ist nicht nur effizienter, sondern auch günstiger. Die langfristige Kapitalbindung entfällt. IT-Kosten lassen sich besser planen, weil Servicequalität und Preise klar vertraglich vereinbart sind. Das macht den finanziellen Aufwand kalkulierbar und transparent – ganz im Sinne auch von Aufsichtsorganen und Wirtschaftsprüfern. Investitionsrisiken, die Inhouse-Lösungen bergen, sind dabei noch gar nicht berücksichtigt.

Ohne Verfügbarkeit und Performance geht gar nichts

Fällt die IT aus, kann heute keiner mehr arbeiten. Auch hier kann die Cloud Risiken ausschalten. Denn professionelle Rechenzentren werden von Anbietern wie Aareon betrieben, die in Sachen Sicherheit zertifizierte Profis sind. Sie können in der Regel ganz anders agieren als ein Immobilienunternehmen, das eine so komplexe Materie außerhalb des Kerngeschäfts mit hohen Kosten selbst stemmen muss. Das hat die Einsicht gestärkt, dass die Cloud sicherer ist als der Server im Haus. Doch Cloud ist nicht gleich Cloud. Entscheidend für die Sicherheit bleibt, welcher Anbieter dahintersteht und wo die Daten verarbeitet werden.

Was heute State of the Art ist, zeigt ein Blick ins Aareon Rechenzentrum in Mainz. Mehr als 130 Fachleute gewährleisten hier rund um die Uhr einen stabilen IT-Betrieb. Dank eigener Strom- und Notstromversorgung ist das Zentrum völlig autark. Zugang erhält nur, wer eine Zugangskarte hat und sich auch biometrisch identifizieren kann. Batterien von Gasflaschen stehen bereit, um im Brandfall die Räume mit Argon zu fluten. Das Edelgas würde Flammen im Nu ersticken – ohne Löschwasserschäden. Zudem spiegelt Aareon das komplette Rechenzentrum georedundant in einem zweiten Zentrum in Wiesbaden.

Bedarfsgenaue Entlastung

Unfälle und Bedrohungen von außen sind aber nur ein Aspekt. Ein anderer ist die Technik selbst. Beim Cloud Service trägt Aareon das Risiko für die Hardware, erneuert laufend Server und Geräte, ist für Wartung und Datensicherung verantwortlich, kümmert sich um Virtualisierung, Betriebssysteme und Middleware und administriert Datenbanken und Applikationen – alles Risiken und Aufgaben, die das Unternehmen sonst selbst bewältigen müsste. Damit steht die Cloud für eine operative Entlastung bei allen dauerhaften und wiederkehrenden Vorgängen der Server-IT: vom Einspielen neuer Patches für Microsoft Windows bis zum Anlegen neuer User.

Mehr noch: Aareon bietet sogar den digitalen Workplace an. Anwendungen wie Microsoft, Office Word, Excel oder Outlook laufen dabei nicht mehr lokal auf dem Endgerät, sondern auf einem Terminal Server im Rechenzentrum. Der Vorteil: Über eine WAN-Verbindung zwischen Nutzer und Rechenzentrum fließen nur noch Tastatur-, Maus-, Bildschirm- und Druckdaten. Das erhöht die Sicherheit, weil vor Ort gar keine Geschäftsdaten mehr gespeichert sind. Nicht einmal der Diebstahl eines Rechners führt damit zu einem meldepflichtigen Datenschutzvorfall. Und weil die sonstigen Serversysteme des Unternehmens im Zentrum nahe bei den Terminal Servern platziert sind, steigen Datenbereitstellungszeit und Performance.

Mit einem digitalen Workplace lässt sich der Geschäftsbetrieb selbst dann aufrechterhalten, wenn der eigene Standort durch Stromausfall, Feuer, Wasser oder andere Unfälle schließen muss. Die Mitarbeiter können via Notebook alle IT-gestützten Aufgaben auch anderswo erledigen.

Aus Verantwortung für Umwelt und Klima

Nachhaltigkeit und ökologischer Fußabdruck werden in der Klimadebatte für Unternehmen immer relevanter. Auch da punktet die Cloud: Mit einem PUE-Wert von 1,25 ist das Aareon-Rechenzentrum äußerst energieeffizient. PUE steht für „Power Usage Effectiveness“. Die Kennzahl setzt die im Zentrum verbrauchte Energie ins Verhältnis zur Energieaufnahme der Rechner. Die werden übrigens nur mit Ökostrom betrieben. Ihre Abwärme unterstützt im Winter die Gebäudeheizung und wird im Sommer geothermisch gespeichert.

Ein Maximum an Datenschutz und -sicherheit

Genauso wichtig wie die Ausfallprävention ist der Datenschutz. Neue Regulierungen, das hat die DSGVO bewiesen, stellen jede Bestands-IT vor Aufgaben, die nur mit erheblichem Zeitaufwand zu bewältigen sind. Traditionelle Firewalls und Malwarefilter jedenfalls bieten keinen ausreichenden Schutz vor heutigen Cyber-Angriffen. Die Immobilienbranche verwaltet hochsensible persönliche Daten. Mieter erwarten deshalb, dass ihre Daten beim Vermieter so geschützt sind wie bei ihrer Bank. Welchem Cloud-Betreiber man die Daten seiner Kunden anvertraut, will also wohlüberlegt sein. Regelkonformität, Zertifizierungen und die Expertise des Anbieters liefern entscheidende Hinweise.

Datenverarbeitung bleibt eine Frage des Vertrauens. Niemand weiß das besser als der Marktführer Aareon. Das Aareon Rechenzentrum wird nach den besonders strikten deutschen Datenschutzrichtlinien betrieben. Alle Daten bleiben stets innerhalb der Staatsgrenzen. Das ist wichtig, weil etwa Server in den USA nicht den europäischen Datenschutzbestimmungen unterliegen. „Mit Regelkonformität alleine geben wir uns aber nicht zufrieden. Regelmäßig stellen externe Hacker in unserem Auftrag unsere Netzwerke, Portale und Systeme auf die Probe“, betont Mario Werner, Direktor Group IT-Services bei Aareon.

Den Erfolg kann Aareon schwarz auf weiß belegen. Das Rechenzentrum ist mehrfach zertifiziert, unter anderem nach PS-951nF, dem anerkannten Standard des Wirtschaftsprüferverbands IDW. Audits bestätigen diese Zertifizierungen immer wieder. Sicherheit, die überzeugt: Mehr als 1.000 Unternehmen aus der Immobilienwirtschaft und anderen Branchen nutzen heute das Aareon Rechenzentrum, darunter an die 300 von außerhalb Deutschlands.

Die Zahl dürfte weiter steigen. „Um eine digitale Agenda umzusetzen, wird die Cloud zu einem relevanten Erfolgsfaktor“, meint Dr. Manfred Alflen. Die Gründe liegen für den Vorstandschef von Aareon auf der Hand: „Cloud Services erschließen klare Mehrwerte. Sie minimieren Risiken in Sachen Ausfall-, Daten- und Investitionssicherheit, bringen Unternehmen in puncto Compliance voran und schaffen nicht zuletzt Handlungsspielräume, indem sie die IT-Mitarbeiter entlasten. Damit ebnet die Cloud den Weg für eine IT, die so agil ist, wie das Management, das Wohnungsunternehmen im digitalen Zeitalter zum Erfolg führt.“