Effizienter verwalten

Im November 2011 hat die Genossenschaft auf die Software-Generation immotion.NET der Bremer GAP Group umgestellt. 6000 ak­tive Mitglieder, 4800 Wohneinheiten und 7500 Instandhaltungsauf­träge wollen schließlich professionell gemanagt werden.

Anlass war die grundlegende Anpassung der Entwicklungsplattform an den modernen Microsoft­standard sowie die Einführung der neuen Module „Grundstückswesen“ und „Bestandsmanage­ment“. Patricia Hecker, Netzwerkadministratorin und verantwortlich für die Softwareumstellung von immotion 2.0 auf immotion.NET, und Vorstands­mitglied Heinz-Dieter Backhaus waren sich damals sicher: „Das ist unsere Lösung.“ Denn, so Hecker: „Die Plattform ist nach dem modernsten Stand der Technik programmiert und verfügt über neue Funktionalitäten wie Grundstückswesen und Bestandsmanage­ment.“ Features, die sinnvoll und hilfreich seien. 

Seit 2012 nun ist die Software im Einsatz. Rund 30 Mitarbeiter aus den Abteilungen Vermietungsmanagement, Mit­glieder­betreuung, Finanzbuchhaltung und Technik arbeiten abteilungsübergreifend mit der neuen Client­oberfläche. „Die Kollegen haben sich schnell an die teils modifizierte Struktur gewöhnt.“ Alle relevanten Funktionen sind nach wie vor im System vorhanden, teilweise verändert und neu positioniert, lassen sich je­doch schnell wiederfinden und dank der gewohnten Office-Anmutung intuitiv bedienen.

Der Schu­lungsaufwand für die Mitarbeiter hielt sich mit zwei Tagen in Grenzen. Die WGH ging auch hier prag­matisch vor: Sie schulte die Kollegen nach Aufgabengebieten und Schulungs­inhalten getrennt. Das sparte vor allem Zeit, aber auch Kosten und trug zur Motivation und gleichzeitig zur Akzeptanz von immotion .NET im Unternehmen bei.

Fehlerfreier Datenimport

Die technische Umstellung wurde inhouse vorgenommen, verlief unspektakulär und war schnell erledigt. „Was unter anderem auch daran lag, dass wir bereits im Vorfeld der Migration auf den notwendigen Microsoft SQL-Server 2008 umgestellt hatten“, erklärt Hecker. So konnte das Gesamt-Datenvolumen von 7 GB problemlos an einem einzigen Tag überspielt werden. „Der Import der Daten war fehlerfrei und alle Daten waren sofort verfügbar. Die von uns gefahrenen Soll­stel­lun­gen und Listen der Mitglieder- und Kontenverwaltung wiesen keine Differenzen auf.“

Für die WGH-Herrenhausen ein gewohnt zufriedenstellendes Ergebnis. Denn die Erfahrungen der 1903 gegründeten Genossenschaft mit der GAP Group und ihren wohnungswirtschaftlichen Soft­warelösungen, z.B. mit dem Handwerkerportal oder dem CRM-Modul/Vorgangsbearbeitung, sind langjährig.

Hecker: „Die Philosophie der GAP Group, ihre Softwarelösungen frühzeitig auf den neuesten Stand der Technik zu bringen und ihren Kunden somit Investitionssicherheit und Wettbewerbsfähigkeit zu bieten, schätzen wir sehr.“

Zusammen mit dem Vorstand treibt sie die Modernisierung der Unternehmens-IT voran. Hecker weiß um die Schnelllebigkeit technischer Produkte und Lösungen: „Wir müssen hier am Ball bleiben, sonst sind wir im Markt schnell abgehängt.“

Vor diesem Hintergrund hat die WGH-Herrenhausen die Einführung von immotion.NET zum Anlass genommen, sowohl eine neue Hardware als auch die Virtualisierung der Server unter VMWare im Unternehmen einzuführen. Planung und Umsetzung verliefen bewusst und gewollt in drei Schritten:

1. Zuerst wurde die neue Hardware angeschafft und die bestehenden alten physika­lischen Server in virtuelle Server konvertiert.

2. Anschließend wurde die immotion 2.0-Datenbank vom alten Microsoft SQL-Server 2005 unter dem Betriebssystem Windows Server 2003 R2 auf den neuen Microsoft SQL-Server 2008 unter Windows Server 2008 R2 konvertiert.

3. Zwei Monate später: Das Software-Upgrade .NET wird als Clientlösung auf den PCs instal­liert und die Daten ein weiteres Mal entsprechend der Anforderungen von immotion.NET konvertiert.

Die 3-Stufigkeit der Vorgehensweise in der Hannoveraner Wohnungsgenossenschaft sollte Fehlkon­figurationen und Fehlerkaskaden ausschließen. „So gingen wir sicher, dass eventuell auftretende Fehler bei der Datenmigration auf immotion.NET ausblieben.“ Mit Erfolg: Das System läuft seit Einführung im Unternehmen stabil. Patricia Hecker und der Vor­stand sind zufrieden.