Einheitlich abrechnen bei unterschiedlicher Messtechnik

Um die Kosten für Heizung und Warmwasser für alle Bewohner nachvollziehbar abzurechnen, müssen Verwalter und Vermieter einiges beachten – vor allem, wenn es Unterschiede in der Art der Beheizung oder der Messtechnik gibt. Dann lassen sich die Verbrauchswerte der Einheiten nicht einfach miteinander vergleichen und abrechnen. Abhilfe schafft in solchen Situationen die Aufteilung des Wärmeverbrauchs in homogene Nutzergruppen mit einer entsprechenden Vor- und Unterverteilung der Kosten.

Wann sind Vorverteilungen notwendig?

Laut Heizkostenverordnung (§5, Absatz 2) sind Vorverteilungen bei unterschiedlicher Messtechnik verpflichtend. Ein Beispiel sind Wohnungen mit Fußbodenheizungen – hier wird der Wärmeverbrauch mit Wärmezählern gemessen – und Wohnungen mit Heizkörpern, bei denen Heizkostenverteiler zur Verbrauchserfassung eingesetzt werden. Der jeweilige Wärmeanteil der Einheiten mit Wärmezählern und der Einheiten mit Heizkostenverteilern muss deshalb zunächst gesammelt gemessen werden – erst dann können die Kosten auf die einzelnen Einheiten weiterverteilt werden.

Technisch sind Vorverteilungen auch immer bei unterschiedlichen Zonenregelungen notwendig, also wenn beispielsweise für einen Teil der Einheiten andere Vor- und Rücklauftemperaturen gelten als für einen anderen. Auch wenn die gemeinsame Wärmeversorgung sowohl aus Einrohr- als auch Zweirohrheizungssystemen besteht, müssen die Kosten vorverteilt werden. Das liegt daran, dass bei der Wärmeverteilung mit Einrohrheizungen systembedingt mehr Wärme ungemessen an das Gebäude abgegeben wird als bei Zweirohrheizungen. In vielen Fällen ist es auch kaufmännisch sinnvoll, Teile einer Liegenschaft voneinander abzugrenzen, auch wenn Messtechnik und Wärmeversorgung identisch sind. Ein Beispiel ist die Abrechnung von Wohnungen sowie Gewerbeeinheiten in einem Gebäude. Eine Vor- und Unterverteilung der Kosten für Heizung und Warmwasser schafft mehr Transparenz, wenn in gemischten Anlagen der Gewerbeanteil sichtbar für die Wohnungsmieter separat ermittelt werden kann.

Die Erfahrung zeigt, dass Mieter in Wohnbereichen oft befürchten, dass ihnen die gemeinsame Abrechnung mit Gewerbenutzern Nachteile bringen könnte. Dies ist zwar abrechnungstechnisch nicht der Fall, lässt sich aber erst durch eine Vorverteilung für Wohnen und Gewerbe zweifelsfrei darstellen.

In einheitliche Gruppen einteilen

Um die Voraussetzung für eine Vorverteilung zu schaffen, müssen Vermieter und Verwalter die Aufteilung der Einheiten ihrer Liegenschaft in entsprechende Nutzergruppen veranlassen, um deren Energieverbrauch zu ermitteln. Unterstützung bekommen sie dabei vom Messdienstleister, der auch für die Heizkostenabrechnung zuständig ist. Bestenfalls wird dieser schon in der Planungsphase einbezogen, um ein funktionierendes und wirtschaftliches Messkonzept zu erarbeiten.

Wichtig ist, dass alle Mitglieder einer Nutzergruppe die gleichen Messgeräte zur Verbrauchserfassung haben. So wären beispielsweise alle Nutzer mit Fußbodenheizungen in einer Gruppe, alle Nutzer mit Heizkörpern in einer weiteren und Gewerberäume mit raumlufttechnischen Anlagen schließlich in einer dritten. Nur mit einer solchen Vorverteilung ist sichergestellt, dass die Verbrauchswerte zwischen den Gruppen einheitlich, vergleichbar und abrechnungsfähig sind.

Damit die Kosten nachvollziehbar an die einzelnen Nutzergruppen vor- und unterverteilt werden können, sind zwei Abrechnungsschritte nötig: Als erstes wird der Anteil der Gruppen am Gesamtenergieverbrauch mit Wärmezählern ermittelt. Anhand der Messergebnisse dieser Vorerfassung ermittelt der Abrechnungsdienstleister die Gesamtheizkosten jeder Gruppe. Für die Vorverfassung eignen sich am besten Ultraschallzähler mit Funkübertragung, weil sie verschleißfrei arbeiten und bestens auf sprunghafte Änderungen der Heizwassertemperatur reagieren. Damit die Abrechnung fachlich korrekt und rechtlich sicher ist, benötigt jede Nutzergruppe ihren eigenen Wärmezähler. Den Verbrauch nur einer Gruppe mit einem Wärmezähler zu messen und bei der anderen die Summe aller Unterzähler als Gruppenverbrauch anzusetzen, ist ein häufiger Planungsfehler aus falsch verstandener Sparsamkeit. Eine solche Vorerfassung per Differenzmessung ist laut BGH-Urteil (2008, VIII ZR 57/07) nicht zulässig.

Nur wenn für jede Gruppe ein Gruppenzähler installiert ist, sind die Messergebnisse direkt miteinander vergleichbar und können in die weitere Abrechnung einfließen. Erst im zweiten Schritt werden die in der Vorerfassung ermittelten Kosten pro Gruppe an die einzelnen Einheiten unterverteilt.

Den passenden Verteilerschlüssel wählen

Wie und wann welche Kosten umgelegt werden, legt der Verteilerschlüssel fest, der Verbrauchs- und Grundkosten in Bezug zueinander setzt. Für die Wahl des richtigen Verteilerschlüssels bei der Vor- und Unterverteilung gibt es zwei Möglichkeiten: Wenn die Abrechnungsbereiche miteinander vergleichbar sind – also gleichartig genutzt werden – dann sollten Grundkosten immer in die Abrechnung einfließen – bestenfalls im Verhältnis von 50 % Grundkosten zu 50 % Verbrauchskosten. Heizanlagen sind typischerweise so ausgelegt, dass genug Wärme zur Verfügung steht, um auch am kältesten Wintertag alle Räume beheizen zu können. Bei Verzicht auf eine Grundkostenabrechnung würden Verbrauchergruppen mit extrem geringem Verbrauch zwar den Vorzug der Wärmebereitstellung genießen, dafür aber nichts bezahlen. Sind die einzelnen Abrechnungsbereiche aber nicht vergleichbar, bleibt in der Vorerfassung nur die Vorverteilung der Heizkosten nach dem reinen Verbrauch. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn der Energieverbrauch für das Warmwasser als eigene Nutzergruppe definiert wurde. Dann gibt es keine einheitlichen Grundflächen, die in die Abrechnung einfließen könnten. Generell muss in der Vorverteilung nicht derselbe Verteilerschlüssel genutzt werden wie in der Unterverteilung. Zu empfehlen ist dennoch die einheitliche Feststellung der Grundkosten schon in der Vorverteilung, sodass keine irritierenden Unterschiede zur Unterverteilung entstehen können.

Fazit

Vor- und Unterverteilungen in der Heizkostenabrechnung trennen die Verbräuche nach Nutzergruppe auf, schaffen so Transparenz für die Bewohner und sind damit auch ein Vorteil für Vermieter und Verwalter. Weil sie sehr spezielle Abrechnungssituationen voraussetzen, sind Vor- und Unterverteilungen bei Heizkostenabrechnungen eher selten: Ihr Anteil am Gesamtbestand beträgt nur etwa vier Prozent.

Weil sie messtechnisch, logisch und rechnerisch sehr komplex sind, ist der Aufwand bei der Messausstattung und Abrechnung für Vermieter und Verwalter höher und auch für Mieter und Eigentümer ist eine solche Heizkostenabrechnung nicht unbedingt intuitiv verständlich. Damit sie dennoch nachvollziehbar und transparent ist, sollten Vermieter und Verwalter alle Abrechnungsschritte darstellen. Dabei helfen auch professionelle Messdienstleister wie Minol, die Abrechnungen mit Vor- und Unterverteilungen übersichtlich gestalten.