Bei Nutzerwechsel richtig abrechnen

Pro Jahr zieht etwa jeder zehnte Deutsche um. Für Vermieter und Verwalter bedeutet das einiges an Aufwand. Eine ihrer wichtigsten Aufgaben ist die korrekte Aufteilung der Heiz- und Wasserkosten zwischen dem alten und neuen Nutzer. Nur sehr selten fällt der Wohnungswechsel auf die sowieso fällige turnusmäßige Hauptablesung des Gebäudes. Somit stellen sich folgende Fragen:

Wo ist die Abrechnung beim Nutzerwechsel geregelt?

Es gilt § 9b der Heizkostenverordnung (HKVO) in der letzten Fassung vom 1. Januar 2009.

Wie werden die Verbrauchkosten verteilt?

„Bei Nutzerwechsel innerhalb eines Abrechnungszeitraumes hat der Gebäudeeigentümer eine Ablesung der Ausstattung zur Verbrauchserfassung der vom Wechsel betroffenen Räume (Zwischenablesung) vorzunehmen“, heißt es in § 9b. Eine Zwischenablesung ist also prinzipiell erst mal Pflicht. Bei Heizkörpern werden die Heizkostenverteiler und bei Fußbodenheizungen die Wärmezähler in der Wohnung abgelesen, dazu die Warm- und Kaltwasserzähler zum Beispiel in Küche und Bad.

Folgende Ausnahmen gibt es: wenn eine Zwischenablesung nicht möglich ist oder wenn sie zum Zeitpunkt des Nutzerwechsels aus technischen Gründen zu ungenau ist – was zum Beispiel bei Verdunstungs-Heizkostenverteilern der Fall wäre –, oder wenn im Mietvertrag etwas anderes vereinbart wurde. In diesen Fällen werden die gleiche Verfahren der Verbrauchstrennung auf Vor- und Nachmieter gewählt wie bei den Grundkosten.

Wie werden die Wärme-Grundkosten verteilt?

Nicht alle Kosten in der Heizkostenabrechnung werden nach Verbrauch verteilt. 30 bis 50 Prozent sind verbrauchsunabhängige Grundkosten, je nachdem, welcher Verteilerschlüssel für die Abrechnung gilt. Die Grundkosten für Wärme können nach Gradtagzahlen oder zeitanteilig, also 1/12 der Kosten pro Monat, aufgeteilt werden. In der Praxis werden fast immer Gradtagzahlen verwendet. Sie sind das Maß für den Wärmeverbrauch in der Heizperiode. Dabei wird jedem Tag ein bestimmter Promilleanteil am gesamten Heizbedarf eines Jahres zugeordnet.

Wie werden die Warmwasser-Grundkosten verteilt?

Grundkosten für Warmwasser werden zeitanteilig auf Vor- und Nachnutzer verrechnet. Denn im Unterschied zu den Wärmekosten hängt der Warmwasserverbrauch nicht von den Außentemperaturen und der Jahreszeit ab, sondern verteilt sich recht gleichmäßig über das ganze Jahr.

Wer ist für die Zwischenablesung zuständig?

Zuständig ist der Gebäudeeigentümer – eine Selbstablesung durch den Nutzer ist vom Verordnungsgeber somit nicht vorgesehen. Eigentümer oder deren Beauftragte können bei Nutzerwechseln die Zwischenablesungen selbst vornehmen oder den Abrechnungsdienstleister damit beauftragen. Moderne elektronische Heizkostenverteiler sind ebenso wie Wärme- und Wasserzähler mit digitalen Anzeigen auch von Laien einfach ablesbar, sodass kein Dienstleister extra anreisen muss, das spart zudem Kosten. Am einfachsten und am wenigsten fehleranfällig ist es, wenn der Eigentümer oder Verwalter selbst abgelesene Werte ins Online-Portal des Dienstleisters übermittelt, weil hier die Daten automatisch auf Plausibilität überprüft werden.

Wer zahlt die Zwischenablesung?

Wird ein Messdienstleister mit der Zwischenablesung beauftragt, kann der Vermieter diese Kosten nicht grundsätzlich auf die vom Auszug betroffenen Mietparteien umlegen. Laut einem BGH-Urteil handelt es sich um Verwaltungskosten, die vom Vermieter zu tragen sind (BGH, Urt. v. 14.11.2007, AZ: VIII ZR 19/07), außer wenn im Mietvertrag etwas anderes vereinbart wurde.

Warum sind Verdunstungs-Heizkostenverteiler ein Sonderfall?

Heizkostenverteiler, die nach dem Verdunstungsprinzip arbeiten, sind rechtlich zugelassen, sofern diese nach 1981 eingebaut wurden. Technisch gesehen ist das System aber veraltet. Weil Verdunstungsgeräte kein Klartext-Display haben, sind sie in der Regel nur für Fachleute ablesbar. Es würden also Kosten anfallen, weil der Messdienstleister extra zur Zwischenablesung anreisen muss.

Aus fachlicher Sicht ist eine Zwischenablesung bei Verdunstungs-Heizkostenverteilern aber selten sinnvoll. Der Grund ist die sogenannte Kaltverdunstung, also der Teil der Flüssigkeit, der in den Sommermonaten, wenn nicht geheizt wird, verdunstet. Um diese Kaltverdunstung übers Jahr auszugleichen, sind die Glasröhrchen über die Skala hinaus befüllt. Bei einer Zwischenablesung im Laufe der Abrechnungsperiode gerät dieses Prinzip durcheinander.

In den meisten Fällen ist es deshalb zweckmäßig, auf eine Zwischenablesung der Verdunstungsgeräte zu verzichten und die Kosten nach Gradtagzahlen zu trennen. Das ist im Sinn der Heizkostenverordnung zulässig, für Mieter aber manchmal schwer nachvollziehbar. Das spricht für die Modernisierung der Messtechnik. Verdunstungsgeräte sollten durch elektronische Heizkostenverteiler ersetzt werden, bei denen eine Zwischenablesung für jedermann problemlos möglich und fachlich sinnvoll ist. Das macht die Abrechnung transparenter und beugt Rückfragen und Diskussionen vor.

Hat der Mieter ein Recht auf eine Zwischenabrechnung?

Manchmal wollen ausziehende Mieter nicht auf die Schlussrechnung warten und bestehen darauf, sofort eine Abrechnung für ihren Anteil zu bekommen. Eine solche Zwischenabrechnung wäre jedoch sehr aufwändig und teuer. Denn der Messdienstleister braucht für den Abrechnungszeitraum zum einen die Brennstoff- und Nebenkosten, zum anderen die Ablesewerte des gesamten Gebäudes und nicht nur der einzelnen Wohnung.

Laut Heizkostenverordnung ist die Heizkostenabrechnung derzeit nur einmal jährlich vorgeschrieben. Der Eigentümer hat dafür maximal ein Jahr nach Ende der Abrechnungsperiode Zeit. Mieter haben also kein Recht auf eine Zwischenabrechnung sofort nach Auszug aus der Wohnung.