Elektronische Rechnung – eine lohnende Investition

Lange Durchlaufzeiten bei Rechnungen von Geschäftspartnern, Fehler bei der manuellen Erfassung von Rechnungsdaten, Kostendruck – all das sind Probleme, die sicher in vielen Immobilienunterneh­­men ein Thema sind. Obwohl die Un­­ter­­nehmen im heutigen Zeitalter der Kom­­munikation überwiegend per Telefon und E-Mail kommunizieren, werden bisher nur 5  % des Rechnungsverkehrs digital abgewi-ckelt. Dabei birgt gerade die Umstellung auf elektronische Rechnungslegung hohes Potenzial zur Steigerung der Prozesseffizienz und Kos­­tendreduktion.

Zeit und Kosten sparen bei hoher Qualität

Je nach Tiefe der Bearbeitungsstufen, der Ausprägung des Prozesses sowie der Unternehmensstruktur kann durch die elektronische Erfassung und Archivierung von Rechnungen eine Zeitersparnis von 40 % bis 70 % erreicht werden. Da die Fehlerquelle der manuellen Erfassung entfällt, steigt zudem die Prozessqualität. Alle Rechnungen laufen direkt in das ERP-System, jeder Schritt im Vorgang wird vom System lückenlos überwacht. Die korrekte Verarbeitung und Vollständigkeit der Dokumente stellt das System anhand einer Reihe formaler Prüfkriterien sicher.

Dass durch die digitale Rechnungsverarbeitung erhebliche Kosteneinsparungen möglich sind, belegen auch unabhängige Untersuchun­gen von Bearing Point und DB Research. Über die gesamte Prozesskette – von der Rechnungserstellung bis zur Zahlungsanweisung – lassen sich die typischen Verarbeitungskosten pro Rechnung mindestens halbieren.

Zunehmend interessieren sich die Geschäftspartner von Immobilienunternehmen wie Versorger, Entsorger und Wärmemessdienste für die Nutzung von elektronischen Rechnungsservices. Den Rechnungsstellern bietet sich der Vorteil, durch einmalige Anbindung eine Vielzahl von Immobilienunternehmen gleichzeitig zu bedienen und damit ebenfalls Zeit und Kosten zu sparen. So ergeben sich Vorteile für beide Seiten.

Einführung leicht gemacht

Bei der Umstellung von der manuellen auf die elektronische Rechnungsverarbeitung können externe Dienstleister sowie Anbieter der Sys­­teme professionell unterstützen. Diese übernehmen alle intern notwendigen Anpassungen und falls notwendig die Bereitstellung der Schnittstellen. Im Anschluss fließen die Daten aus dem ERP-System des Rechnungsstellers ohne manuellen Aufwand direkt in das Rechnungseingangsbuch des Immobilienunternehmens. Abschläge und geänderte Beträge in Rechnungen von Ver- und Entsorgern werden dabei automatisch übernommen. Das spart Immobilienunternehmen weiteren ma­­nuellen Aufwand, nicht nur in der Rechnungsbearbeitung, sondern auch in angrenzenden Verarbeitungsschritten. Die Basis für das Liquiditätsmanagement ist damit stets aktuell.

Gesetzeskonform und zukunftssicher

Bisher sieht das Umsatzsteuergesetz den Rechnungsempfang in Papierform vor. Das schließt die digitale Übersendung von Rechnung jedoch nicht aus. Es bedeutet aber,  dass Unternehmen in Deutschland dabei die folgenden Vorschriften beachten müssen, um bei ihrem Finanzamt die Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen zu können:

1. Notwendigkeit der digitalen Signatur (§ 2 Nr. 3 SigG)

2. Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit der Rechnung (§ 14 Abs. 3 UStG)

3. Zustimmung des Rechnungsempfängers zur digitalen Übersendung (§ 14 Abs. 2 UStG)

4. Revisionssichere Archivierung: Aufbewahrungsfristen (§ 14 b Abs. 1 UStG und § 257 HGB), Lesbarkeit der Rechnung (§ 147 Abs. 5 AO)

Durch den Einsatz zukunftssicherer Technologien ist die Kompatibilität der Daten zwischen den Systemen der Immobiliengesellschaften und denen der Rechnungssteller heute kein Thema mehr. Die frühere Problematik der Übertragungsformate ist gelöst. Die Formate XML, IDOC, PDF und TIFF haben sich als Standard durchgesetzt. Mapping-Mechanismen sorgen dafür, dass Rechnungen, die je Rechnungssteller un­­terschiedliche Strukturen aufweisen, be­­darfsgerecht im ei­­genen ERP-System ent­­­­gegen genommen werden können. SSL-Verschlüsselung sorgt für eine sichere Übertragung der Daten. Der Einsatz einer externen Portallösung ermöglicht den Betrieb ohne Anpassung eigener Schnittstellen. Ein innovatives System für die elektronische Rechnungsverarbeitung bietet beispielsweise Aareon an. Das System- und Beratungshaus für die Immobilienwirtschaft stellt mit dem Aareon Rechnungsservice aus ihren nach PS 951 und ISO 9001 zertifizierten Rechenzentren eine Branchenlösung zur Verfügung, die alle wichtigen Anforderungen an Datensicherheit, Datenschutz und Compliance erfüllt.