Es geht um mehr als nur Software

Einer der Branchenvorreiter der digitalen Transformation ist die GEBAG Duisburger Baugesellschaft mbH. Um diese Transformation zu steuern, wurde unter der Regie von Referatsleiter IT Kai van der Hoven eine umfassende Digitalisierungsstrategie erarbeitet. Sie setzt den Rahmen für alle Überlegungen und jede eingeführte Softwarelösung: „Unser oberstes Ziel ist es, dass der Mieter den größtmöglichen Nutzen erfährt. Wir möchten ihm alle Informationen, die er braucht, bestmöglich präsentieren und uns mit der angemessenen Aufmerksamkeit und Zeit um jeden Kunden kümmern“, fasst van der Hoven zusammen.

Denn während in den deutschen Metropolen weiterhin ein Vermietermarkt vorherrscht, müssen sich Wohnungsunternehmen abseits der Ballungszentren heute wieder um Mieter bemühen. Das bedeutet, attraktivere, innovative Angebote bereitzustellen. Damit das gelingen kann, muss vielerorts ein echter Wandel in der Unternehmenskultur stattfinden. „Die Immobilienbranche ist generell eher konservativ – wir haben nicht den Ruf, der innovationsfreudigste Markt zu sein“, sagt van der Hoven. Um dennoch Bereitschaft und Begeisterung für Veränderung zu erzeugen, müssen die Gründe dafür erklärt werden: „Es ist wichtig, klar zu kommunizieren, dass wir diese Dinge unternehmen, um unsere Arbeit zu erleichtern und am Ende ein besseres Leistungsportfolio für den Kunden bereitzustellen – nicht, um einen ominösen Selbstzweck der Digitalisierung zu erfüllen.“

Veränderung beginnt im Kopf

Dieser Wandel der Unternehmenskultur beginnt auf der Führungsebene: Sie muss den Bedarf für Veränderung erkennen, sich offen zeigen für digitale Themen und – auch wenn es schwerfällt – eigene Wissenslücken eingestehen. Immobilienwirtschaftliche Führungskräfte, die Lust und Begeisterung für digitale Themen haben und die Branche weiterentwickeln möchten, sind der Motor für die Digitalisierung. Damit er Fahrt aufnehmen kann, muss Vertrauen geschaffen werden, sagt van der Hoven: „Vertrauen, dass das Unternehmen von den Veränderungen profitieren wird. Dass die neue Software keine Hokuspokus-Lösung, sondern ein bewährtes und dennoch innovatives Produkt ist. Dass sie Mehrwerte für alle Beteiligten bereithält.“

Im Kern geht es um Prozesse

Um diese – hauptsächlich kommunikativen – Herausforderungen zu meistern, greift die GEBAG unter anderem auf die Berliner Datatrain GmbH zurück. Doch auch an anderer Stelle leistet sie Unterstützung: Ganz grundlegend soll durch Digitalisierung die Effizienz gesteigert werden, erst daraus ergeben sich positive Effekte wie ein verbesserter Kundenservice. Deshalb zielen die Lösungen von Datatrain in erster Linie auf Prozessoptimierung – und die kann nur stattfinden, wenn der Arbeitsgegenstand genau bekannt ist. Vor jeder Software-Einführung steht deshalb stets die umfassende Analyse: „Zu Beginn der Zusammenarbeit haben wir mit Datatrain intensiv jeden einzelnen unserer Prozesse analysiert und – wenn nötig – weiterentwickelt. Das war natürlich aufwändig, ist jedoch eine elementare Grundlage für jeden weiteren Schritt. Ohne Prozessanalyse können keine Prozessoptimierung und keine Digitalisierung stattfinden“, so van der Hoven.

Die Mitarbeiter begeistern

Bereits zu diesem frühen Zeitpunkt sollten die Mitarbeiter eingebunden werden. Das bedeutet nachfragen, anhören und aufnehmen. Sie wissen am besten, wie die tägliche Arbeit abläuft, sie können helfen, Ineffizienzen zu identifizieren und sie sollen die Digitalisierung letztendlich umsetzen. Das gelingt nur, wenn sie sie als persönlichen Vorteil sehen, der ihre Arbeit erleichtern wird. Die Voraussetzungen dafür sind ganz unterschiedlich: „Das Interesse der Mitarbeiter an diesen Themen ist sehr unterschiedlich“, erzählt van der Hoven. „Es gibt ‚junge Wilde‘, die Feuer und Flamme sind und ihre Chance sehen, sich selbst die Arbeit zu erleichtern. Ich sehe aber auch Kollegen, die dem ganzen sehr skeptisch gegenüberstehen. “ Nicht jeder ruft ‚Hurra‘ wenn verkündet wird, dass sein Unternehmen nun eine umfassende Digitalisierungsstrategie verfolgt. Auch hier sind für van der Hoven ständige Kommunikation und das Schaffen von Vertrauen der Schlüssel.

Dennoch: Wo neue Wege begangen werden, werden Fehler gemacht. Auch die GEBAG machte diese Erfahrung, als sich vor einigen Jahren eine soeben eingeführte Software als nicht funktional herausstellte: „Wir mussten uns selber unangenehme Fragen stellen. Haben wir im Auswahlprozess die falschen Fragen gestellt? Haben wir uns von bunten Prospekten und Versprechen blenden lassen? Haben wir nicht genau genug geprüft, wie das Produkt in unser Portfolio und unsere Strategie passen könnte?“ Doch nicht jeder Fehler ist so offenkundig – viel häufiger hapert es im Kleinen. In diesen Situationen ist aktives Change Management ein wichtiges Werkzeug, um das Vertrauen der Kollegen nicht zu verlieren: „Wir müssen immer wieder reflektieren, wo etwas gut und wo schlecht gelaufen ist. Welche Fehler gemacht, welche Erfolge erzielt wurden. Was noch optimiert werden kann, wie wir die Mitarbeiter noch stärker einbinden können“, sagt van der Hoven.

Das Zwischenmenschliche steuern

Denn aller technischen Aspekte zum Trotz: Die Digitalisierung der Immobilienbranche im Allgemeinen und die Einführung einer Softwarelösung im Speziellen ist zu großen Teilen ein zwischenmenschlicher Prozess. Diesen Aspekt zu vernachlässigen, wäre fatal. Deshalb beschränkt sich Datatrain nicht auf das Bereitstellen einer Software, sondern bietet umfassende Beratungsleistungen an. Die Einführung einer Datatrain Lösung beginnt bei einer Prozessanalyse und gegebenenfalls -Neudefinition, schließt das frühzeitige Einbeziehen der Mitarbeiter in Workshops mit ein und endet bei Schulungen und Nachschulungen, um die korrekte Nutzung der Lösung im Unternehmen zu verankern. Denn eins liegt auf der Hand: Wenn sie nicht richtig verwendet wird, nützt die beste Software nichts.