Gamechanger Digitalisierung
Die Digitalisierung ist in der Immobilienbranche angekommen. Doch längst wissen noch nicht alle, welche Tragweite das mit sich bringt. Moderne Softwarelösungen ermöglichen große Einsparungen durch optimierte und automatisierte Prozesse. Doch allein mit der Einführung einer neuen Software ist es nicht getan – die Digitalisierung erfordert von Unternehmen die Bereitschaft, Prozesse und Organisationsstrukturen zu überprüfen, zu hinterfragen und zu verändern.
Intelligente Gebäudesteuerung, Wohnen als Service oder digitale Mieterkommunikation: Die Digitalisierung der Immobilienwirtschaft hat eine Vielzahl von Wirkungspunkten. Daher gilt es, die eingesetzten Lösungen strategisch zu wählen, um nicht kompatible Insellösungen zu vermeiden. Vernetzte Lösungen, die im besten Fall miteinander interagieren und keine redundante Datenpflege erfordern, bieten hier den größten Vorteil. So beschreiben es zumindest der Verband der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft in Niedersachsen und Bremen (vdw) und der Verband norddeutscher Wohnungsunternehmen (VNW) in ihrer Digitalen Agenda 2025. Die Voraussetzung, um digitale Geschäftsmodelle zu entwickeln, sei, dass alle Daten und Informationen im Unternehmen in digitaler Form vorliegen und medienbruchfrei vernetzt sind.
Grenzenlose Möglichkeiten
Die Berliner Datatrain GmbH hat es sich unter anderem zur Aufgabe gemacht, die betriebliche Optimierung von Immobilienunternehmen durch die Digitalisierung der Geschäftsprozesse voranzutreiben – und das Optimierungspotential ist nach wie vor schier grenzenlos. Die Berliner setzen solche Projekte derzeit mit mehreren großen Wohnungsunternehmen um und unterstützen so deren digitale Transformation.
Die Unternehmen können nun beispielsweise dank integrierter Softwarelösungen Instandhaltungsaufträge vollautomatisch bearbeiten, sodass genügend Zeit für die kostenintensiven Fälle bleibt. Ein Ticket-System bietet in Verbindung mit einem Mietercockpit bei Schadensfällen und Mieteranliegen rund um den Mietvertrag maximale Information und Auskunftsfähigkeit für Mieter, ohne dass ein Mitarbeiter involviert werden muss. Auch Mitarbeiter können sich das lästige Nachfragen bei Kollegen ersparen, da sie alle relevanten Informationen aus der Ticketbearbeitung ersehen können.
Objektverwalter können Bestandsdaten dank mobiler Lösungen schon während der Wohnungsabnahme direkt ins ERP-System einpflegen. So liefern sie detaillierte Grundlagen für zukünftige Wohnungsabnahmen, Mietanpassungen oder die Planung von Modernisierungsmaßnahmen. Durch Automatisierung, Reduzierung von Reibungsverlusten und maximale Transparenz kann jetzt und künftig jeder Aspekt der Immobilienwirtschaft effizienter werden.
Digitale Mieterkommunikation spart Zeit und Ressourcen
Davon profitieren auch die Mieter. Denn mit digitalen Tools können erhebliche Zugewinne in der Effizienz, aber auch in der Qualität der Mieterkommunikation erzielt werden. Heutzutage ist der zielgruppenorientierte und schnelle Dialog ein wichtiger Treiber für zufriedene Mieter. Besonders Routineaufgaben oder die Bereitstellung von Informationen können schnell und einfach abgewickelt werden. Mieter-Apps leisten hier einen wichtigen Beitrag. Damit haben Nutzer Überblick über Informationen und Zugriff auf Funktionen, die ihnen die Übermittlung und teilweise auch Umsetzung ihrer Wünsche erlauben. Im Gegenzug erhalten Wohnungsunternehmen unmittelbar aktuelle digitale Informationen.
Eine Software löst nicht alle Probleme
Es wäre jedoch ein großer Fehler, anzunehmen, dass die betriebliche Optimierung allein durch die Einführung einer modernen Softwarelösung zu bewältigen ist. Denn im Kern soll eine Software Prozesse verbessern – und das ist komplexer, als es klingen mag. Es erfordert von Unternehmen die Bereitschaft, Digitalisierung als unternehmensweites Gesamtereignis anzuerkennen, bestehende Abläufe selbstkritisch zu analysieren, zu hinterfragen und gegebenenfalls umzustellen. Die wichtigsten Schritte zur erfolgreichen Digitalisierung und betrieblichen Optimierung der Immobilienwirtschaft können in drei Thesen zusammengefasst werden:
– These 1: Die Immobilienwirtschaft benötigt mehr Prozessbewusstsein, Prozesswillen und Prozessdisziplin.
– These 2: Immobilienwirtschaftliche Führungskräfte und die Fachbereiche müssen über IT-Know-how verfügen, um die richtigen Entscheidungen im Hinblick auf eine zukunftsfähige Digitalisierungsstrategie treffen zu können.
– These 3: Die Mitarbeiter eines Unternehmens sind ein zentraler Faktor für den Erfolg einer Softwareeinführung.
Prozessbewusstsein, Prozesswille, Prozessdisziplin
Derzeit haben viele immobilienwirtschaftliche Unternehmen keine oder nur mangelhafte Dokumentationen ihrer Prozesse. Dazu kommt: Prozessabläufe, die einmal festgelegt wurden, werden nicht immer aktiv gelebt, weiterentwickelt und an Veränderungen angepasst. Vor allem bei großen Unternehmen mit mehreren Niederlassungen gibt es deshalb häufig keine übergreifenden Standardabläufe. Jeder Mitarbeiter erledigt seine Arbeit so, wie es ihm am sinnvollsten erscheint.
Um dies zu ändern, benötigt die Branche das Bewusstsein, dass klar definierte Prozesse zentral für effektive Arbeit und gleichbleibend gute Arbeitsqualität sind, den Willen, Standardabläufe zu etablieren, sowie die Disziplin, einmal festgelegte Prozesse konsequent und den Erfordernissen entsprechend fortzuschreiben. Denn die Ausarbeitung der zukünftigen Unternehmensprozesse ist nur möglich, wenn detailliert über die bestehenden gesprochen werden kann.
Eine Softwareeinführung kann wiederum nur diskutiert werden, wenn festgelegt ist, wie die Abläufe aussehen, die sie unterstützen soll. Und sie kann nur funktionieren, wenn die Arbeitsschritte, die sie betrifft, unternehmensweit vereinheitlicht sind und konsequent befolgt werden. Insgesamt muss ein einheitliches Verständnis erzeugt werden – hier sind Führungskräfte gefordert.
Strategie braucht Know-how
Hier bietet sich großes Potenzial, denn immobilienwirtschaftliche Führungskräfte haben in der Regel zwar enorme branchenspezifische Kompetenzen und tiefgreifendes Wissen, benötigen jedoch zusätzlich IT-Kompetenz. Nur so sind sie in der Lage, im Rahmen der Digitalisierung optimale, zukunftsweisende Entscheidungen zu treffen und langfristige Konsequenzen in aller Tiefe zu beurteilen. Während es heute schon äußerst nützlich ist, wird das grundlegende Verständnis von IT und ERP-Systemen deshalb zukünftig eine wichtige Qualifikation von Führungskräften der zweiten und dritten Ebene und auch für die verschiedenen Fachbereiche sein.
Die Mitarbeiter sind der Schlüssel
Der vielleicht wichtigste Erfolgsfaktor für eine neue Software wird viel zu häufig nur am Rande beachtet. Die tägliche Arbeit der Mitarbeiter ist der eigentliche Gegenstand der betrieblichen Optimierung durch Digitalisierung: Sie soll ihre Arbeit effizienter, weniger fehleranfällig und angenehmer gestalten. Sie soll die Prozesse des Unternehmens überprüfbar verbessern, Arbeitszeit einsparen und neue Potentiale erschließen.
Die durch den Einsatz neuer Software gesetzten Ziele sollten unbedingt erreicht werden, denn eine Softwareeinführung ist eine große Investition, die sich lohnen muss. Der denkbar ungünstigste Fall ist deshalb, dass eine Firma für viel Geld eine Software einführt, aber die Mitarbeiter sie nicht nutzen und stattdessen weiterarbeiten wie bisher. Es ist deshalb wichtig, zu verhindern, dass die Mitarbeiter die Software als Bedrohung sehen, die ihre Arbeit verändert und vielleicht sogar Arbeitsplätze gefährden wird. Im Gegenteil, durch den Fachkräftemangel sind digitale Tools, die die Mitarbeiter entlasten, unabdingbar.
Mitarbeiter mitnehmen
Um Kenntnisstände anzugleichen, Ängste abzubauen und Begeisterung und Anteilnahme zu erzeugen, müssen Mitarbeiter die Vorteile der Software erleben können. Sie müssen von Beginn an mitgenommen, intensiv geschult und langfristig bei der Stange gehalten werden. Es reicht nicht aus, zu Beginn der Softwareeinführung eine Initialschulung abzuhalten, bei der die neuen Funktionen grundlegend vermittelt werden: Laufende Schulungen, Nachschulungen oder Abrufe aus dem ERP-System zur Prüfung der Datenqualität sind zentral.
Unternehmen sollten die Bedeutung laufender Schulung und gemeinsamer Weiterentwicklungsinitiativen für den Erfolg einer Softwareeinführung nicht unterschätzen. Kosten und Zeitaufwand müssen dabei kein Hindernis darstellen, denn sie können mit einfachen Mitteln reduziert werden: Nachschulungen können in kleiner Form oder sogar nur innerhalb regelmäßiger Teambesprechungen stattfinden. Wichtig ist, dass die Verwendung der Software regelmäßig besprochen, reflektiert und weiterentwickelt wird.
Betreuung, Unterstützung, Schulung
Datatrain unterstützt seine Kunden dabei, Softwarelösungen langfristig erfolgreich und profitabel einzuführen, indem die in diesem Text behandelten Ansatzpunkte gezielt und konzentriert angegangen werden: Zu Beginn verdeutlichen die Berater allen Beteiligten die enorme Bedeutung von Prozessbewusstsein, Prozessdisziplin und Prozesswillen. In diesem Zuge werden bestehende Abläufe genau überprüft, gegebenenfalls neue Standards entwickelt und anschließend durch die entsprechende Dokumentation dokumentiert, verabschiedet und kommuniziert. Die verantwortlichen Führungskräfte werden intensiv geschult, für mögliche Probleme und schwierige Entscheidungen sensibilisiert und während der gesamten Einführung unterstützt.
Um die Mitarbeiter, die faktischen Umsetzer der Digitalisierung, von Anfang an ins Boot zu holen, werden sie in umfangreichen Vorgesprächen, in der Projektarbeit und bei Testanwendungen aktiv an der Ausgestaltung der zukünftigen Software beteiligt. Regelmäßige Schulungen, Workshops und Nachschulungen garantieren, dass sie die neue Technik bis ins Detail verstehen und auch über die Einführungsphase hinaus noch ihr volles Potential ausnutzen.
So ist dafür gesorgt, dass die notwendigen Veränderungen auf Unternehmensseite gelebt und die richtigen strategischen Entscheidungen umgesetzt werden. Die Großinvestition Softwareeinführung ist am Ende ein Plusgeschäft, das den Arbeitsalltag der Mitarbeiter signifikant erleichtert, die täglichen Prozesse effizienter macht und die Mieter zufriedenstellt.
