Für mehr Transparenz

Die Sozialkasse Bau (SOKA-BAU) vermietet deutschlandweit rund 10300 Wohnungen und Häuser sowie 111 gewerbliche Immobilien. Darüber hinaus projektiert und baut sie Neubauprojekte mit mehreren Hundert Wohnungen in verschiedenen deutschen Städten. Um als Bauherr einen Überblick über sämtliche Dokumente aller an der Planung und am Bau Beteiligten zu haben, setzt SOKA-BAU den internetbasierten Projektraum AWARO ein.

SOKA-BAU ist der gemeinsame Name für die Urlaubs- und Lohnausgleichskasse der Bauwirtschaft (ULAK) und die Zusatzversorgungskasse des Baugewerbes AG (ZVK). Im Auftrag der Tarifvertragsparteien erbringt SOKA-BAU seit Jahrzehnten Leistungen, die auf die besondere Situation der Betriebe und der Arbeitnehmer in der Bauwirtschaft abgestimmt sind.

So arbeitet die Kasse heute mit 1000 Mitarbeitern für mehr als 73.000 in­ländische und ausländische Be­triebe mit rund 684.000 Beschäftigten und für ca. 402.000 Arbeitnehmer im Ruhestand. Als Immobilienbesitzer blickt SOKA-BAU auf 50 Jahre Erfahrung in der Wohnungsverwaltung und Mieterbetreuung zurück und steckt in die Sanierung und Modernisierung ihrer Wohnanlagen jährlich rund 25 Mio. €. Bei ihren Neubau-Projekten setzen die Wies­badener auf Nachhaltigkeit und Energieeffizienz.

Ressourcenbewusste, ­energieeffiziente Objekte

So plant und baut SOKA-BAU in Wiesbaden rund 250 Wohnungen mit einem Gewerbeanteil. In der Heidelberger Bahnstadt, einem ehemaligen Bahngelände südwestlich der ­Heidelberger Innenstadt, werden in den nächsten Jahren Wohnungen, Gewerbeeinheiten und ein neuer Campus der Universität ­Heidelberg entstehen. Die Wiesbadener errichten dort derzeitig 100 Wohnungen sowie weitere 130 Wohnungen mit integriertem Kindergarten und Gewerbeanteil im Passivhausstandard. In Bad Godesberg baut SOKA-BAU eine Wohnanlage mit rund 250 Mietwohnungen und einer Kindertagesstätte. Das neue Baugebiet soll weit­gehend verkehrsfrei und energieeffizient gestaltet werden.

Projektraum koordiniert alle am Bau Beteiligten

Eine kurze Projektdurchlaufzeit, eine Vielzahl beteiligter Planer und Firmen, das Management unzähliger Pläne in verschiedenen Versionen, Protokolle und sonstige Dokumente sowie die Aufgabenverfolgung sind Faktoren, die auf die Planung und Bauausführung großer Neubauprojekte einen nicht zu unterschätzenden Einfluss haben. Immer dann, wenn organisationsübergreifend und projektorientiert gearbeitet wird und unter Termin- und Kostendruck die am Bau Beteiligten zu koordinieren sind, ist der Einsatz eines Projektraumes sinnvoll.

Die AWARO Projektraumtechnologie vernetzt alle Projektbeteiligten über eine zentrale internetbasierte Kooperationsplattform, die die Anwender über Webbrowser ohne Softwareinstallation nutzen. So können die Nutzer überall auf die Informationen zugreifen, für die sie autorisiert sind. Durch Qualitätsvorgaben im Dokumentenmanagement und eine systematische Aufgabenverfolgung bietet AWARO optimale Voraussetzungen für die Projektsteuerung.

Bei drei Neubauprojekten setzt SOKA-BAU ab Projektstart AWARO als Kommunikationsdrehscheibe ein. Auf Bauherrenseite haben Projektleitung, Vermietungs- und Rechtsabteilung sowie die Abteilung für Bauauftragsvergabe Zugriff auf das System und die für sie relevanten Ordner.

Projektplattform ist ­Kommunikationsdrehscheibe

Die gesamte Kommunikation verläuft mit allen Beteiligten über die Plattform. So werden nicht wie beim Versenden von E-Mails zahlreiche Kopien in den Umlauf gebracht, sondern der Dokumentenbezug als aktiver Link zum jeweils gültigen Dokument im Dokumentenmanagement geführt. Dipl.-Ing. Felix Gast, als Projektleiter für die Projekte in der Heidelberger Bahnstadt zuständig, meint: „Dieses Vorgehen dämmt unsere Datenflut entscheidend ein. Auch ist die Eindeutigkeit aller Dokumente ein Riesenvorteil.“ Damit jeder Beteiligte immer auf dem Laufenden bleibt, erhält er auf seinem normalen E-Mail-Account regelmäßig die Zusammenfassungen der Projektaktivitäten.

Als Bauherrenvertreter hat Architekt Gast Zugriff auf den gesamten Schriftverkehr sowie auf alle Dokumente wie Zeichnungen. Zu Beginn beschränken sich die Unterlagen auf die Baupläne sowie die Dokumentation aller abstimmungsrelevanten Punkte. Später sollen jedoch nicht nur die Planungen der Architekten und Ingenieure, sondern alle Genehmigungen, Gutachten, sämtliche gewerkespezifischen Unterlagen, Abnahmeprotokolle, Informationen über die Haustechnik, Funk­tionsschemata sowie die gesamte Dokumentation in AWARO gespeichert sein. 

„Der Hausmeister etwa muss wissen, welche Leuchten und sanitären Anlagen verbaut wurden, damit er zum Beispiel im Schadensfall Produkte nachbestellen kann. Da die in Passivhausweise geplanten Objekte für Wohnhäuser einen relativ hohen technischen Standard aufweisen, ist es für die Objektbetreuer vor Ort später wesentlich zu wissen, wie zum Beispiel die Lüftungsanlage funk­tioniert, damit Reparaturen zielgerichtet ausgeführt werden können”, erläutert Felix Gast.

Versionen aller Dokumente sind eindeutig­ nachvollziehbar

Von der Indexverwaltung der Zeichnungen über die automatische Versionierung und Ablage bis hin zur Benennung erfolgen im Projektraum alle Vorgänge automatisch, schnell und fehlerfrei. Formatierte Planlisten im Excel- oder PDF-Format erlauben eine praxisgerechte Zusammenstellung von Planpaketen. So lassen sich die Versionen aller Pläne nachvollziehen.

Architekt Felix Gast empfindet es als großen Vorteil, dass der Projektraum eine in sich geschlossene Kommunikationsfläche darstellt und die dort eingestellten Dokumente sich nicht mit anderer Korrespondenz vermischen. „Alle zum Bauprojekt gehörigen Informationen sind für alle Beteiligten strukturiert vorhanden.” Das bedeute eine große Transparenz und eine enorme Zeitersparnis. „Mit einem oder wenigen Mausklicks sind die benötigten Informationen auffindbar.“ Die Zeiten, in denen sich die Beteiligten meterweise durch Ordner wühlen mussten, gehören somit der Vergangenheit an. Und die Kosten des Systems sind für den Projektleiter vertretbar, machen doch alleine die Bau­kosten mit ca. 80 % den größten Teil des Budgets aus. „Die Summe, die das Programm kostet, ist gut in das Projekt-Gesamtbudget integrierbar“, meint Felix Gast.