Software für den Datenschutz
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist seit Mai 2018 in Kraft. Sie ist verbunden mit einigem Mehraufwand und Unsicherheiten, Die Folgen bei Nichteinhaltung der DSGVO können drastisch sein: Ein grober Fehler, etwa eine fehlende Verarbeitungsübersicht, kann bei großen Firmen mit bis zu 20 Mio. € sanktioniert werden. Bei kleineren Betrieben kann die Strafe schnell auf bis zu 100.000 € klettern.
Was helfen kann, ist ein EDV-gestütztes Datenschutzmodell. Mit einem Software-Tool kann auch die Wohnungswirtschaft den Nachweis erbringen, dass sie die DSGVO-Mindestanforderungen erfüllt. Das Tool „SafeD“ der DEKRA stellt den Datenschutz sicher und hält auch einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde stand.
Ein Datenschutzmodell enthält neben einem Dashboard – der eigentlichen Informationsplattform – auch ein E-Learning-Tool zur Basisschulung aller Anwender. Der Nutzer kann die gesetzlichen Anforderungen in einem Handbuch nachlesen. Die Verantwortlichkeiten und Aufgaben der Anwender sind klar definiert. In einem Dokumenten-Managementsystem sind alle Dokumente, etwa Arbeitsanweisungen oder Verfahren sowie Nachweise hinterlegt.
Ein solches System sollte modular aufgebaut sein und im Umfang an die Bedürfnisse anpassbar. Der Anbieter installiert die Software beim Anwender und nimmt das System in Betrieb. Zudem erhält der Anwender eine maßgeschneiderte Einführung, deren Umfang sich an der Unternehmensgröße und -art orientiert.
