Unternehmenshandbuch für Ordnung und Transparenz

UHB 2.0 heißt die aktuelle Version des Unternehmenshandbuchs (UHB) der ImmoProConsult, das die vom Gesetzgeber geforderte Dokumentationspflicht zur „Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich“ (KonTraG) vereinfacht und beschleunigt. Das UHB ermöglicht das zentrale Erfassen, übersichtliche Darstellen und komfortable Dokumentieren sämtlicher Abläufe und interner Regeln einer Organisation – von Arbeitsanweisungen und Vollmachten über Geschäftsprozesse und Risikocontrolling bis hin zur Auftragsvergabe oder dem Mahnwesen.

Andreas Remmen, Leiter IT und Organisation von der Vereinigten Bonner Wohnungsbau AG (VEBOWAG), über UHB 2.0: „Unser neues Unternehmenshandbuch ist mit der Anbindung an eine interne Datenbank strukturierter, übersichtlicher und optisch ansprechender geworden. Sämtliche Dokumente und Inhalte lassen sich intuitiv verwalten; unsere Daten sind stets aktuell und frei von Dubletten. Wir sind sehr zufrieden – mit dem Produkt und mit unserem Dienstleister.“

Steuerungsinstrument

Das Unternehmenshandbuch (UHB) schafft Ordnung und Transparenz in den Strukturen, Prozessen und Regularien von Wohnungsunternehmen. Es unterstützt die Verantwortlichen in Unternehmen dabei, den gesetzlich auferlegten „Organisationspflichten“ nachzukommen und gibt ihnen gleichzeitig ein Steuerungsinstrument für eine effiziente Unternehmensorganisation an die Hand. Für das kommunale Wohnungsunternehmen VEBOWAG mit seinen rund 65 Mitarbeitern und einem Bestand von ca. 7 200 Wohneinheiten ist das von hoher Bedeutung: Allein 415 Geschäftsordner mit über 3 000 Datensätzen umfasst das online geführte Unternehmenshandbuch. In ihm sind – thematisch strukturiert – sämtliche relevanten Geschäftsabläufe, Zahlen, Daten und Fakten dokumentiert und auf Knopfdruck abrufbar. Dazu zählen u. a. Aufbau- und Ablauforganisation, Stellenbeschreibungen, EDV- und Zeichnungsberechtigungen, Online-Formulare, Risikomanagement, Geschäftsberichte oder auch die Richtlinien zu den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GdPDU-Richtlinien). Jeder Mitarbeiter bei der VEBOWAG ist verpflichtet, die im Unternehmenshandbuch hinterlegten Dokumente zu lesen, denn die Prozessabbildungen im System stellen eine Arbeitserleichterung im täglichen Geschäftsablauf dar.

Der Grund für die Vereinfachung liegt in den neuen Funktionalitäten des UHB 2.0. In Anlehnung an die technischen Entwicklungen im Web 2.0 lassen sich damit Adressdaten und Personenstamm zentral verwalten, vorgenommene Änderungen automatisch protokollieren und mit Datum und direkter Verknüpfung zum Seiteninhalt darstellen. Gleichzeitig wird automatisch ein aktualisiertes Inhaltsverzeichnis generiert. Dadurch sind alle Inhalte auf dem neuesten Stand. Eine Formular- und Medienübersicht vereinfacht das Auffinden von Dokumenten, ihre effiziente Bearbeitung und die strukturierte Ablage. Über das technologisch flexible Basissystem „Typo 3“ – einem lizenzfreien, internetbasierten Content-Management-System (CMS) – lassen sich zudem jederzeit Inhalte von autorisierten Mitarbeitern intuitiv erstellen. Sie werden in Anlehnung an das Corporate Design des Unternehmens abgebildet.

Für die Gesellschaft für Wohnungsbau des Kreises Uelzen (gwk) stellt das UHB ein effizientes Instrument zur Darstellung der Kernprozesse im Unternehmen dar. Und das, obwohl im Haus intern noch nicht mit dem UHB 2.0 live gearbeitet wird. „Wir befinden uns noch im sukzessiven Aufbau der Datenbank mit den dafür vorgesehenen Inhalten“, sagt Jens Reißmann, Abteilungsleiter Rechnungswesen und für die unternehmensinterne Umsetzung des UHB verantwortlicher Mitarbeiter. „Die Menge an Daten und Dokumenten zusammenzutragen und ins System einzupflegen bindet Ressourcen. Unabhängig davon, ob wir diese Arbeit inhouse leisten oder einen Dienstleister damit beauftragen.“

Erkenntnissen wurden optimierte Soll-Prozesse erarbeitet und strukturiert. Anschließend erfolgte die Festlegung einer Vorgabe der Grundstruktur für Risikomanagement und Dokumenten-Sammelfunktion.

Der Beitrag der ImmoProConsult daran nahm vier Tagwerke in Anspruch. Für Jens Reißmann eine Investition, die sich lohnte: „Für das UHB 2.0 sprach im Vorfeld vor allem die eingesetzte Basis-Technologie von Typo 3. Und in der praktischen Umsetzung überzeugten uns die Professionalität und der Pragmatismus des Dienstleisters: kurz, knapp und immer auf den Punkt gebracht.“ Wenn das Unternehmenshandbuch 2.0 bei der gwk in Uelzen online ist, werden alle 22 Mitarbeiter des Unternehmens damit arbeiten.

Auch die Genossenschaft Gartenstadt Hamburg eG setzt das „Handwerkzeug“ ein. Das Unternehmenshandbuch diene als Instrument, um den Gesetzesvorlagen gemäß KonTraG zu entsprechen. Relevanter sei jedoch die Tatsache, so Vorstand Sönke Witt, dass „wir als Unternehmen in den vergangenen 93 Jahren ein internes Wissen erworben haben, dass ‚Gold wert’ ist. Verlässt uns beispielsweise ein Mitarbeiter aus Pensionsgründen, so geht uns mit ihm auch sein gesamtes Wissen verloren.“ Genau das will die Hamburger Genossenschaft mittels des UHB verhindern. Die Genossenschaft betreut einen Bestand von ca. 2 200 Wohnungen und hat 2010 begonnen, das eigene Unternehmenswissen systematisch zu erfassen und zu dokumentieren. Der Vorstand persönlich und Prokurist Martin Burmeister pflegen Inhalte wie allgemeine Richtlinien, Betriebsvereinbarungen, Ablaufpläne, Stellenbeschreibungen oder Protokolle ins UHB ein und informieren die 20 Kollegen im Haus über neueste Änderungen und Ergänzungen per E-Mail. „Unser interner Weckruf stellt sicher, dass Informationen frühzeitig und gleichzeitig bei allen Kollegen ankommen.“

Das Unternehmenshandbuch eignet sich für kommunale Wohnungsunternehmen, -Genossenschaften und Wirtschaftsunternehmen jeder Größenordnung.als internes Informationsmedium und zugleich operatives Steuerungs- und Controllinginstrument.