UVI-App zähmt
den Bürokra-T-Rex

Die Ende 2021 novellierte Heizkostenverordnung schreibt Eigentümern von Gebäuden mit zentraler Heizungs- und Warmwasseranlage vor, ihre Technik zur Verbrauchserfassung innerhalb fester Fristen so nach- oder umzurüsten, dass die Messwerte fernablesbar sind. Darüber hinaus sind Mieterinnen und Mieter monatlich über ihre anteiligen Verbräuche zu informieren, sofern neue Zähler installiert sind. Diese unterjährige Verbrauchsinformation (UVI) verlangt neben Messwerten zum monatlichen Heizungs- und Warmwasserverbrauch in Kilowattstunden auch Vergleichswerte aus dem Vormonat, Vorjahresmonat und zum Durchschnittsverbrauch. Auch weitere Angaben sind erforderlich, etwa zu Brennstoffen oder erhobenen Steuern.

Bürokra-T-Rex: Die Situation

Die Heizkostennovelle soll mehr Transparenz schaffen, damit Bewohnerinnen und Bewohner ihr persönliches Heizverhalten anpassen und CO₂-Emissionen wie Kosten einsparen können. Angesichts der aktuellen Energiekrise ist das Thema hochrelevant. Kritiker monieren jedoch den gewaltigen Arbeits-, Personal- und Materialaufwand sowie die anfallenden Kosten. Auch deshalb ist nach drei Jahren eine Revision geplant. Wohnungsunternehmen sollen die Neuerungen umsetzen, ohne die Mieterschaft übermäßig mit den Kosten für die neuen Geräte und die Verbrauchsanalyse zu belasten.

Die Aufgabe ist groß: Schon im Zuge der jährlichen Betriebskostenabrechnung sehen sich die Serviceteams mit zahlreichen Nachfragen oder Unverständnis konfrontiert. Im Zuge der monatlichen UVI ist mit noch weit mehr Serviceaufwand zu rechnen. Damit die Unternehmen den Mietern überhaupt dazu Auskunft geben können, müssen die bereitgestellten Informationen einsehbar bleiben, also archiviert werden. Und damit erst gar keine Fragen entstehen, sollten die Werte möglichst vollständig, übersichtlich und leicht verständlich aufbereitet sein. Standardisierte, fehlerreduzierte Informationen? Hoher Aufwand an Ressourcen? Massenprozesse? Das schreit nach Automation.

Warm, wärmer, am wärmsten: Teilprozesse und Beteiligte

Um sich einer automatisierten Lösung zur Erstellung und Bereitstellung von UVI-Daten zu nähern, ist ein guter Plan gefragt. Schon die Menge der zu berücksichtigenden Aspekte legt eine Automatisierung nahe.

Ganz grob ergeben sich folgende Prozessschritte:

Die Ermittlung der aktuellen Adressen und Adressaten, also Objekt- und Mietvertragsdaten: Welche Wohnungen nutzen eine zentrale Heizungs- und Warmwasseranlage? Gibt es schon einen fernablesbaren Zähler? Gab es eine Änderung der Vertragsdaten, etwa bei Namenswechsel durch Heirat? Existiert ein neuer Mieter? Oder steht die Wohnung leer? Handelt es sich um Gewerbe? Oder um einen Träger für Betreute?

Die Ermittlung der Verbrauchsdaten: Welche Messwerte haben sich pro Mietvertrag ergeben? Was sind die Vergleichswerte zu Vorjahresmonat, Vormonat und Referenzverbräuchen?

Die Verarbeitung der Verbrauchs- und Vertragsdaten zum oder zu den gewünschten UVI-Format/-en: Welche Output-Formate soll es geben? Print-Brief? PDF? Webseite? Wie unterscheiden sich die Inhalte vertragsspezifisch?

Die Bereitstellung bzw. der Versand an die Mieter: Auf welchem Weg erhält die oder der Einzelne die UVI? Per Briefpost, E-Mail, Webseiten-Download, Mieter-App oder anders? Ist ein digitaler Empfang möglich bzw. gewollt?

Und wer oder was ist zwingend beteiligt?

Das Wohnungsunternehmen als Hüter der aktuellen Mietvertragsdaten im ERP-System

Der oder die Messdienstleister als Ermittler der Verbrauchsdaten

Eine (oder mehrere) Kommunikationsinstanz(-en) als Bote, der Vertrags- und Verbrauchsdaten einsammelt, zur UVI verarbeitet und bereitstellt

Die Mieter als Empfänger der UVI via passendem Format und Kommunikationsweg

Bringt Bobs in Bahn: Die UVI-App

Für das Abrufen, Verarbeiten und Übertragen von Informationen zwischen den an der UVI beteiligten Akteuren hat Datatrain eine Lösung entwickelt: Die UVI-App bringt alle Prozessbeteiligten miteinander ins Spiel. Sie automatisiert und digitalisiert einen Großteil der notwendigen Teilprozesse.

Was steckt hinter der UVI-App?

Die UVI-App ist eine konfigurierbare Cloudanwendung, bestehend aus verschiedenen Softwarekomponenten, die auf Wunsch zum Einsatz kommen. Sie interagieren – je nach IT-Infrastruktur, Akteuren und definierten Workflows über entsprechend konfigurierte Schnittstellen – insbesondere mit dem ERP-System des Wohnungsunternehmens und dem System des (einzelnen) Messdienstleisters.

Was kann die UVI-App?

Hier vereinfacht die wichtigsten Funktionen, die je nach Auswahl und Kombination der Softwarebausteine möglich sind:

- Nimmt die seit dem letzten Stichtag im ERP-System ermittelten Änderungen bei den Mietvertragsdaten entgegen und übergibt sie an den Messdienstleister.

-  Ruft die zu den aktuellen Vertragsdaten ermittelten Verbrauchsdaten vom Messdienstleister ab.

-  Verwaltet und überwacht die abgerufenen Mietvertrags- und Verbrauchsdaten: Sind die Daten vollständig? Gibt es Übertragungsfehler?

- Generiert die zuvor festgelegten UVI-Formate aus den Mietvertrags- und Verbrauchsdaten, zum Beispiel PDF-Dokumente – für den Druck bzw. Postversand und/oder Download via Website bzw. Mieter-App – oder eine dynamische Ausgabe im Mieter-App-Frontend.

- Stellt die verfügbaren UVI-Formate an MieterInnen bereit, für jede/-n auf dem passenden bzw. gewünschten Weg, etwa direkt via HTML-E-Mail, E-Mail mit Weblink oder Mieter-App (plus Push-Nachricht) – oder über einen Lettershop (siehe unten) als Brief.

- Archiviert die monatlichen UVI-Mitteilungen – in der Cloud oder im ERP-System.

- Übermittelt die UVI-PDFs an einen Lettershop für den Postversand.

- Im Falle einer kostenpflichtigen UVI-Zustellung per Briefpost: Bereitet die Rechnungsdaten auf und übergibt sie ans ERP-System für die jährliche Betriebskostenabrechnung.

Worauf basiert das gesamte Anwendungssystem?

Technischer Knotenpunkt für Austausch und Verarbeitung der Informationen ist Datatrains Shared Service Platform auf der SAP Business Technology Platform (SAP BTP). Die Schnittstellen basieren auf Services der SAP BTP und Webservices (APIs), welche die Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung e. V. entwickelt hat und allen Messdienstleistern und Prozessbeteiligten kostenlos zur Verfügung stellt.

Zwei heiße Anwendungstypen: Fallbeispiele

Je nach Partnern, Workflows und IT-Komponenten, die an der UVI-Erzeugung und Bereitstellung beteiligt sind, ergeben sich für die UVI-App zahlreiche Anwendungsfälle. Diese unterscheiden sich nach Art und Kombination der gewünschten Funktionen, wie auch folgende frisch umgesetzte Praxisbeispiele zeigen:

Use Case 1

Erst kürzlich hat Datatrain die UVI-App bei einem großen Wohnungsunternehmen implementiert. Die UVI-App ruft die geänderten Mietvertragsdaten aus dem SAP-System ab und stellt sie in der Cloud bereit. Gleichzeitig verarbeitet ein weiterer IT-Partner die vom Messdienstleister, einem Tochterunternehmen des Wohnungsunternehmens, übermittelten Zählerstände zu Verbrauchswerten, berechnet die Vergleichswerte und stellt die Ergebnisse ebenfalls in der Cloud bereit. Alle Informationen werden via UVI-App in der Mieter-App visualisiert. Weil die Verbrauchsdaten in der Mieter-App kostenlos bereitstehen, während Briefe berechnet werden, haben sich die Registrierungen für die Mieter-App schlagartig aufs Vierfache erhöht.

Da noch nicht alle Mieter die Mieter-App nutzen, erzeugt die UVI-App zugleich PDF-Dokumente aus den UVI-Daten, im Layout des Wohnungsunternehmens. Die PDFs gehen per Upload zu einem Lettershop, wo sie automatisiert ausgedruckt und an alle Empfänger ohne Mieter-App-Registrierung versendet werden. Zusätzlich werden die PDFs im SAP-System archiviert, wo sie der Kundenservice jederzeit abrufen kann. Auch die Rechnungsstellung erfolgt mieterspezifisch und monatsgenau automatisch: Die UVI-App verarbeitet die Verbrauchsdaten direkt für die Betriebskostenabrechnung und überträgt sie ins SAP-System. Darüber hinaus werden die UVI-Daten demnächst über eine Web-App visualisiert, damit auch Mieter ohne Smartphone sie kostenlos empfangen können.

Use Case 2

Bei einem weiteren Datatrain-Kunden übernimmt dessen Messdienstleister die Erzeugung von UVI-Dokumenten – aus seinen Messwerten sowie aktualisierten Vertragsdaten – und stellt sie im PDF-Format in der Cloud bereit. Die UVI-App macht den Shuttle-Service und transportiert die PDF-Dateien vom Messdienstleister zum SAP-System des Wohnungsunternehmens, wo sie archiviert werden. Von dort ruft sie die Dokumente je nach Anforderung wieder ab und überträgt sie A in eine Webseite, wo die PDFs heruntergeladen werden können, oder B in die Mieter-App, wo sie ebenfalls zum Download bereitstehen.

Alle Mieterinnen und Mieter, die sich noch nicht für die Mieter-App registriert haben, erhalten ihre UVI via E-Mail mit einem Link auf die Webseite (A). Durch Klick auf den Link gelangen sie zur Webseite, wo sie sich authentifizieren, bevor sie ihre UVI ansehen oder herunterladen können. Nutzer der Mieter-App wiederum erhalten eine Push-Nachricht, dass ihre UVI in der Mieter-App zum Download bereitsteht (B).

Zusammengefasst: Wärmstens empfohlen

Datatrains UVI-App ist eine flexibel konfigurierbare Anwendung, die Mieterinnen und Mietern ihre unterjährigen Verbrauchsinformationen automatisiert, das heißt schnell, komfortabel und kosteneffizient zur Verfügung stellt. Indem sie die aktuellen Mieter- und Verbrauchsdaten überwacht und verwaltet, sorgt die App für einen zuverlässigen, fehlerarmen Austausch der Mietvertrags-, Objekt- und Verbrauchsdaten mit verbundenen Systemen.

Die archivierten UVI-Daten lassen sich jederzeit einsehen, so dass das Serviceteam auskunftsfähig bleibt. Die UVI-App stellt die Werte übersichtlich, vollständig und im jeweiligen Unternehmensdesign dar und bietet mehrere Möglichkeiten der digitalen Bereitstellung, plus Anstoß des Briefversands über einen Lettershop. So können Wohnungsunternehmen ihren Mieterinnen und Mietern die UVI kostengünstig oder sogar kostenlos zur Verfügung stellen und den Bürokra-T-Rex zähmen.