Branchenübergreifend digitalisiert

Ein Mieter zieht aus, ein anderer ein. Für die deutsche Wohnungswirtschaft ist das Alltag – rund zwei Millionen Mal im Jahr. Doch hinter jedem Mieterwechsel steckt Arbeit. Zählerstände müssen dokumentiert, Abrechnungen geschrieben, Daten erfasst und an Versorger und Wärmemessdienste weitergereicht werden. Noch dazu dreht sich das Datenkarussell meist zweimal. Nur wenn sich Aus- und Einzug tagesgenau aneinanderfügen, reicht ein einmaliges Ummelden. In allen anderen Fällen muss das Wohnungsunternehmen für die Zeit des Leerstands – so kurz dieser auch sein mag – die Verträge übernehmen.

Kompliziert wird es, weil bei alldem laufend Datensysteme und -formate angepasst werden müssen. Denn die beteiligten Unternehmen benötigen Kunden- und Verbrauchsdaten zu jeweils unterschiedlichen Zeiten und in unterschiedlicher Aufbereitung. „Manche Wohnungsunternehmen senden ihre Daten zwar per PDF an ihren Ver- und Entsorger oder Wärmemessdienst, aber dann werden sie dort manuell weiterverarbeitet“, weiß Anke Morlath, Bereichsleiterin EVU Competence Center bei Aareon. Diese Mehrarbeit verschlingt viel Zeit und birgt Fehlerquellen. Entsprechend häufig werden Fristen versäumt – nicht selten müssen Sachverhalte im Nachhinein geklärt werden.

Prozessvorteile in der Praxis

Anders beim digitalen Datenportal: Hier reicht ein Eintrag im ERP-System des Wohnungsunternehmens. Alles Weitere geschieht automatisiert. Mehr noch: Die Lösung steuert nicht nur alle Austauschprozesse, sie dokumentiert sie auch sicher und lückenlos. „Diese Prozessvorteile haben uns überzeugt“, sagt Thomas Harry Strecker, Prokurist der Düsseldorfer Rheinwohnungsbau. „Wir wollen bei uns manuelle Tätigkeiten gerade im Leerstandsmanagement minimieren.“

Die Entscheidung für die digitale Lösung fiel besonders leicht, weil das Unternehmen Synergien erwartet: „Wir arbeiten mit dem Mobilen Wohnungsmanagement, einer weiteren Lösung aus dem digitalen Ökosystem ‚Aareon Smart World‘, mit der das Wechselmanagement eng ineinandergreift“, erläutert Thomas Harry Strecker. Dank dieses Zusammenspiels liegen dem Mitarbeiter, der für eine Abnahme vor Ort ist, auf seinem Tablet nun auch die aktuellen Zählerdaten samt Plausibilisierungen vor. Das Datenportal bezieht sie direkt vom Wärmemessdienst, der die Ablesedaten samt etwaigen Änderungen an den Mieter- und Wohnungsstammdaten zurückerhält. Damit sind alle Daten immer auf dem aktuellen Stand – beim Wohnungsunternehmen und beim Wärmemessdienst.

Dass der Vermieter bei seinem Vor-Ort-Termin die Zählerstände ablesen kann, bringt enorme Vorteile. „Eine manuelle Erfassung der Werte bei der Zwischenablesung entfällt und reduziert dadurch deutlich die Fehleranfälligkeit“, sagt Harald Lehmeier, Senior Product Manager der Techem Energy Services GmbH. „Und natürlich bereitet uns auch ein unterjähriger Mieterwechsel keinerlei Pro­bleme hinsichtlich der genauen Erfassung des jeweiligen Energieverbrauchs, der für die verbrauchsgerechte Abrechnung benötigt wird. Zusammengenommen gibt es also viele gute Gründe, warum wir das Wechselmanagement gemeinsam mit unserem langjährigen Partner Aareon entwickelt haben.“

Wo persönliche Daten zwischen Unternehmen fließen, spielt deren kompromissloser Schutz eine zentrale Rolle. „Die EU-DSGVO haben wir bei der Entwicklung der neuen Lösung konzeptionell berücksichtigt“, beruhigt Anke Morlath. „Durch diese Regelung gelten neue Richtlinien wie Privacy by Design und Privacy by Default.“

Immenses Potenzial für alle Beteiligten

Wie gewaltig das Optimierungspotenzial ist, das im Wohnungswechsel schlummert, zeigt ein Blick in die Statistik. 8,6 % aller deutschen Haushalte – das hat Techem ermittelt – sind 2016 umgezogen. Das entspricht rein rechnerisch rund zwei Millionen Mieterwechseln im Jahr oder einem alle 16 Sekunden. Spart der Vermieter bei jedem Vorgang auch nur eine Minute Bearbeitungszeit, addiert sich das branchenweit zu 32.000 Mitarbeiterstunden jährlich, die sinnvoller eingesetzt werden können.

Tatsächlich aber liegt der Effizienzgewinn noch um ein Vielfaches höher. Hinzu kommt der sinkende Aufwand. Er dürfte eher in Stunden als in Minuten zu bemessen sein, zumal zum Zeitgewinn im Prozess noch der sinkende Aufwand für Recherchen und Nachfragen bei Klärfällen kommt. Beide Faktoren – schnellere Abläufe und weniger Klärungsbedarf – kommen außerdem gleich bei allen Beteiligten zum Tragen.

Längst haben das auch die Versorger erkannt. „Viele Tausend Mieterwechsel werden uns heute per Brief, Fax, E-Mail oder Telefon von Wohnungsgesellschaften angezeigt und sind aufwendig manuell in unsere Systeme zu übertragen“, sagt Eckart Birkenkamp, der bei den Stadtwerken Düsseldorf die Kunden aus der Wohnungswirtschaft betreut. „Das hat uns veranlasst, mit unserem Partner, der Aareon AG, eine technische Lösung dafür zu entwickeln. Im Zeichen der Digitalisierung ist das ein richtiger und notwendiger Schritt, der auch bei unseren Kunden zu einer erheblichen Prozessvereinfachung führen wird.“ Eine solche Win-win-Lösung eröffnet Versorgern die Chance, bestehende Kundenbeziehungen zu intensivieren und neue zu gewinnen.

Der Cross-Industry-Ansatz wird ausgebaut