Digitale Prozesse liefern Antworten
Der Vermietungsprozess befindet sich im Wandel. Das hat nicht nur mit der Digitalisierung zu tun, sondern auch mit dem aktuellen Zeitgeist. Die Menschen zieht es in die Städte, was dort den Koordinationsaufwand der Mietanfragen erhöht. Wie kann die Wohnungswirtschaft dieser Herausforderung begegnen, dabei den Datenschutz der Interessenten wahren und trotzdem wirtschaftlich arbeiten?
Die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat den Blick der Branche auf das Thema Datenschutz grundlegend verändert. Polemische Aussagen der Kategorie „man darf ja gar nichts mehr“, „dann löschen wir eben alles“ oder „dann packen wir die Schreibmaschine wieder aus“ kommen am Stammtisch vielleicht gut an, stellen aber keine adäquate Lösung dar. Im Gegenteil: Mehr Digitalisierung und nicht weniger ist die Antwort auf zeitgemäßen Datenschutz.
Löschung und das Recht auf
Vergessenwerden
Hier ein Beispiel: Ein Mietinteressent gibt ein Wohnungsgesuch bei einem Wohnungsunternehmen ab. Dazu übermittelt er per Webformular seine Kontaktdaten an das Unternehmen. Diese Daten landen in einem zentralen Gruppenpostfach und werden in der Vermarktungssoftware hinterlegt. Zwei Wochen später erhält er per E-Mail ein Wohnungsangebot und stimmt mit dem Unternehmen einen Besichtigungstermin ab. Zum Besichtigungstermin bringt er eine Bonitätsauskunft und seinen Gehaltsnachweis mit. Im Nachgang dazu übermittelt er per E-Mail den ausgefüllten Selbstauskunftsbogen, den er von der Sachbearbeiterin beim Besichtigungstermin erhalten hat. Da seine Handschrift unleserlich war, muss die Sachbearbeiterin telefonisch nachhaken, um die Informationen zu seiner Haushaltsgröße zu ergänzen. Diese notiert die Sachbearbeiterin von Hand auf der ausgedruckten Selbstauskunft.
Kurz vor Vertragsunterschrift ändert der Mietinteressent seine Meinung und entscheidet sich für die Wohnung eines anderen Vermieters. Ein paar Wochen später verlangt der Interessent vom Wohnungsunternehmen, dass es ihm Auskunft darüber gibt, welche Daten erhoben wurden und bittet um Löschung dieser Daten. Er macht hier gemäß Art. 17 DSGVO von seinem Recht auf Löschung und Vergessenwerden gebrauch. Denn sobald der Zweck für die Datenverarbeitung erreicht wurde, müssen die bislang erhobenen Daten gelöscht werden. Das Wohnungsunternehmen muss nun also prüfen, ob es noch eine Rechtfertigung für die Verarbeitung der Daten hat, die dem Begehren auf Löschung entgegenstehen und ob Aufbewahrungspflichten bestehen, die eine Sperrung erforderlich machen, aber keine Löschung. Welcher Umgang mit den Daten richtig ist, kann dabei auch vom Kommunikationskanal abhängen.
In jedem Fall muss das Wohnungsunternehmen eine datenschutzrechtlich vertretbare Entscheidung treffen, umsetzen und nicht zuletzt aufgrund der Rechenschaftspflicht dokumentieren. Auf die Anfrage des Mietinteressenten muss zudem in angemessener Frist reagiert und eine umfassende und richtige Auskunft über seine Daten gegeben werden. Da im Beispiel auf vier verschiedenen Kanälen Daten des Mietinteressenten erfasst und verarbeitet wurden, stellt allein das Finden der Daten eine große Herausforderung dar. Für Mitarbeiter des Wohnungsunternehmens bedeutet der Prozess eine hohe Arbeitsbelastung. Und was passiert, wenn auf einmal nicht nur ein Interessent, sondern hunderte mit ähnlichen Anfragen auf den Vermieter zukommen? Das Ausmaß an zusätzlicher Arbeit ist kaum vorstellbar.
Nutzer bleiben Herr ihrer Daten
Die Lösung liegt wie eingangs erwähnt nicht in weniger, sondern in mehr Digitalisierung. Denn auch das Führen von Papierakten fällt in den Anwendungsbereich des Datenschutzrechts. Zudem ist der Verzicht auf elektronische Datenverarbeitung im Zeitalter der Digitalisierung nicht wirklich zielführend. Sämtliche Daten zu löschen, bringt ebenfalls nicht den erwünschten Effekt. Zum einen sind Daten nämlich das Gold unserer Zeit und ihre automatisierte Verarbeitung bietet große Effizienz- und Qualitätspotenziale. Zum anderen können Aufbewahrungspflichten gerade dazu zwingen, Daten nicht zu löschen. Darüber hinaus ist das eigentliche Problem des beschriebenen Beispiels nicht das Suchen, Finden und Löschen der erfassten Daten. Das Problem sind die Intransparenz und der Kontrollverlust des Interessenten über seine Daten. Hier setzt die neueste Entwicklung von Webtechnologien an. Sie ermächtigt die Nutzer, Herr ihrer Daten zu bleiben, auch wenn Sie an Dritte übermittelt werden.
Moderne Softwarelösungen, wie zum Beispiel das webbasierte Interessentenmanagement des Hamburger Unternehmens Immomio, ermöglichen es den Interessenten, die Kontrolle über ihre Daten zu behalten und dienen damit dem elementaren Zweck des Datenschutzrechts: der informationellen Selbstbestimmung. In einem passwortgeschützten Bereich können die Interessenten ihre Daten selbst pflegen und jederzeit per Mausklick löschen. So kommen die Vermieter gar nicht erst in die missliche Lage, aufgefordert zu werden, Daten zu suchen und zu löschen. Die Interessenten müssen die Verantwortung über ihre Daten nie gänzlich aus der Hand geben. Der positive Nebeneffekt: Die Daten sind stets aktuell. Denn jeder weiß, dass die Aktualität eines Wohnungsgesuches eine sehr kurze Halbwertszeit besitzt.
Digitalisierung löst Probleme
Die Pflege der Daten von Wohnungsinteressenten ist mit einem hohen Aufwand verbunden und häufig, gerade in Vermietermärkten, wirtschaftlich nicht sinnvoll. Durch digitale Bewerbungsprozesse und webbasierte Selbstauskünfte können erhebliche Effizienzgewinne erzielt und ganz nebenbei die Datenschutzprobleme gelöst werden.
Mehr Digitalisierung und nicht weniger ist die Antwort auf zeitgemäßen Datenschutz.
