Mehr als nur Zeitersparnis

Zeit, Personal und Kosten: Gemeinhin wird die Digitalisierung im selben Atemzug genannt wie dadurch entstehende Einsparungsmöglichkeiten. Das trifft grundsätzlich zu und auch im Vermietungsprozess gibt es erhebliche Einsparungspotenziale. So zeigte beispielsweise die Ritterwald Unternehmensberatung GmbH in einer Studie aus 2017, dass durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz im Vermietungsprozess bis zu 66 % der Zeit und Kosten eingespart werden können.

Gerade beim Vermietungsprozess spielen jedoch auch andere Faktoren eine wichtige Rolle. Zum einen ist die Auswahl des richtigen Mieters ein elementarer Faktor, um funktionierende Hausgemeinschaften zu bilden und künftige Mietausfälle zu vermeiden. Gleichzeitig erzeugt die Neuvermietung eine hohe Aufmerksamkeit für das Unternehmen im Markt und stellt somit ein wichtiges Marketinginstrument dar. Und dann bleibt noch das Thema Datenschutz, welches gerade im Umgang mit Interessentendaten einen nicht zu unterschätzenden Stellenwert einnimmt.

Den richtigen Mieter auswählen

Die Auswahl neuer Mieter ist die zentrale Aufgabe der Sachbearbeiter der Vermietungsabteilungen. Häufig wird aber nur ein Bruchteil der Arbeitszeit der Mitarbeiter auf das persönliche Kennenlernen und detaillierte Sichten der Unterlagen verwendet, da Routinearbeiten, wie das Beantworten von E-Mails und das Koordinieren sowie Durchführen von Besichtigungen, einen Großteil der verfügbaren Arbeitszeit in Anspruch nehmen. Durch die Einführung eines digitalen Bewerbungsprozesses, bei dem Interessenten auf einer Webplattform ihre Selbstauskünfte eingeben und Termine vereinbaren können, kann der manuelle Kommunikationsaufwand drastisch reduziert werden.

Gleichzeitig unterstützt künstliche Intelligenz dabei, die Interessenten zu identifizieren, die am besten zu den Vorgaben des Vermieters passen. So kann die Anzahl der Besichtigungstermine reduziert werden, da die Wohnungen ausschließlich mit Interessenten besichtigt werden, die zur Wohnung und in die Hausgemeinschaft passen. Außerdem sind ausführliche und individuelle Besichtigungen möglich, sodass die Mitarbeiter sich ein gutes Bild des möglichen Neumieters machen können.

Kundenorientierung leben

Die Digitalisierung hat auch dazu geführt, dass sich die Ansprüche der Nutzer in Bezug auf Transparenz und Service von Dienstleistern deutlich geändert haben. Durch Dienste wie Amazon und Co. ist die Erwartungshaltung entstanden, dass die bestellte Ware nur wenige Stunden nach dem Klick an der Haustür eintrifft, der gesamte Prozess transparent online verfolgt werden kann, auf Fragen unmittelbar geantwortet wird und Online-Foren eine umfassende Informations- und Bewertungsbasis darstellen. Diese Erwartungshaltung überträgt sich auch auf andere Lebensbereiche – leider wird diese bei der Wohnungssuche nur selten erfüllt.

Dabei gibt es bereits passende technischen Tools, um umfassenden Kundenservice zu liefern, wie zum Beispiel die digitale Vermietungsplattform von Immomio. Die bietet nicht nur eine eigene Interessentendatenbank mit hunderttausenden aktuellen Gesuchen, sondern integriert sich auch nahtlos in jegliche Vermietungsprozesse, sei es über andere Immobilienportale oder die Homepage. Dabei funktioniert die Plattform wie ein Dating-Portal – nur für die Vermietung: Die Interessenten können online jederzeit den Status ihrer Bewerbung verfolgen sowie digitale Termine vereinbaren. Alle Updates werden automatisch auf das Handy der Interessenten gesendet. Dies führt zu einem positiven Kundenerlebnis, schon bevor der Interessent zum Mieter wird und erzeugt eine positive Wahrnehmung des Unternehmens im Markt.

Ein neues Level im Datenschutz

Neben Auswahl und Kundenorientierung spielt das Thema Datenschutz im digitalen Vermietungsprozess eine wichtige Rolle. Die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat den Blick der Branche auf das Thema Datenschutz grundlegend verändert. Bei vielen herrscht nach wie vor Unsicherheit, was erlaubt ist und was nicht. Als Reaktion folgt häufig ein Verzicht auf die digitale Verarbeitung der Daten, da die Meinung vorherrscht, so die Datenschutzanforderungen mit wenig Aufwand zu erfüllen. Jedoch ist das der falsche Ansatz.

Mehr Digitalisierung und nicht weniger ist die Antwort auf zeitgemäßen Datenschutz. Dies belegt auch das GdW-Datenschutzprüfsiegel von Immomio, welches der Verband der Wohnungswirtschaft erstmalig für eine digitale Vermietungsplattform vergeben hat. Denn durch den Einsatz von digitalen Bewerbungsverfahren behalten Interessenten die Kontrolle über ihre Daten. Dies dient dem elementaren Zweck des Datenschutzrechts: der informationellen Selbstbestimmung. In einem passwortgeschützten Bereich können die Interessenten ihre Daten selbst pflegen und jederzeit per Mausklick löschen. Der positive Nebeneffekt: Die Daten sind stets aktuell. Denn die Aktualität eines Wohnungsgesuches besitzt eine sehr kurze Halbwertszeit.

Digitale Zukunft

Die Wohnungswirtschaft befindet sich auf dem Weg in die digitale Zukunft. Ein wichtiger Aspekt auf diesem Weg ist die Digitalisierung von Prozessen wie beispielsweise im Bereich Vermietung. Das bedeutet nicht nur eine Zeitersparnis, sondern hilft Wohnungsunternehmen auch bei Ihrer Außendarstellung und bei der Auswahl des richtigen Mieters. Auch das Thema Datenschutz kann nicht trotz, sondern dank der digitalen Vermietung DSGVO-konform gelöst werden.