Digitale Transformation als Schlüssel zum Erfolg

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie sitzen am Schreibtisch, Ihr Telefon klingelt. Über die CTI-Anbindung sehen Sie, dass Ihre Mieterin Karin Leuchten anruft. Auf dem Bildschirm sehen Sie sofort, dass sie an der Cromforder Allee 17 wohnt. Ihre Mieterin meldet einen defekten Fahrstuhl. Sie wechseln in die Objektansicht und sehen, dass für den Fahrstuhl ein Wartungsvertrag besteht. Der Service-Level Ihres Vertrags sieht vor, dass Ihr Vertragspartner innerhalb der nächsten zwei Stunden vor Ort sein muss, um sich des Schadens anzunehmen. Die entsprechende Meldung senden Sie sofort an die Firma.

Anschließend senden Sie eine E-Mail an Frau Leuchten und informieren sie über den aktuellen Stand der Dinge. Darüber hinaus setzen Sie einen Hinweis auf das digitale „schwarze Brett“ des Hauses, um die Hausgemeinschaft zu informieren und weiteren Meldungen von anderen Mietern des Objekts vorzubeugen. Die Mieter erhalten, sofern sie die Funktion aktiviert haben, eine Push-Nachricht auf ihr Mobiltelefon, sind informiert und wissen, dass ihr Dienstleister sich kümmert.

Minutenschnell und ohne hohen Aufwand haben Sie den gesamten Prozess abgebildet und effektiv bearbeitet. Das klingt für Sie nach Zukunftsmusik? Das ist es nicht längst nicht mehr.

Kaufmännische Aufgaben müssen mit Prozessen des technischen Immobilienmanagements ergänzt werden

Neben der steigenden Kostensensibilität und den hohen Erwartungen von Eigentümern, Investoren und Mietern an das Serviceangebot kommt, dass die Gebäudeinstandhaltung für den Werterhalt ihrer Immobilie essenziell ist. Maßnahmen wie Wartung, Inspektion und Instandsetzung gewährleisten die dauerhafte Funktionsfähigkeit ihres Gebäudes, erleichtern die Vermietung und sorgen für die dauerhafte Zufriedenheit der Beteiligten.

Mit Wartungsmaßnahmen beugen Sie plötzlichen Ausfällen an Bauteilen, Geräten und technischen Einrichtungen vor. Die Ausarbeitung eines verbindlichen Wartungsplans mit Informationen über Ort, Termin und die jeweilige Maßnahme spielt eine maßgebliche Rolle für eine regelmäßige, problemlose Umsetzung. Der Plan geht auf die spezifischen Belange der Immobilie, des Geräts (beispielsweise Stromzähler) oder Bauteils (Dacheindeckung, Fassade etc.) ein.

Bei Inspektionsmaßnahmen geht es darum, den gegenwärtigen Zustand der Immobilie zu erfassen. Dabei erkennen Sie Ursachen für Abnutzungen, Schäden und Veränderungen. Die Ergebnisse der Inspektion sollten Sie schriftlich und in Einzelfällen zudem durch Fotos betroffener Bereiche dokumentieren. Beauftragen Sie einen Baufachmann oder Techniker mit der Begutachtung, um eine bestmögliche Qualität und Rechtssicherheit zu gewährleisten. Nachdem Sie den gegenwärtigen Zustand einer Immobilie ermittelt haben, werten Sie die Ergebnisse aus. Anhand der daraus gewonnen Erkenntnisse planen Sie die nächsten Schritte. Dazu gehören Instandsetzungen oder Modernisierungen.

Als Instandhaltung gelten alle Maßnahmen, die den ursprünglichen Zustand oder die Funktionsfähigkeit einer Immobilie oder eines einzelnen Bauteils überprüfen und notfalls wiederherstellen. So verhindern Sie frühzeitig, dass es zu einer teureren Instandsetzung oder einer kompletten Neuanschaffung kommen muss. Als Immobilienverwalter kümmern Sie sich um die Vorbereitung, kalkulieren den Aufwand und stimmen sich mit den beteiligten Handwerkern ab. Vergleichen Sie die anfallenden Handwerkerpreise regelmäßig mit denen des Gesamtmarktes – ein anderes als das von Ihnen beauftragte Unternehmen könnte Ihnen günstigere Konditionen bieten.

Der Energieverbrauch gewinnt auch im Immobiliensektor immer mehr an Bedeutung. Da die natürlichen Ressourcen schwinden und der Gesetzgeber immer strengere Klimaschutzregelungen vorsieht, wird die Energieeffizienz von Häusern zunehmend wichtiger. Bis 2050 plant die Bundesregierung eine Senkung des Energiebedarfs von Gebäuden um 80 %.

Die energetische Modernisierung beinhaltet beispielsweise effizientere Warmwasser- und Heizungsanlagen, eine Optimierung des Wärmeschutzes und den Einbau wassersparender Armaturen. Unter Modernisierung fallen insbesondere die Verbesserungen an einer Immobilie, die unter anderem aus der Umsetzung von gesetzlichen Forderungen wie dem Energieeinsparwärmegesetz (EEWärmeG) und der Energieeinsparverordnung (EnEV)bestehen, die beide eine höhere Energieeffizienz verlangen.

In den nächsten Jahren werden zusätzliche Anforderungen hinzukommen, darunter die Minimierung des Schadstoffausstoßes der Gebäudeheizung. Weitere mögliche Verbesserungsmaßnahmen sind eine Vergrößerung der Wohnfläche, barrierefreie Nutzungsmöglichkeiten, hochwertigere technische Anlagen und der Wechsel zu alternativen Energien.

Digitalisierung - Treiber und notwendige Konsequenz

Sollten Sie sich fragen, wie man diesen gestiegenen Anforderungen gerecht wird, ohne dabei den Überblick zu verlieren, so kann die Antwort nur heißen: Mit Hilfe der richtigen Instrumente. Wenn Sie sich nachhaltig auf dem Markt behaupten wollen, kommen Sie nicht umhin, Ihr Leistungsangebot zu erweitern und Ihr bisheriges Geschäftsmodell zu hinterfragen. Im Vorfeld gilt es jedoch die eigenen, oft langjährige eingefahrenen Prozesse aufzubrechen und sie neu zu strukturieren. Beginnen Sie damit alle auf Papier ablaufenden Geschäftsprozesse in die digitale Welt zu übertragen. Moderne Software-Lösungen bilden sämtliche Aspekte der Bewirtschaftung einer Immobilie ab, von der Buchhaltung über das Flächenmanagement bis zum technischen Management. So gestalten Sie Ihre täglichen Arbeitsabläufe effizienter und komfortabler.

ERP-Lösung als Herzstück des digitalen Öko-Systems

Um den Einstieg in die Digitalisierung zu schaffen und das Vorhaben nachhaltig zu gestalten, ist es sinnvoll, das kaufmännische System als Herzstück der IT-Infrastruktur zu sehen. Ganzheitliche Lösungen bieten die Möglichkeit, angrenzende Softwaresysteme an das eigene Programm anzubinden und haben im optimalen Fall tiefe Integrationen und/oder bilaterale Schnittstellen, so dass die Daten in beiden Systemen genutzt und ausgetauscht werden können.

Das ist insbesondere beim Dokumentenmanagement oder der Anbindung von Kommunikationsportalen wichtig, um z. B. die doppelte Stammdatenpflege zu vermeiden und gleichzeitig die Datenkonsistenz sicher zu stellen. Im optimalen Fall verfügt das ERP-System über einen breiten Funktionsumfang mit dem sowohl kaufmännische, als auch technische Prozesse abgebildet werden können.

Wenn das der Fall ist, können Sie beispielsweise Instandhaltungsprojekte großer Wohnanlagen, bestehend aus Haupt- und Unterprojekten planen, strukturieren und budgetieren. Die Lösung überprüft dabei die Phasen, bereits erfolgte Buchungen, zeigt den Budgetstatus sowie die Historie. Ergänzend können Vertragserfüllungsbürgschaften, Gewährleistungsbürgschaften oder Sicherheitseinbehalte zu Maßnahmen gepflegt werden. Das System weist auf sensible Termine z. B. Gewährleistungsfristenhin und dokumentiert lückenlos den Fortschritt bis zur Fertigstellung.

Fazit

Die Digitalisierung ist die Zukunft der Immobilienbranche, vor allem bezüglich innovativer Managementansätze und Geschäftsprozesse.

Es ist die Aufgabe des Managements, die Unternehmen für die gesellschaftlichen Veränderungen digital zu rüsten und wichtige Wettbewerbsvorteile für das eigene Unternehmen zu schaffen. Ganzheitliche Software-Lösungen, die die Möglichkeit zur Integration und eine Offenheit gegenüber Schnittstellen sowie sichere und effiziente Datenverwaltung bieten, sind dabei der Schlüssel zum Erfolg.