Rundum betreut

Die Digitalisierung hat Einzug in die Wohnungswirtschaft gehalten. Viele Unternehmen spielen mit dem Gedanken, die Verwaltung und Vermietung ihrer Wohnungen auf die nächste Digitalisierungs-Stufe zu heben. Oft gibt es bereits Überlegungen, welche Anforderungen abgedeckt und mit welchen Objekten gestartet werden soll. Doch der letzte Schritt in Richtung Zeit-, Kosten- und Ressourcenersparnis durch die Einführung eines Mieterportals wird gerne verschoben. Auslöser dafür ist oft die Ungewissheit darüber, wie eine Umstellung abläuft und mit welcher Mieter-Akzeptanz zu rechnen ist. Daher ist es wichtig, Transparenz zu schaffen.

Gemeinsam Ziele definieren

Anbieter von digitalen Mieterplattformen für die Wohnungswirtschaft haben sich längst professionalisiert und bieten neben der Technologie auch einen durchdachten Service an, der Wohnungsunternehmen und Verwaltungen bei der Einführung unterstützt. Dazu gehört auch, dass sich die Wohnungsunternehmen noch in der Analysephase einen Testzugang erstellen lassen können, der bereits einen guten visuellen Eindruck der zukünftigen eigenen Plattform vermittelt. Dort können sie verschiedene Funktionen testen und sich einen Überblick über das Leistungsspektrum verschaffen. Die sprichwörtliche „Katze im Sack“ muss somit heutzutage keiner mehr kaufen.

Hat sich ein Unternehmen für eine digitale Lösung entschieden, startet die Zusammenarbeit in der Regel mit einem Kick-off-Workshop. Dort werden die Erwartungshaltung erörtert und konkrete Ziele für die Einführung definiert, anhand derer später die Effizienz gemessen werden kann. Außerdem werden ein Zeit- und ein Projektplan erstellt. Dabei kann sich das Wohnungsunternehmen auf die Expertise des Dienstleisters aus einer Vielzahl an vergleichbaren Projekten verlassen.

Datenbestand nutzen

Anschließend werden die Stammdaten aus dem führenden Verwaltungssystem des Unter­nehmens in das Portal übernommen. Die Daten spielen für den laufenden Betrieb und den Mietereinladungsprozess eine zen­trale Rolle. Dank automatischer Datenan­bindungen läuft dieser Schritt in den meisten Fällen ohne manuellen Aufwand. Auch wichtige allgemeine Dokumente, beispielsweise der Energieausweis des Gebäudes, sowie mieterbezogene Dokumente werden in das Portal geladen und damit berechtigten Nutzern zugänglich gemacht.

In einem weiteren Schritt erfolgt die Anbindung an die vorhandenen Prozessabläufe der Kunden. Denn Ziel eines Mieterportals ist nicht nur, die Verteilung von Informationen zu vereinfachen, sondern auch Kommunikationsabläufe und interne Vorgänge effektiver zu gestalten. Portale können neben der Kundenkommunikation daher auch für Dienstleister geöffnet werden. Damit wird das Mieterportal zur zentralen Drehscheibe, über die Verwalter, Kunden und Dienstleister miteinander vernetzt interagieren können.

Nutzung kann ausgebaut werden

In der Praxis hat sich ein Einführungsprozess in mehreren Einladungswellen bewährt. Unternehmen, die 1000 oder mehr Wohneinheiten betreuen, können zu Beginn eine Handvoll Objekte und deren Bewohner zur Nutzung des Portals einladen. Direkt im Anschluss sollte dann eine erste Zwischenbetrachtung hinsichtlich Anmelderate, Mieter-Feedback und internem Prozessverständnis durchgeführt werden. Die Ergebnisse daraus lassen sich dann für die nachfolgenden Einladungswellen berücksichtigen.

Dass Mieter den Schritt zu einer digitalen Betreuung begrüßen, zeigt ein Blick auf die Registrierungsquote. Im Bereich studentisches Wohnen können Lösungsanbieter wie die casavi GmbH aus München fast 100 % der Mieter von der Nutzung überzeugen. Bei Neubauten liegt die Quote bei über 80, bei Bestandsobjekten aktuell noch zwischen 20 bis 50 %, mit steigender Tendenz.

Zusammenarbeit nach der Umstellung

Die Betreuung durch den Portaldienstleister geht auch nach der digitalen Umstellung weiter. Seriöse Anbieter arbeiten auch nach der erfolgreichen Ersteinführung eng mit ihren Kunden zusammen, um das Erreichen der gesteckten Ziele zu garantieren und die Nutzung sowohl für Wohnungsunternehmen als auch Mieter permanent zu optimieren. Denn das sich ständig veränderte technologische Ökosystem, neue Möglichkeiten der Benutzerführung sowie die Einbindung ergänzender Services rund um die Immobilien erfordern hier eine langfristige Betreuung und inhaltliche Ausrichtung. casavi veröffentlicht daher im monatlichen Rhythmus Funktions-Updates und Neuerungen, die bestehenden Kunden unmittelbar zur Verfügung stehen.

Fazit

Mieterportale entlasten den Arbeitsalltag von Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltern erheblich. Darüber hinaus erhöhen sie die Mieterzufriedenheit. Zweifellos muss die Einführung einer geeigneten Lösung strukturiert vorbereitet und konsequent verfolgt werden. Professionelle Anbieter wie casavi fungieren für ihre Kunden daher auch als Projektbegleiter und stehen ihnen auch inhaltlich mit Rat und Tat zur Seite. Auch nach der Einführung wird ein stetiger Austausch gepflegt, der eine langfristige Prozess­optimierung garantiert und geänderte Serviceerwartungen der Mieter berücksichtigt.