Vernetzung der digitalen Infrastruktur

Die fortschreitende Digitalisierung ermöglicht es mehr und mehr Prozesse, die bisher offline oder mit Unterstützung von beispielsweise Excel-Tabellen geführt werden, mit Hilfe innovativer Software abzubilden. Die Vielzahl von technologischen Anwendungen hat dazu geführt, dass sich immer mehr Spezialisten entwickeln, die sich auf die Digitalisierung einzelner Prozesse konzentrieren, etwa den Vermietungsprozess oder die Kommunikation mit den Bestandsmietern.

Gerade die Entwicklung von cloudbasierten Services ermöglicht ganz neue Prozesse, wodurch die Geschwindigkeit der Digitalisierung der Prozesse bei Vermietern und Verwaltern in den vergangenen Jahren deutlich zugenommen hat.

Dies führt dazu, dass sich im Markt rund um die angebotenen ERP-Systeme ein Sammelsurium an Lösungen für digitale Prozesse gebildet hat, welches durch die klassischen Dienstleister nicht vollständig abgebildet wird. Viele Kunden dieser Dienstleister wünschen sich, dass diese Prozesse ebenfalls durch das ERP-System abgebildet werden – jedoch ist dies in den meisten Fällen nicht oder nur mit erheblichem Zeit- und Kostenaufwand realisierbar.

Grund dafür ist, dass die meisten neuen Prozesse sich auf Interaktionen mit unternehmensexternen Usern beziehen, beispielsweise Mietern, Interessenten oder Handwerkern. Diese können über Cloud-Anwendungen mit den Vermietern interagieren, in dem sie einen Schaden melden oder einen Besichtigungstermin planen.

Fast alle Wohnungsunternehmen setzen heute noch auf On-Premises-ERP-Lösungen, also Nutzungs- und Lizenzmodelle für serverbasierte Computerprogramme. Der Gegenpart, die cloudbasierten Lösungen, sind rar, auch in Rechenzentren gehostete ERP-Lösungen sind, wie oft fälschlicherweise angenommen, keine „richtigen“ Cloud-Anwendungen. Deshalb stellen cloudbasierte Prozesse eine schwer zu überwindende Herausforderung dar, wenn sie Prozesse ins ERP-System integrieren sollen.

Im Gegensatz zu On-Premises-Lösungen werden IT-Infrastruktur wie Speicherplatz, Rechenleistung oder Software bei cloudbasierten Lösungen über das Internet bereitgestellt und genutzt. Dies erfolgt ausschließlich über technische Schnittstellen und eine Client­software, in der Regel der Webbrowser.

Besonders bekannte Cloud Services sind Google Drive, Amazon Cloud Drive, Microsoft OneDrive, G Suite und Office 365 als Alternative zu Office. Ihr Vorteil: Sie ermöglichen eine einfache Verknüpfung verschiedener Softwares durch webbasierte Schnittstellen und führen zu Kostenersparnis bei Personal und Hardware. Außerdem entfällt durch die monatliche Zahlweise eine langfristige Kapitalbindung. Der Umfang von Speicherplatz, Rechenleistung und Software-Paket kann präzise gewählt und jederzeit an den tatsächlichen Bedarf angepasst werden.

Hinzu kommt, dass der Zugriff auf die Ressourcen durch die Mitarbeiter eines Unternehmens geregelt ist, was zu einer erhöhten Sicherheit führt. Zu guter Letzt sind die Daten von jedem Ort und Endgerät abrufbar – egal ob Smartphone, Tablet oder stationärer PC.  Für die deutsche Wohnungswirtschaft bieten verschiedene Anbieter cloudbasierte „Software as a Service“-Lösungen, wie etwa Aareon seit 2011.

Viele ERP-Anbieter erweitern ihr digitales Lösungsangebot, um Mehrwert für ihre Kunden zu bieten und setzen daher auf Partnerschaften mit den digitalen Spezialisten, wie z.B. die Kooperation zwischen Immomio und Aareon beziehungsweise Haufe. Über Schnittstellen können die benötigten Daten, wie etwa Objektdaten einer zu vermietenden Wohnung, aus dem ERP-System in die Vermietungslösung übertragen und Mieterdaten wieder zurückgespielt werden. So können die Arbeitsprozesse im Unternehmen ohne Medien­brüche abgebildet werden, auch wenn mit verschiedenen Software-Oberflächen gearbeitet wird.

Natürlich besteht weiterhin der Wunsch, dass in einer Arbeitsoberfläche alle Prozesse bearbeitet und gesteuert werden können. Wer seine Prozesse jedoch digitalisieren will, wird in Zukunft nicht darum herumkommen, verschiedene Spezialsoftwares als Ergänzung in das ERP-Universum aufzunehmen. Umso wichtiger ist daher, dass diese Softwares über funktionierende Schnittstellen mit dem führenden ERP-System verfügen. Andernfalls ergeben sich immer mehr Schnittstellen, an denen nicht nur redundante Arbeiten entstehen, sondern auch die Gefahr von inkonsistenten Datensätzen steigt erheblich an. Mittel- bis langfristig wird es jedoch auch Lösungen für das Problem des Arbeitens auf verschiedenen Anwenderoberflächen geben, jedoch erst, wenn der Einsatz von cloudbasierten ERP-Systemen sich in der Wohnungswirtschaft durchgesetzt hat. Dass dies passieren wird, steht außer Frage, da die Vorteile von Cloudanwendungen gegenüber den On-Premises-Lösungen deutlich überwiegen.

Obgleich der Weg dorthin in der Wohnungswirtschaft noch ein weiter ist, wird es hier in den kommenden zehn Jahren eine deutliche Dynamik geben. Durch die internetbasierten Schnittstellen von cloudbasierten Softwares können dann nicht nur einzelne Daten ausgetauscht, sondern auch vollständige Funktionen per Schnittstelle in einer externen Anwendung abgebildet werden. Damit können die ERP-Systeme einfach um weitere Spezialanwendungen erweitert werden – und die Nutzer haben alle Funktionen und Prozesse in einer Anwenderoberfläche.