Wie Verwalter Digitalisierung für sich nutzen können
Neue digitale Lösungen können den Verwalteralltag erheblich erleichtern – von der Abrechnung über die Gremienarbeit bis zum Miet- und Objektmanagement. Vor allem integrierte digitale Ökosysteme bieten jede Menge Mehrwert.
Wo ist Ihr Smartphone? Die Antwort auf diese Frage kennen Sie vermutlich genau. Wissen Sie ebenso sicher, wo Ihre Kinder derzeit stecken? Wahrscheinlich nicht. Natürlich ist dieser Vergleich etwas provokant und nicht ganz ernst gemeint. Aber er verdeutlicht doch eines: Die mobilen Alleskönner sind unsere treuen Begleiter im Alltag geworden. Wir strukturieren mit ihnen unseren Tag, kontaktieren unsere Liebsten, checken Aktienkurse und die politische Weltlage, chatten mit Arbeitskollegen, bestellen uns das Mittagessen, schießen Fotos und Videos, buchen die nächste Reise, erledigen unsere Einkäufe und manchmal rufen wir mit ihnen auch nur ganz simpel die Wettervorhersage ab.
Die Datengrundlage hierzu ist eindeutig: 81 % der Deutschen ab 14 Jahre haben einen Internetzugang, hat die Initiative D21 für ihren „Digital Index 2017/2018“ herausgefunden. Und 64 % nutzen mobiles Internet. Beide Angaben gehen seit Jahren kontinuierlich nach oben. Die Digitalisierung verändert jedoch nicht nur unseren privaten Alltag in vielen Bereichen, sie hat auch für die Immobilienwirtschaft erhebliches Potenzial. Das können auch Verwalter klug für sich nutzen – denn oftmals laufen Prozesse hier noch weitgehend analog, auf zeitraubenden, fehleranfälligen Papierwegen.
Service rund um die Uhr
Vor allem in puncto Kommunikation und Service bieten digitalisierte Prozesse große Vorteile. Der Informationsaustausch innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) beispielsweise unterliegt gesetzlichen Regelungen, und auch die Herbeiführung von Beschlüssen zur Umsetzung technischer oder verwalterischer Maßnahmen ist teils sehr zeitaufwendig. Eigentümer-Portale und -Applikationen sind hier ideale Plattformen, da sie als jederzeit erreichbare, zentrale Informationsquellen für Kosteneffizienz und zeitliche Entlastung auf allen Seiten sorgen.
Sie erleichtern das Teilnehmer- und Abstimmungsmanagement sowie die Erstellung und Archivierung von Protokollen. Zudem ermöglichen sie den Einblick in Daten und Dokumente, die häufig angefordert werden. Verträge und WEG-Kontenbestände sind für Eigentümer jederzeit abrufbar, ebenso die Kontaktdaten wichtiger Ansprechpartner und relevante Informationen der digitalen Wohnungsakte wie Wirtschaftspläne, Hausordnungen oder Abrechnungen.
Können Eigentümer ihre Anliegen über Portal oder App selbst regeln, dann wenden sie sich seltener per Telefon, E-Mail oder gar Brief an das Unternehmen. Durch effizientere Prozesse wie Selfservice reduziert sich der Aufwand für Kundenservice beim Verwalter deutlich und die gewonnene Zeit kann anderweitig genutzt werden.
Was sollten Verwalter beachten, wenn sie die Chancen der Digitalisierung ergreifen und sich für die Zukunft besser aufstellen wollen? Ganz klar: Sie sollten vor allem auf die Integrierbarkeit der Anwendungen achten – denn diese ist ein entscheidender Punkt für eine erfolgreiche Digitalisierung der eigenen Prozesse. Nachhaltige Effektivität, durchgängiger Komfort und Datentransparenz entstehen nur mit integrierten Lösungen.
Die Zukunft ist schon mitgedacht
Dieser integrierte und modulare Ansatz macht digitale Plattformen zukunftsfähig. Dank intelligenter Automatisierungstools können Entwickler neue Dienste schnell und verlässlich in die Plattform integrieren – Qualitäts- und Sicherheitscheck inklusive. Verwalter werden natürlich informiert, wenn neue Funktionen implementiert wurden. Die Software wird damit flexibler, regelmäßig notwendige Updates der zentralen Kernlösung entfallen und neue Dienste sind umso schneller nutzbar. Doch das Beste: Verwalter müssen sich selbst kein Expertenwissen aneignen, sondern sie können sich weiter um ihr eigentliches Kerngeschäft kümmern.
Kurz gesagt: Klug gebaute digitale Ökosysteme verbessern die Prozesse von Verwaltern, sie steigern die Transparenz und senken gleichzeitig die Kosten. Verwalter können sich mit digitalen Angeboten zudem vom Wettbewerb abheben und ganz nebenbei neue Geschäftsmodelle entwickeln. Denkbar ist zum Beispiel, dass Eigentümer künftig mehr oder weniger Verwaltergebühren zahlen – je nachdem, ob sie bestimmte Unterlagen in Papierform per Post erhalten wollen oder ob sie sich diese selbst herunterladen (mehr zu Geschäftsmodellen siehe Kasten). Und ganz abgesehen davon: Kunden erwarten digitale Services heutzutage ganz einfach, da sie, wie eingangs erwähnt, in zahlreichen anderen Bereichen des Lebens längst dazugehören.
Klug gebaute digitale Ökosysteme verbessern die Prozesse von Verwaltern, sie steigern die Transparenz und senken gleichzeitig die Kosten.
Neue Geschäftsmodelle
Verwalter, Eigentümer, Mieter, Dienstleister – in diesem Beziehungsgeflecht steckt jede Menge Potenzial. Potenzial, das sich mit relevanten Anwendungen heben lässt. Denn die Digitalisierung ermöglicht Verwaltern unter anderem auch, ganz neue Geschäftsmodelle zu entwickeln. Welche Anwendungen sind aber etwa für Eigentümer relevant? Aareon ist dieser Frage im „International Resident Survey“ nachgegangen – und hat spannende Erkenntnisse gewonnen.
Befragt wurden 1.900 Mieter und Eigentümer aus Deutschland, Frankreich, Großbritannien, den Niederlanden und Schweden. Die Wünsche der einzelnen Ländermärkte unterscheiden sich dabei teils stark, wenn auch, wie bei einer Studie im Wohnumfeld zu erwarten, Infrastrukturthemen wie Handwerkerdienstleistungen, Energieversorgung oder Essenslieferungen besonders wichtig sind.
Mit Blick auf den deutschen Markt zeigt sich ein großer Informationsbedarf für kostenpflichtige Services: Mit 47 % wünscht sich fast die Hälfte der befragten deutschen Bewohner Informationen rund um Handwerkerservices, 41 % interessieren sich für Dienstleistungen aus dem Bereich der Haushaltshilfe.
Die Studie hat zudem ergeben, dass viele Deutsche eine App gebrauchen könnten, mit der sie Verträge mit aktuellen Dienstleistungsanbietern etwa aus den Bereichen Internet und Telekommunikation verwalten und gleichzeitig neue Anbieter finden könnten. Nun gilt es herauszuarbeiten, mit welchen Dienstleistungen ein echter Mehrwert für die Endkunden erzielt werden kann – und genau diese Lösungen dann zu entwickeln.
Ausgewählte internationale Teilnehmerstimmen
„Ich fände eine Fernbedienungs-App hilfreich, die ich zum Beispiel selber auf meine Elektrogeräte zu Hause anpassen kann.“
Großbritannien – Frau, 55 Jahre, Eigentümerin
„Ich fände es gut, per App administrative Dokumente zu erhalten, Arzttermine zu vereinbaren oder Tutorials von Fachleuten zu bekommen, etwa über Gerätereparaturen, Gartenpflege oder Malerei.“
Frankreich – Frau, 46 Jahre, Eigentümerin
„Eine App, mit der man in einem Supermarkt einkaufen kann. Der Markt bringt die ausgewählten Produkte an festen Tagen zu Hause vorbei oder hinterlegt sie. Man spart viel Zeit und es ist umweltfreundlich, weil nicht jeder Haushalt mit dem Auto einkaufen fährt.“
Niederlande – Mann, 42 Jahre, Eigentümer
