„Ein beruhigendes Gefühl“ dank entschlüsselter Zukunft

„Für uns hat sich die mechanische Schließanlage immer mehr zu einem Problem entwickelt“, erinnert sich Kurt Schmid, Geschäftsleiter des Seniorenzentrums Horn. „Es sind zehn bis 15 Schlüssel pro Jahr abhandengekommen. Dieses Sicherheitsdefizit haben wir natürlich mit Nachbestellungen behoben. Aber das war jedes Mal aufwendig und bürokratisch, sodass es zunehmend zur Belastung wurde, auch finanziell.“ Hinzu kam die fehlende Flexibilität bei der Rechtevergabe. Wenn beispielsweise Personal nur für einen kurzen Zeitraum für eine weitere Tür Zusatzrechte benötigte, war das nicht umsetzbar. Auch beschränkte Zutrittsrechte für Verwandte der Heimbewohner konnte Herr Schmid nicht vergeben.

Die Idee, wie er dieses Problem lösen konnte, kam ihm während eines Telefonats mit einem Kollegen in Frauenfeld: Der erzählte ihm von dem in seinem Haus eingesetzten elektronischen Schließsystem. Prompt hat er sich bei der Schweizer Niederlassung des Systemherstellers SALTO Systems (www.saltosystems.com) gemeldet und über Möglichkeiten eines Einsatzes sowie Referenzen gesprochen. „Für mich war es wichtig, dass der Hersteller Erfahrung mit den Anforderungen im Gesundheitssektor aufweist sowie renommierte Anwender auf das System vertrauen, die im Vorfeld eine ausgiebige Evaluierung vorgenommen haben“, erklärt Kurt Schmid.

Virtuelle Vernetzung sticht Verkabelung

Im nächsten Schritt erarbeitete er ein Anforderungsprofil für die elektronische Zutrittslösung: „An oberster Stelle stand für mich die Flexibilität bei der Berechtigungsvergabe. Wir haben im Haus neben den Bewohnern in erster Linie Pflegehelfer und Pflegefachpersonen, aber eben auch Mitarbeiter der Verwaltung und Gastronomie sowie etliche Externe, wie Ärzte, Physiotherapeuten, Friseur, Feuerwehr und natürlich die Angehörigen unserer Bewohner. Die benötigen alle unterschiedliche Zutrittsrechte. Des Weiteren war mir wichtig, dass das System einfach zu installieren ist, zuverlässig funktioniert und der Support ortsnah erfolgt. Darüber hinaus musste es einfach zu bedienen sein, da wir die Verwaltung im Sekretariat vornehmen und keine Spezialisten dafür haben. Und natürlich musste es für unsere Bewohner benutzbar sein, das heißt auch für jene mit einer Sehschwäche.“

Der Geschäftsleiter hat basierend auf diesen Anforderungen Angebote von SALTO und einem Mitbewerber eingeholt und bewertet. Die Entscheidung fiel rasch zugunsten von SALTO, da das Unternehmen eine kabellose, virtuell vernetzte Zutrittslösung für die Innentüren vorschlug, was gegenüber dem Angebot einer verkabelten Lösung des Mitbewerbers extrem weniger Zeit, Lärm, Schmutz und Kosten für die Installation bedeutete. Gleichzeitig bot das System von SALTO die geforderten Funktionen der elektronischen Zutrittskontrolle. „In die Auswahl waren sämtliche Bereichsleiter sowie der Vorstand eingebunden“, ergänzt Schmid.

Problemloser Wechsel

Die Montage verlief innerhalb weniger Tage problemlos. Der Wechsel von der Mechanik zur Elektronik erfolgte an einem Stichtag, erläutert der Geschäftsleiter: „Das System wurde montiert und scharf geschaltet. Danach haben wir jeden Bewohner einzeln besucht, die Schlüssel eingesammelt, die Zutrittskarte ausgegeben und die Bedienung erklärt. Das hat erstaunlich gut funktioniert. Wir mussten nur einer Handvoll Bewohner die Bedienung mehrfach erklären.“

Technologisch basiert die Zutrittslösung auf dem SALTO Virtual Network (SVN) mit patentierter Schreib-Lese-Funktionalität und verschlüsselter Datenübertragung. Im SVN werden die Schließberechtigungen auf dem Identmedium gespeichert, wodurch eine Verkabelung der elektronischen Beschläge und Zylinder entfällt. Gleichzeitig werden auch Informationen über gesperrte Identmedien oder bspw. Batteriestände in den Beschlägen und Zylindern auf die Identmedien geschrieben und somit weitergegeben. Die Online-Wandleser übertragen die ausgelesenen Daten an den zentralen Server und übermitteln gleichzeitig die aktuellen Schließberechtigungen auf die Identmedien.

Außen- und Innentüren, Zufahrt und Briefkästen

Insgesamt sind im Seniorenzentrum Horn 125 Türen mit der elektronischen Zutrittskontrolle ausgestattet. Davon sind die Haupteingänge, die Tiefgaragenzufahrt und der Fahrradraum online verkabelt und mit acht modularen SALTO Wandlesern samt Steuerungen bestückt.
Die 117 virtuell vernetzten Zutrittspunkte umfassen die Zimmer des Pflegeheims, die Seniorenwohnungen, Behandlungsräume, den Fitnessraum, Mehrzweckraum, Aufenthaltsraum der Mitarbeiter sowie die Tiefgaragenzugänge, Büros der Verwaltung, technischen Räume, Garderoben und das Materiallager. „Gerade beim Materiallager spüren wir noch einen schönen Nebeneffekt der Zutrittslösung. Da dort jetzt nur noch nach einer Materialbestellung Zutritt erlaubt ist, haben wir hier ein besseres Controlling“, freut sich Kurt Schmid. Außerdem wurden die Briefkästen in die Zutrittslösung eingebunden. Hier halten die Bewohner ihr Identmedium vor einen Wandleser, der über eine Steuerung den passenden Briefkasten öffnet.

An den meisten der Innentüren wurde der elektronische Kurzbeschlag XS4 Mini installiert, im Keller vorwiegend der elektronische Langschildbeschlag XS4 Original sowie vereinzelt elektronische SALTO GEO Zylinder und das elektronische Schrankschloss XS4 Locker.

„Kein Problem mit der Software“

Das Seniorenzentrum verwaltet momentan rund 150 Personen im System, darunter 40 Mitarbeiter, 54 Bewohner sowie Externe. Die Berechtigungsverwaltung übernehmen die Geschäftsleitung und das Sekretariat. Dafür nutzen sie die Managementsoftware ProAccess Space von SALTO. Kurt Schmid schätzt an dem System besonders die Web-basierte Architektur: „Dadurch können wir Rechner wechseln und haben im Anschluss kein Problem mit der Software.“ Denn die Software läuft nur auf einem Server, auf den von den Arbeitsplätzen über einen Webbrowser zugegriffen wird. Das heißt, es müssen keine Clients an den Arbeitsplätzen installiert werden, und Updates stehen nur auf dem Server an. Das reduziert die IT-seitige Komplexität erheblich.

Die Arbeit mit der Verwaltungssoftware geht Kurt Schmid zudem leicht von der Hand: „Man benötigt zwar eine Schulung, aber dann ist es einfach. Die Zutrittsgruppen, Türen und Bereiche lassen sich mühelos einrichten. Erweiterungen, z.B. wenn eine neue Tür hinzukommt, sind rasch umgesetzt.“ Der Geschäftsleiter nutzt darüber hinaus einige Möglichkeiten der Feineinstellung in der Software: „In der Pflegestation richten wir zu bestimmten Zeiten und Anlässen an einigen Türen den Office-Modus ein. Dadurch können diese Türen dann ohne Karte begangen werden. Auch im Sekretariat nutzen wir diese Funktion. Normalerweise haben die Mitarbeiter dort keinen Zutritt, für Meetings dank des Office-Modus aber schon. Auch haben wir an einigen Türen die Tür-offen-Zeit etwas verlängert, damit Rollstuhlfahrer ohne Hektik den Eingang passieren können.“

Nachvollziehbarkeit erreicht

Die elektronische Zutrittslösung hat die Erwartungen von Kurt Schmid voll erfüllt. Neben der höheren Sicherheit und dem geringeren Verwaltungsaufwand findet er noch ein weiteres wichtiges Plus: „Wir erreichen damit eine Nachvollziehbarkeit, wie sie ein mechanisches Schließsystem niemals bieten kann. Und die wirkt nicht nur zur Sicherheit der Bewohner, sondern ebenso für unsere Mitarbeiter. Insbesondere dann, wenn sie Ziel falscher Anschuldigungen werden. Solche Situationen können wir anhand der Protokolldaten rasch aufklären. Darüber bin ich sehr froh, das ist ein beruhigendes Gefühl.“ Und dank der Möglichkeit, Zutrittsrechte gezielt zu vergeben, haben jetzt auch mehr Menschen ein Identmedium als zuvor einen Schlüssel, z.B. Angehörige. Die haben nun Zugang am Haupteingang und zum jeweiligen Zimmer oder zur Wohnung ihrer Verwandten, was zu Recht als Verbesserung des Services wahrgenommen wird.