Innovative ERP-Systeme: Wenn´s endlich „Klick“ macht

Um komplexe Planungs- und Steuerungsaufgaben bewältigen zu können, sind zeitgemäße ERP-Softwarelösungen in der Wohnungswirtschaft nicht mehr wegzudenken. Sie ermöglichen ein effizientes Prozessmanagement von der Planung über die Umsetzung bis hin zur Kontrolle und Dokumentation. Das ist für den Erfolg von Unternehmen entscheidend. Ganz besonders für Wohnungs- und Immobilienunternehmen. Denn in kaum einer Branche sind die Anforderungen seitens Gesetzgeber, Investoren, Banken, Datenschützern und privaten Nutzer so hoch wie hier.

Die Wohnungswirtschaft muss kontinuierlich sicherstellen, dass die digitalen Daten bis zum Kunden durchgängig verfügbar sind. Da spielt es keine Rolle, ob es um digitales Dokumentenmanagement, ökonomische und ökologische Kennzahlen oder technische Daten geht. Ein ganzheitlicher Ansatz hat sich als Wettbewerbsvorteil erwiesen. Klar ist: Nicht alle Anforderungen lassen sich mit einer einzigen Lösung erfüllen. Aber verschiedene Systeme müssen nahtlos ineinandergreifen und zusammenwirken. Moderne ERP-Systeme sind modular aufgebaut und gewährleisten eine reibungslose Schnittstelle zu anderen Systemen.

Usability statt wochenlanger Schulungen

Hinter dem Akronym ERP verbirgt sich das Prinzip von „Enterprise-Resource-Planning“. Es beschreibt die unternehmerische Aufgabe, Personal, Ressourcen, Kapital, Betriebsmittel, Material sowie Informations- und Kommunikationstechnik im Einklang mit den Unternehmenszielen rechtzeitig und anforderungsgerecht zu koordinieren, zu kontrollieren und zu managen. Auch wenn spezielle Softwarelösungen dafür schon lange existieren, zeichnen sich moderne Systeme vor allem durch ihre klare Ausrichtung auf Kunden und Nutzer aus. Früher lag der Fokus auf der Funktionalität, heute steht die Benutzerorientierung im Vordergrund. Die sogenannte Enterprise-Software ist darauf ausgelegt, dass ihre Anwendung intuitiv erfolgt. Jede Nutzerin und jeder Nutzer müssen die Software innerhalb kürzester Zeit verstehen können.

Die Bedeutung der „User Experience“ und „Usability“ nimmt bei der Entwicklung von Software für die Wohnungswirtschaft daher einen hohen Stellenwert ein. Die Zeiten dröger Handbücher und wochenlanger Schulungen sind vorbei. Die wichtigsten Funktionen müssen intuitiv genutzt werden können. Egal ob für die Büroarbeit, im Homeoffice oder während eines Vor-Ort-Termins: Die Nutzerinnen und Nutzer müssen in jeder Situation schnell und eigenständig die relevanten Eingabefelder auf mobilen Geräten finden und bedienen können.

In der Software-Entwicklung haben sich entsprechende Frameworks durchgesetzt. Klare, selbsterklärende Schaltflächen erleichtern die Nutzung sowohl für Mitarbeitende als auch für Kunden. Im Rahmen des Customer-Relationship-Managements (CRM) werden sogar die Prozesse der Kundenbeziehung aktiv gestaltet. Die Nutzer benötigen ein Wiedererkennungsgefühl für alle Produkte, die sie im Alltag verwenden. Eine übersichtliche Gestaltung des User Interfaces (UI) ermöglicht es auch den Mietern, sich beispielsweise bei einer digitalen Schadensmeldung schnell und sicher zurechtzufinden, da sie die Oberflächen aus anderen Produkten bereits kennen.

Alles in drei Klicks

Die technischen ERP-Programme mevivo (Software für das gesamte Bestandsmanagement) und mevivoECO (Software zur Effizienzoptimierung) von wowiconsult sind trotz ihrer Komplexität optimal auf die Bedürfnisse der Benutzer zugeschnitten. Die beiden Software-Lösungen schaffen ein positives Nutzererlebnis und machen alle Funktionen und Informationen innerhalb von maximal drei Klicks zugänglich. Diese Tools ermöglichen beispielsweise, dass digitale Daten wie Schadensmeldungen oder Zählerdaten, die über eine App eingespeist werden, sowohl eine Statusmeldung als auch eine Rückmeldung erzeugen und der Nutzer stets informiert bleibt.

Die einzelnen Software-Module lassen sich unkompliziert an die spezifischen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens anpassen und bieten verschiedene Optionen zur Rollen- und Rechteverteilung, selbstverständlich werden dabei die Datenschutzbestimmungen gemäß DSGVO eingehalten. Und die Module sorgen dafür, dass die Unternehmen datensparsam arbeiten können.

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass bei der Einführung von ERP-Systemen in einem Unternehmen der Bedienkomfort für die breite Nutzerbasis und eine niedrige Lernkurve Erfolgsfaktoren sind. Eine komplexe Software, die nur von wenigen Anwendern im Unternehmen bedient werden kann, ist wenig sinnvoll, wenn künftig alle Prozesse digitalisiert ablaufen sollen. Hier sind vor allem die Softwarehersteller gefordert, nahtlose Schnittstellen bereitzustellen, um eine durchgängige Verbindung der verschiedenen Tools zu gewährleisten.