Die 24-Stunden-Abrechnung

Während sich große Teile der Wohnungswirtschaft immer weiter digitalisieren, stehen kleinere Verwaltungsunternehmen häufig erst am Anfang. Dabei lohnt es, sich die Chancen zu nutzen, denn der Status Quo ist kostenintensiv und zeitraubend, was u.a. bei der Erstellung der Heizkostenabrechnung deutlich wird. Hier gibt es bereits einfache digitale Lösungen, die einen erheblichen Effizienzvorteil versprechen.

Prozess oft mühsam

Die Abrechnungserstellung nimmt für ein Objekt mit 50 Wohneinheiten in der Regel ein bis zwei Tage in Anspruch. Das ist dem analogen und ineffizenten Arbeitsprozess geschuldet: Für die Übergabe der für die Heizkostenabrechnung notwendigen Kosten- und Nutzerdaten muss der Verwalter zunächst alle relevanten Unterlagen durchgehen. Dazu zählen beispielsweise Verträge und die bisher eingegangenen Rechnungen für Brennstoff und Wartungsleistungen. Der Verwalter muss diese Daten zusammen mit den Nutzerwechsel-Daten in ein Online- oder Papierformular manuell übertragen. Erst wenn all diese Schritte erfolgt sind, kann ein Dienstleister die Heizkostenabrechnung für den Verwalter erstellen. Liegt diese dem Verwalter schließlich vor, muss sie zusammen mit der Betriebskostenabrechnung manuell sortiert und an die Wohnungsnutzer verschickt werden. Ein sehr kostenintensiver und zeitraubender Prozess.

Schnelle und sichere Datenübertragung

Der Softwareanbieter Domus, der Hamburger Full-Service-Messdienstleister Kalo und der Energieversorger Inteligy wollen das ändern. Durch ein gemeinsames Angebot machen sie die Möglichkeiten der Digitalisierung einfach nutzbar und reduzieren Aufwände bei der Erstellung der Heiz- und Betriebskostenabrechnung. Mit Funkmesstechnik der Kalo lassen sich die Verbrauchsdaten von Heizkostenverteilern sowie Wärmemengen- und Wasserzählern einfach und automatisiert fernübertragen. Unter Verwendung eines Smart Meter Gateway (SMGW) können zudem die Verbrauchszähler für Strom sowie künftig auch für Gas aus der Ferne ausgelesen werden. Sowohl die Daten aus dem Smart Metering als auch aus dem Submetering lassen sich via SMGW gebündelt und hochsicher übertragen, ohne dass die Liegenschaft betreten werden muss.

Kooperation ermöglicht Blitz-Abrechnung

Möchte der Verwalter seinen Abrechnungsprozess starten, kann er die Nutzerdaten sowie die sonstigen umlagefähigen Kosten der betreffenden Liegenschaft aus dem Domus-System an Kalo senden. Zeitgleich liefert der Energieversorger Inteligy die fernerfassten Energiedaten zum Stichtag 31.12. an den Messdienstleister. Eine eigene Ablesung durch die Hausverwaltung entfällt. Auf Basis der Energieverbrauchsdaten von Inteligy sowie der Submetering-Daten können die Hamburger innerhalb von 24 Stunden die Heizkostenabrechnung erstellen. Die finalen Abrechnungsdatensätze werden dank digitaler Schnittstellen ohne Medienbrüche direkt zwischen der Verwaltungssoftware und dem Messdienstleister ausgetauscht und eingespielt.

Maximale Zeit- und Kostenersparnis

Der Verwalter muss die Abrechnung samt zu sortierender Anhänge nur noch ausdrucken und versenden oder im Verwaltungsportal online stellen. In diesem Fall entfallen Kuvertieraufwand und Portokosten. Der gesamte Prozess zur Erstellung der Heiz- und Betriebskostenabrechnung wird somit immens verkürzt und führt neben der Zeitersparnis auch zu einer erheblichen Kostensenkung.

Frühzeitig auf Automatisierung setzen

Die digitale und automatisierte Abrechnungserstellung ist ein wichtiger Baustein auf dem Weg zur Digitalisierung der Wohnungswirtschaft. Wer den hier skizzierten Prozess umsetzt, begibt sich auf den richtigen Weg. Denn wie viele andere Dienstleistungsbranchen, hat auch die Immobilienbranche einen hohen Anteil an manuellen Prozessen. Frühzeitig auf Automatisierung zu setzen, wird sich daher in diesem durch Konsolidierung geprägten Marktumfeld auszahlen.