Digitale Abrechnung: Das Ende der Papierflut

Einmal im Jahr steht sie an: Die Betriebskostenabrechnung inklusive der Heizkostenabrechnung. Um diese gesetzlich vorgeschriebene Pflichtaufgabe zu erledigen, wird bei den meisten Hausverwaltungen und Wohnungsunternehmen ein Prozess in Gang gesetzt, der so langwierig wie veraltet – und bei genauerer Betrachtung zudem äußerst umständlich erscheint: Die im Laufe des Jahres angefallenen Rechnungen, z. B. von Energieversorgern, werden in die wohnungswirtschaftliche Software händisch eingebucht.

Um dem Wärmemessdienst die notwendigen Kosten- und Nutzerdaten für die Heizkostenabrechnung zukommen zu lassen, werden diese Daten aus der Software entweder wieder händisch auf Papierformulare oder in das Kundenportal des Wärmemessdienstes übertragen. Diese Daten werden vom jeweiligen Fremdabrechner in deren IT-System übernommen und die erstellte Abrechnung auf Papier gedruckt. Die Ergebnisse der Papierabrechnung werden wiederum von der Hausverwaltung oder dem Wohnungsunternehmen manuell in deren wohnungswirtschaftliche Software für die Übernahme in die Betriebskostenabrechnung übertragen. Die beiden Abrechnungen werden gedruckt und dem Mieter übersandt.

Unkomplizierte Übertragung dank

Datenaustausch

Diese ständigen Medienbrüche, manuelle Eingaben und der Postversand sorgen für unnötig lange und fehleranfällige Prozessketten. Dabei verfügen die meisten Unternehmen der Wohnungswirtschaft bereits über eine Software, mit der ein digitaler Datentausch möglich ist. Dieser ist zudem zwischen Wohnungsunternehmen und Wärmemessdiensten dank des sogenannten ARGE-Standards weitestgehend vereinheitlicht und wird bereits von vielen Softwareanbietern unterstützt.

Entweder sind die Datentauschmodule in den Systemen bereits freigeschaltet oder sie können nach Rücksprache unkompliziert aktiviert werden. Die technischen Voraussetzungen liegen also oft bereits vor. Somit können das Senden der abrechnungsrelevanten Kosten- und Nutzerdaten sowie das Übertragen der Abrechnung mittels digitalem Datentausch unkompliziert und, je nach Software, mit wenigen Mausklicks durchgeführt werden. Eine einmalige Abstimmung und Einrichtung in beiden Systemen ist zwar notwendig, erfolgt inzwischen aber auch sehr routiniert in Absprache mit den Wärmemessdiensten.

So funktioniert der erstmalige digitale Datenaustausch

Grundlage des Datentauschs bilden die sogenannten Ordnungsbegriffe der jeweiligen Systeme. Mit einem Ordnungsbegriff bezeichnet man eine nummerische oder alphanummerische Zuordnung von Objekten, Wirtschafts-, Verwaltungs-, Abrechnungs- und Nutzeinheiten, Wohnungsnummern usw. in einer Software. Die Wärmemessdienste benötigen diese Ordnungsbegriffe für alle Objekte sowie die Namen der Mieter bzw. Eigentümer. Für die bessere Zuordnung sind zusätzliche Daten wie Lage und Größe der Wohneinheiten zudem hilfreich.

Die Liste mit den Ordnungsbegriffen kann in jeder Software mit wenigen Mausklicks erzeugt und dem Fremdabrechner übermittelt werden. Dieser ordnet die Ordnungsbegriffe in seinem System wiederum seinen Ordnungsbegriffen zu. Anschließend erhält die Hausverwaltung einen sogenannten Abstimmdatensatz. Dieser Datensatz wird vom Verwalter in sein ERP-System (ERP = Enterprise Resource Planning) eingespielt. Die Ordnungsbegriffe des Messdienstes werden so automatisch den Ordnungsbegriffen der Hausverwaltung in seinem eigenen System zugeordnet. Damit ist die einmalige Einrichtung des Datentauschs bereits abgeschlossen.

Einmal jährlich übermittelt der Verwalter die abrechnungsrelevanten Kosten- und Nutzerdaten nun mit Hilfe des Liegenschaft- und Mieterdatensatzes (L&M-Satz) und des Brennstoff- und Kostendatensatzes (B&K-Satz) an den Wärmemessdienst. Dieser erstellt die Abrechnung und übermittelt dem Verwalter die Salden der Abrechnung sowie die Heizkostenabrechnung als Papier- oder digitales Bilddokument.

Tipps und weitere Vorteile

Die Daten sollten keinesfalls via E-Mail ausgetauscht werden. Moderne Messdienste bieten SSL-verschlüsselte Portale an. Diese dienen nicht nur der Sicherheit. Täglich aktualisierte Statusanzeigen schaffen zudem Übersichtlichkeit. In Kooperation mit diversen wohnungswirtschaftlichen Softwareanbietern bietet Kalorimeta inzwischen sogar einen automatisierten Datenaustausch an.

Dieser sorgt in der Praxis dafür, dass ein Verwalter in der Lage ist, Daten direkt aus seinem System per Mausklick an Kalorimeta zu übertragen. Die erstellte Abrechnung kann dann direkt in das Kundensystem importiert werden. Von dort aus kann eine direkte Weiterverarbeitung zur Betriebskostenabrechnung erfolgen.

Je nach eingesetzter Software bieten sich der Wohnungswirtschaft weitere Möglichkeiten: Zum Beispiel können die Salden aus Heizung, Warmwasser und Kaltwasser zusammen oder getrennt übermittelt und eingespielt werden. Ggf. kann sogar eine leichte Variante der sogenannten Integrierten Abrechnung durchgeführt werden, indem die digitale Bilddatei der Fremdabrechnung mit der Betriebskostenabrechnung verknüpft wird.

Die Dokumente können gemeinsam ausgedruckt und digital archiviert werden. Nutzt der Verwalter nun noch ein Portal für die Kommunikation mit seinen Mietern oder Eigentümern ist die digitale Übergabe der Abrechnung möglich. Somit wäre der komplett papierlose Kreislauf in der jährlichen Abrechnungserstellung geschlossen.

Vorab-Beratung ist wichtig

Selbstverständlich sollten die individuellen Prozesse des Verwalters oder Wohnungsunternehmens bei der Entscheidung für das richtige System berücksichtigt werden. Trotz der Standardisierung ergeben sich vielseitige Möglichkeiten und Varianten. Daher ist ein Beratungsgespräch vor der Einführung des digitalen Datentauschs oder einer Integrierten Abrechnung zwischen Hausverwaltung und Dienstleister empfehlenswert.

Während des Gesprächs kann je nach Software und abzubildenden Prozessen die bestmögliche Lösung gefunden werden. Dieses Beratungsgespräch sollte rechtzeitig mehrere Wochen vor Beginn einer Abrechnungsperiode geführt werden, damit ein reibungsloser Übergang in die neuen Prozesse gewährleistet ist. Zudem empfiehlt sich ebenfalls ein Testverfahren anhand ausgewählter Objekte.