Fehler kosten Geld
Qualität und Geschwindigkeit der Heizkostenabrechnung sind in der Wohnungswirtschaft ein Dauerthema. Ist die Abrechnung fehlerhaft, kommt es zu langen Wartezeiten und einem erheblichen Mehraufwand. Abhilfe verspricht die Digitalisierung.
Heizkostenabrechnungen müssen aus den unterschiedlichsten Gründen wiederholt werden. In den meisten Fällen sind es jedoch Kleinigkeiten, die eine Verzögerung verursachen. Deshalb sollten alle Beteiligten die abrechnungsrelevanten Unterlagen genau prüfen, denn schon eine fehlende Rechnung oder das Vergessen der Angabe eines Mieterwechsels kann zu falschen Abrechnungen oder zu Verzögerungen im Erstellungsprozess führen.
Plausibilitätsprüfungen decken Fehler auf
Um Fehler zu vermeiden, unterziehen Messdienstleister jede Abrechnung zahlreichen Plausibilitätsprüfungen. Bei der Kalorimeta GmbH (KALO) aus Hamburg werden alle Daten, die der Kunde zur Abrechnungserstellung vorlegt, von Programmen mehrfach geprüft und analysiert, um zu ermitteln, ob alle Angaben plausibel und logisch sind. „Die Plausibilitätsprüfung hat bei uns einen hohen Stellenwert. Gibt es Unstimmigkeiten, beispielsweise wenn die Heizungsnebenkosten im Vergleich zu den Energiekosten zu hoch ausfallen, verschicken wir mit der Abrechnung immer ein Prüfprotokoll an den Kunden, um ihn darauf hinzuweisen und festzustellen, ob ein Fehler vorliegt“, erklärt Fred Baumann, Mitglied der Geschäftsleitung und verantwortlich für den Bereich Dienstleistung und Abrechnung bei KALO.
Wichtig bei der Plausibilitätsprüfung ist, dass die eingesetzten Programme immer auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Wann immer sich technische oder gesetzliche Regelungen verändern, haben Messdienstleister sofort die Aufgabe, sie in das Softwareprogramm einzutragen, um die neuen Rahmenbedingungen zu erfüllen.
Digitalisierung der Daten erhöht Effizienz
Noch effektiver werden Fehler vermieden, wenn die Daten digital übermittelt werden. Das Senden der abrechnungsrelevanten Kosten- und Nutzerdaten sowie das Übertragen der Abrechnung können mittels digitalem Datentausch unkompliziert und, je nach Software, mit wenigen Mausklicks durchgeführt werden. Eine einmalige Abstimmung und Einrichtung in beiden Systemen ist zwar notwendig, erfolgt inzwischen aber routiniert in Absprache mit den Messdienstleistern.
Grundlage des Datentauschs bilden die sogenannten Ordnungsbegriffe der jeweiligen Systeme. Mit einem Ordnungsbegriff bezeichnet man eine nummerische oder alphanummerische Zuordnung von Objekten, Wirtschafts-, Verwaltungs-, Abrechnungs- und Nutzeinheiten, Wohnungsnummern usw. in einer Software. Die Messdienstleister benötigen diese Ordnungsbegriffe für alle Objekte sowie die Namen der Mieter bzw. Eigentümer. Für die bessere Zuordnung sind zusätzliche Daten wie Lage und Größe der Wohneinheiten hilfreich. Die Liste mit den Ordnungsbegriffen kann in jeder Software mit wenigen Mausklicks erzeugt und dem Messdienst übermittelt werden. Dieser ordnet die übermittelten Ordnungsbegriffe in seinem System wiederum seinen eigenen Ordnungsbegriffen zu. Anschließend erhält die Hausverwaltung einen sogenannten Abstimmdatensatz. Dieser Datensatz wird vom Verwalter in sein ERP-System eingespielt. Die Ordnungsbegriffe des Messdienstes werden so automatisch den Ordnungsbegriffen der Hausverwaltung im eigenen System zugeordnet. Damit ist die einmalige Einrichtung des Datentauschs bereits abgeschlossen.
Einmal jährlich übermittelt der Verwalter die abrechnungsrelevanten Kosten- und Nutzerdaten nun mit Hilfe des Liegenschaft- und Mieterdatensatzes (L&M-Satz) und des Brennstoff- und Kostendatensatzes (B&K-Satz) an den Messdienstleister. Dieser erstellt die Abrechnung und übermittelt dem Verwalter die Salden der Abrechnung sowie die Heizkostenabrechnung auf Papier oder digital.
Die integrierte Abrechnung
Der digitale Datenaustausch bildet die Grundlage der integrierten Abrechnung. Hierfür gibt es verschiedene Modelle. Zum einen ist es möglich, dass der Verwalter auch weiterhin die Betriebskostenabrechnung am Ende selbst erstellen möchte, dafür aber die Heizkostenabrechnung in digitaler Form in sein System integriert benötigt. Dafür gibt es einen speziellen Datensatz, den sogenannten E898, mit dem der Verwalter die Heizkostenabrechnung als PDF oder tif-Datei erhält. Diese Datei kann direkt beim Kunden ins System eingespeist werden und bildet damit die erste und simpelste Stufe der integrierten Abrechnung.
Geht man noch einen Schritt weiter, so ist es möglich, den E898 automatisch per Webservice zu übermitteln, sodass der Kunde nicht mehr aktiv werden muss. In diesem Fall findet er seine Heizkostenabrechnung einfach in seinem Verwaltersystem vor und kann daraufhin die Betriebskostenabrechnung er-stellen.
Die höchste Form der integrierten Abrechnung, ist die Übernahme der gesamten Betriebskostenabrechnung. Dazu loggt sich der Messdienstleister in das Betriebssystem des Kunden ein und sorgt so nicht nur dafür, dass die Betriebskostenabrechnung zuverlässig und schnell erstellt wird, sondern auch für die Übermittlung an die Mieter.
Funktechnologie bietet Vorteile
Damit die Daten reibungslos übertragen werden können, ist der Einsatz moderner Funktechnologie unverzichtbar. Daher sollten Wohnungsunternehmen auf moderne Automatic-Meter-Reading-Funktechnologie und nicht-proprietäre Systeme setzen. Die Installation der so entstehenden vernetzten Infrastruktur, mit der die erfassten Verbrauchswerte von den Funk-Heizkostenverteilern, -Wasserzählern und -Wärmezählern über Netzwerkknoten und Gateways sicher und direkt an den Messdienstleister übermittelt werden, bietet viele Vorteile. Sie verringert nicht nur den Aufwand, sondern steigert auch die Qualität und Geschwindigkeit der Abrechnungen. Der Einsatz von Funktechnologie und intelligenten Anwendungen entlastet die Wohnungswirtschaft an vielen Stellen und bietet neue Serviceleistungen, die Unternehmen in ihr Angebot aufnehmen können. Auch im Hinblick auf die Folgen der EED-Novellierung ist der Einsatz unabdingbar.
Abrechner überprüfen Unregelmäßigkeiten
Doch aller Digitalisierung zum Trotz spielt der Mensch am Ende der Prozesskette immer noch eine entscheidende Rolle. Denn wenn die Software bei der Abrechnungserstellung eine Unregelmäßigkeit meldet, überprüft ein Abrechner die Daten nochmals. Der entscheidet dann, ob er die Abrechnung freigibt oder den Kunden kontaktiert, um sich weitere Informationen einzuholen und die Unregelmäßigkeiten zu beseitigen. Daher ist es wichtig, erfahrene Mitarbeiter mit der komplexen Aufgabe zu betrauen und sie laufend zu schulen. „Bei KALO sind viele Abrechner schon mehrere Jahre im Unternehmen beschäftigt. Neue Mitarbeiter werden intensiv in das Thema Abrechnungserstellung eingearbeitet, bevor sie eigenständig Abrechnungen erstellen. Erfahrung und Know-how sind wichtig“, sagt Baumann.
Zusammenspiel vieler Faktoren
Eine fehlerhafte Heizkostenabrechnung ist ein ärgerliches und teures Problem. Plausibilisierungen, erfahrene Abrechner und nicht zuletzt der digitale und automatisierte Datenaustausch helfen, Qualität und Geschwindigkeit nachhaltig zu verbessern. KALO schafft es so, die Abrechnung in über 80 % der Fälle innerhalb von sieben Tagen zu erstellen. Dazu wird ein eigens entwickeltes Abrechnungssystem genutzt, das über eine Vielzahl an Plausibilitätsprüfungen verfügt und von einer internen IT-Abteilung stetig weiterentwickelt wird. So können veränderte Rahmenbedingungen, wie Gerichtsurteile oder Gesetze, kurzfristig berücksichtigt werden.
Plausibilisierungen, erfahrene Abrechner und nicht zuletzt der digitale und automatisierte Datenaustausch helfen, Qualität und Geschwindigkeit nachhaltig zu verbessern.
