Digitalisierung ganzheitlich gestalten

Die Digitalisierung birgt für Immobilienunternehmen somit großes Wertschöpfungspotenzial – von der Prozessoptimierung über das Angebot von weiteren Services bis hin zur Etablierung neuer Geschäftsfelder. Dies gelingt durch die digitale Vernetzung des Immobilienunternehmens mit Mietern und Eigentümern, Geschäftspartnern sowie zunehmend auch im Hinblick auf die technische Geräteausstattung in Wohnungen und Gebäuden.

Angesichts des komplexen Angebots an digitalen Lösungen in der Branche besteht eine wichtige unternehmerische Herausforderung darin, ein eigenes digitales Ökosystem unter Berücksichtigung der unternehmensstrategischen Ziele zu entwickeln und Prioritäten zu setzen. Dabei empfiehlt es sich, Technologien wie künstliche Intelligenz, Internet der Dinge, Virtual und Augmented Reality sowie Ambient Assisted Living im Blick zu behalten, sodass relevante Themenfelder frühzeitig identifiziert werden können.

Um die digitalen Weichen von Anfang an richtig zu stellen, kann es für ein Immobilienunternehmen durchaus hilfreich sein, sich von (s)einem erfahrenen IT-Dienstleister professionell beraten zu lassen. Idealerweise verfügt dieser über ein vollumfängliches integriertes Lösungsportfolio, das alle immobilienwirtschaftlichen Prozesse abdeckt. 

Ein ganzheitliches Beratungsangebot für die Digitalisierungsstrategie und -umsetzung kann wie folgt aussehen:

Bestandsaufnahme mit ERP-Check

Die IST-Situation und der Grad der Digitalisierung werden in Terminen und Workshops analysiert. So kann bisher ungenutztes Potenzial hinsichtlich des ERP-Systems und zusätzlich eingesetzter Lösungen ermittelt werden. Der Berater sollte hier unbedingt die Möglichkeit haben, mit Mitarbeitern aus den relevanten Bereichen des Unternehmens zu sprechen – insbesondere aus der Bewirtschaftung, dem Finanzbereich und der Technik. Denn es ist wichtig, genau zu erfassen, wie mit den IT-Systemen gearbeitet wird und welche Prozesse bereits digitalisiert sind. 

Digitale Agenda – strategische Themensetzung

Ist die Bestandsaufnahme erfolgt, gilt es, die Stellschrauben für Optimierungspotenzial zu definieren und darauf basierend ein strategisches Zielbild für den Digitalisierungsprozess zu entwickeln. Dies sollte in Anlehnung an die Unternehmensstrategie erfolgen – und beispielsweise folgende Fragen beantworten: Was sind in den nächsten drei bis fünf Jahren meine Erfolgsfaktoren? Wie möchte ich mein Unternehmen im digitalen Zeitalter aufstellen? Welche Services möchte ich meinen Kunden anbieten? Welche neuen Geschäftsmodelle könnten interessant sein? Wichtig ist es, Prioritäten entsprechend der gewünschten digitalen Entwicklung des Unternehmens in den kommenden Jahren zu setzen. Auf dieser Basis wird eine – in der Regel zunächst auf drei Jahre ausgelegte – digitale Agenda entwickelt. Schwerpunkte können je nach strategischer Zielsetzung zum Beispiel die Optimierung der Geschäftsprozesse oder das Angebot neuer digitaler Services sein.

Grundsätzlich ist es wichtig, von Beginn an in die Planung einzubeziehen, wo für das Unternehmen das Thema Digitalisierung beginnt. Einfach nur Prozesse zu digitalisieren und dann weiterzumachen wie bisher, reicht für die Wertschöpfung nicht. Wenn ein Unternehmen beispielsweise ein Mieterportal einführt und ein Mieter hierüber einen Schaden meldet, erwartet dieser innerhalb des nächsten Tages oder von wenigen Stunden eine Antwort. Hier muss sich das Unternehmen im Vorfeld die Frage stellen: Kann ich das gewährleisten? Eine automatische Eingangsbestätigung durch das System ist kein Problem. Dass dann jedoch eine nächste daraus gesteuerte Aktion folgen muss, ist ein Prozess, der bei den Mitarbeitern und in den Arbeitsabläufen fest verankert werden muss.
Nach Verabschiedung der digitalen Agenda durch den Kunden, beginnt die konkrete Ausarbeitung. Dabei werden weitere einzelne Schritte gemeinschaftlich konzipiert und beschlossen.

Digitale Prozess- und Lösungsberatung – Schwerpunkt Nutzerorientierung

Anhand der digitalen Agenda und der von dem Unternehmen priorisierten Themenfelder kann der IT-Dienstleister jetzt Vorschläge für passgenaue Lösungsmodelle aus seinem Angebotsportfolio unterbreiten – und/oder auf Kundenwunsch gemeinsam mit den Unternehmen neue Lösungsansätze entwickeln. Dazu können beispielsweise nutzerorientierte Methoden wie Design Thinking eingesetzt werden.

Veränderungsprozess im Unternehmen gestalten

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für eine erfolgreiche digitale Transformation ist, die damit einhergehenden Veränderungsprozesse innerhalb des Unternehmens richtig zu managen – und dabei vor allem die Nutzer der digitalen Anwendungen mitzunehmen. Auch hierbei kann ein kompetentes IT-Beratungshaus wertvolle Unterstützung leisten. Denn es reicht heute nicht mehr aus, „nur“ neue Lösungen einzuführen und die Mitarbeiter darin zu schulen. Vielmehr ist es wichtig, sie bereits von Anfang an zu beteiligen. Hinzu kommt, dass ein digitales Arbeitsumfeld mit neuen Anwendungen, Geräten und Arbeitsmethoden gegebenenfalls auch mit flexibleren Arbeitszeit- und Arbeitsortmodellen einhergeht, die sowohl von Mitarbeitern als auch von Entscheidern ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit, Offenheit und Mut bedingen. Das bedeutet einen Wandel in der Verantwortung der Mitarbeiter und insbesondere auch in der Führungskultur beziehungsweise im Selbstverständnis der Führungskräfte.

Es wird somit zur strategischen Managementaufgabe, den digitalen Wandel im Sinne von „Digital Leadership“ aktiv zu gestalten und die Mitarbeiter auf diesem Weg zu begleiten. Sensibilisierung, Transparenz, Wissenstransfer und eine stete dialogorientierte Kommunikation mit den Mitarbeitern tragen entscheidend zum Gelingen bei. Sich mit anderen Meinungen auseinanderzusetzen und Konflikte gemeinsam zu lösen, beinhaltet immer auch die Chance für einen konstruktiven Austausch. So kann man den digitalen Transformationsprozess im Unternehmen gemeinsam zielorientiert gestalten. Die Basis dafür ist verantwortliches und nachhaltiges Handeln. Letztendlich geht es darum, den Menschen in den Mittelpunkt zu stellen und Geschäftsprozesse so zu gestalten, dass der Mensch durch die digitale Technik profitieren kann. 

Fazit

Als Ergebnis einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie können seitens des Immobilienunternehmens mehr Services für Kunden angeboten, Prozesse neu gestaltet und automatisiert, Kosten gesenkt, neue Geschäftspotenziale erschlossen sowie letztlich eine Basis für den zukünftigen Geschäftserfolg geschaffen werden.