Kommunikations- und Organisationszentrale
In der digitalisierten Welt wird es für Verwalter immer wichtiger, sich mit einem guten Serviceangebot vom Wettbewerb abzuheben. Dabei spielt Reaktionsschnelligkeit eine wichtige Rolle. Eine zentrale Kommunikations- und Organisationssoftware koordiniert und vereinfacht die Abläufe.
Die Ansprüche der Kunden steigen – auch in der Immobilienbranche. Kein Mieter/Eigentümer wartet gerne auf eine Antwort der Verwaltung, wenn die Heizung plötzlich defekt ist oder Fragen zur Abrechnung bestehen. Aussagen wie „Ich kann aus dem Vorgang gerade nicht ersehen, ob schon ein Handwerker beauftragt ist“ oder „Ich suche die letzte Abrechnung raus und schicke Sie Ihnen per Post“ muten etwas verstaubt an. Denn das geht besser! Das dachte sich auch Thomas Janssen, Rechtsanwalt und Mitarbeiter der Estate5 AG. Im Großraum München betreut das Unternehmen Privat- wie Geschäftskunden als Miet-, Liegenschafts- und Hausverwalter. Mit Abrechnungsdienstleistungen ist das Unternehmen deutschlandweit tätig. Seit Jahren setzt die Estate5 AG für die interne Organisation auf DOMUS 4000. Janssen ist darüber hinaus aktiv im Kundenbeirat der DOMUS Software AG vertreten. Dort hat er frühzeitig von der neuen Software DOMUS NAVI erfahren – einem neuen Kommunikations- und Organisations-Tool, welches für DOMUS 1000 und 4000 angeboten wird.
Hausverwaltung in einem Tool
Das Tool fasst entscheidende Schritte in der Kommunikation und Organisation der Immobilienverwaltung zusammen. Jetzt kann die komplette Hausverwaltung ohne Schnittstellen-Hürden zu E-Mail Systemen oder dem Dokumentenmanagement erfolgen. Die E-Mail-Funktion ordnet Anfragen automatisch den richtigen Aktivitäten zu. Über das Scan-Modul lassen sich Verträge, Briefe und Faxe digital hinterlegen und mit vorhandenen Aktivitäten verknüpfen. Seit einigen Wochen ist die Software bei der Estate5 AG im Einsatz. „Alle Daten aus DOMUS 4000 konnten bei der Einführung direkt übernommen werden“, berichtet Janssen. „Aktuell pflegen wir unsere Offline-Daten im System nach. Eine Fleißarbeit, um die man bei keinem System herumkommt, wenn man die bisherigen Offline-Prozesse effizienter gestalten möchte.“
Sind die Daten einmal im System, lassen sie sich nach Mieter, Objekt oder anderen Kriterien filtern, beliebig verknüpfen und vor allem nach Stichworten durchsuchen. „Parallel geführte Excel- und Aufgabenlisten entfallen, da sämtliche Kommunikationsarten in dem Tool zusammengefasst sind“, berichtet Janssen weiter. „Aktenberge und komplexe Laufwerksstrukturen auf der Festplatte gehören damit ebenfalls der Vergangenheit an.“
Anpassung an die Firmenstrukturen
Entscheidend sind die flexiblen Programmeinstellungen, die die individuellen Unternehmensprozesse abbilden. „Vor der Einführung brauchten wir etwas Hirnschmalz“, erinnert sich Janssen. „Wir haben zunächst unsere Prozesse analysiert und hinterfragt – das ist wichtig für die ISO-Zertifizierung.“ Wiederkehrende Abläufe, wie die Organisation von Eigentümerversammlungen lassen sich direkt in DOMUS NAVI als Projekt mit allen Einzelschritten abbilden. Einzelne Aktivitäten delegiert man online an andere Kollegen. In deren Aktivitätenliste erscheint der Eintrag automatisch, inklusive Deadline – ganz ohne E-Mail oder den Griff zum Telefonhörer. Hilfreich für die Erstellung der Einladungen ist die Serienbrief-Funktion. Und über die Aktivitätenhistorie sehen Sachbearbeiter jederzeit den aktuellen Stand des Projekts. Termine und Wiedervorlagen machen schließlich andere Organisationsprodukte überflüssig.
Per Anbindung über den Exchange Server sind die Informationen auch auf mobilen Geräten verfügbar. Und die Verknüpfung mit Kontaktdaten und Vertragsunterlagen ermöglicht einen 360 Grad Blick auf den Vorgang. Janssen zeigt sich begeistert: „Krankheits- und Urlaubsvertretungen verlieren so ihren Schrecken und Übergaben vereinfachen sich drastisch – schließlich kann sich die Vertretung schnell anhand der Historie einen Überblick verschaffen, was bisher in welchem Projekt passiert ist.“
Hohe Daten-Verfügbarkeit und nachhaltige Archivierung
Die ständige Verfügbarkeit der Informationen für alle Beteiligten und die Aktivitätenhistorie in jedem Projekt schafft intern eine Transparenz, die extern beim Kunden sehr gut ankommt. Denn egal wen in der Verwaltung er erreicht, er erhält schnell eine verlässliche Auskunft zu seinem Anliegen. „Der Klassiker ist ein Heizungsausfall“, berichtet Janssen. „Plötzlich rufen kurz nacheinander die Mieter des Objekts an und melden die Störung. Dank des neuen Tools können wir im besten Fall bereits anhand der Anruferdaten erkennen, um welches Objekt es geht. Im Datensatz sind die zuständigen Handwerker hinterlegt und mit wenigen Klicks können wir den Reparatur-Auftrag verschicken.“ Die Schadensmeldung und der Reparaturauftrag werden in der Aktivität gespeichert – sichtbar für die zuständigen Mitarbeiter im Unternehmen. „Auf diese Weise kann im Prinzip jeder berechtigte Mitarbeiter der Verwaltung dem zweiten oder dritten Anrufer sagen: Wir wissen von dem Ausfall und der Handwerker ist bereits unterwegs. Das verstehe ich unter professionellem und erstklassigem Service“, so Janssen weiter. Die Software sorgt ebenso für eine nachhaltige Archivierung: auch nach Abschluss eines Vorgangs können die Mitarbeiter der Estate5 AG stets nachvollziehen, wann genau was passiert ist.
State-of-the-Art Lösung
Die Vorteile des Programms liegen für Janssen klar auf der Hand: „Viele Dinge sind deutlich einfacher gelöst: Wirklich Spitze ist die Einlese-Funktion für E-Mails und die automatische Zuordnung in die Aktivitätenhistorie des richtigen Vorgangs. Auch das Scan Modul erleichtert unsere Aufgaben ungemein. Die Digitalisierung war bisher deutlich umständlicher – und jetzt lassen sich alle Unterlagen sogar per Volltextsuche schnell wieder finden.“
„Die Einführung der neuen Software folgt dabei keinem Selbstzweck“, berichtet Janssen, der an der kürzlich erfolgten ISO-Zertifizierung der Estate5 AG wesentlich mitgewirkt hat. „Wir möchten, dass unsere Mitarbeiter die intern notwendigen Arbeiten deutlich effizienter erledigen können als bisher. So bleibt für die Anliegen unserer Kunden mehr Zeit. Denn kaum etwas ist in der Verwalter-Branche wichtiger als ein kompetenter, verfügbarer Ansprechpartner, der sich verlässlich um seine Aufgaben kümmert und dabei stets den Überblick behält. Mit der Organisations- und Kommunikationslösung haben wir die optimale Lösung für uns gefunden.“
Sind die Daten im System, lassen sie sich nach Mieter, Objekt oder anderen Kriterien filtern, beliebig verknüpfen und nach Stichworten durchsuchen.
Per Anbindung über den Exchange Server sind die Informationen auch auf mobilen Geräten verfügbar.
