Ortunabhängig verwalten mit modernen CRM-Systemen

Softwarelösungen für das Kundenbeziehungsmanagement – kurz CRM-Systeme (für Customer-Relationship-Management) – gehen weit über das Angebot der „klassischen“ Buchhaltungslösungen hinaus. Schließlich entfallen lediglich rund 30 Prozent der täglichen Arbeit einer Hausverwaltung auf die Bereiche Buchen, Mahnen und Abrechnen, CRM-Systeme bieten eine umfangreiche Unterstützung in allen weiteren Bereichen der Verwaltertätigkeit.

Zentrale Plattform für die Kundenkommunikation

Spezialisierte CRM-Systeme ermöglichen es Verwaltern, über ein Mieterportal eine zentrale Plattform für die Kommunikation mit ihren Kunden zu schaffen. Durch die Möglichkeit, wesentliche Dokumente rund um die bewirtschafteten Wohneinheiten im System zu hinterlegen, sparen sich Verwalter und Mieter nicht nur Zeit durch hinfällige E-Mails oder gar Briefe. Die Systeme lassen sich auch nutzen, um die Mieter untereinander zu vernetzen oder sie beispielsweise auch mit Handwerkern in Kontakt zu bringen, um im direkten Austausch einen Vor-Orts-Termin vereinbaren zu können – beispielsweise im Falle nötiger Reparaturen oder fälligen Wartungsarbeiten. Durch diese Terminierungen auf direktem Wege zwischen Kunden und dem zuständigen Dienstleister wird Verwaltern ihre einstige „Vermittlerrolle“ erspart. Sie werden lediglich über die Vereinbarung des Termins sowie die erfolgreiche Durchführung informiert.

Zudem lässt sich mit einem modernen Mieterportal auch die Professionalität des eigenen Unternehmens unterstreichen: Die Optik des Portals kann nämlich individuell an das Erscheinungsbild der eigenen Verwaltung angepasst werden: Sei es das Logo, die Unternehmensfarbe oder die Angabe zuständiger Ansprechpartner in der Verwaltung – der individuellen Anpassungsmöglichkeiten der Portale sind kaum Grenzen gesetzt.

Gemeinsame Basis für alle Mitarbeiter

Und auch die Mitarbeiter profitieren von der Etablierung einer professionellen Software-Lösung. So können in einem modernen CRM-Programm beispielsweise auch alle objektbezogenen Vorgänge und Konversationen auf einer zentralen Plattform gebündelt werden. Die Zugriffsrechte der unterschiedlichen Mitarbeiter werden dabei selbstverständlich individuell vergeben. Damit ermöglichen Verwaltungen nicht nur eine reibungslose Vertretung abwesender Mitarbeiter – beispielsweise im Falle einer Krankheit – es werden auch die optimalen Voraussetzungen für die Arbeit via Homeoffice geschaffen. Und das hat nicht nur in Zeiten der Corona-bedingten Kontaktbeschränkungen große Vorteile. Schließlich ist der vielzitierte Fachkräftemangel auch längst in der Immobilienverwaltung angekommen. Zukunftsgerichtete Unternehmen müssen sich aktiv um die Gewinnung engagierter und fachkundiger Arbeitnehmer bemühen – dazu gehört es auch, die besten Voraussetzungen für eine möglichst flexible Arbeitsgestaltung zu bieten.

Aktualisierung der Vorgänge in Echtzeit

Bearbeitet ein Mitarbeiter eine Kundenanfrage und antwortet beispielsweise auf den Eingang einer Beanstandung, wird dieser Schriftwechsel automatisch im System hinterlegt. So sind sowohl die Geschäftsführung als auch beteiligte Kollegen in der Lage, sich regelmäßig über den Fortschritt eines Prozesses zu informieren. Werden neue Termine eingestellt, sind alle beteiligten Mitarbeiter mit Klick auf ihren Kalender informiert. Damit bietet das System auch ideale Voraussetzungen für ein effektives Controlling der einzelnen Teams.

Digitale Prüfung statt Präsenztermine

Selbst die Durchführung ehemals zwingend vorgeschriebener Präsenztermine kann mit Hilfe digitaler Lösungen künftig via Bildschirm erfolgen. So ist es beispielsweise möglich, die jährlichen Belegprüfungen auf digitalem Wege durchführen zu lassen. Die beteiligten Beiräte können die notwendigen Unterlagen und Dokumente digital einsehen und prüfen. Dabei können selbstverständlich auch Anmerkungen oder Fragen an den Verwalter hinterlassen werden und der Austausch mit den prüfenden Kollegen erfolgen. All dies lässt sich vom heimischen Endgerät, wie beispielsweise einem Computer oder Handy, erledigen. So sparen sich alle Beteiligten mühsame und langwierige Vor-Ort-Termine, die bislang häufig außerhalb der üblichen Geschäftszeiten stattfinden mussten.

Weitergehende Anwendungen auf CRM-Basis

Auf Basis eines etablierten CRM-Systems lassen sich die Prozesse der eigenen Verwaltung auch weiter optimieren. So machen es clevere Lösungen beispielsweise schon heute möglich, bestimmte Begriffe innerhalb des E-Mail-Verkehrs mit den gewünschten Ansprechpartnern zu „verknüpfen“. Geht also beispielsweise eine Meldung mit dem Begriff „Schadensmeldung“ ein, wird diese automatisch an einen anderen Ansprechpartner weitergeleitet, als wenn die Mail den Begriff „Kündigung“ enthält. Auf Wunsch können die Schlagworte auch mit unterschiedlichen Ansprechpartnern verbunden werden. Somit gelangt jede Anfrage vollautomatisch zum richtigen Mitarbeiter.

Digitalisierung ist nie zu Ende

Die Digitalisierung der eigenen Verwaltung ist ein langer Prozess, für dessen Erfolg es nötig ist, etablierte Prozesse zu überdenken und neu zu definieren. Gleichzeitig muss aber auch die Belegschaft für die Neuerungen in den altbekannten Abläufen gewonnen und zielgerichtet motiviert werden, die unternehmensinterne Weiterentwicklung mitzugehen. Dafür ist es nicht nur wichtig, die eigenen Mitarbeiter fachlich zu schulen und sie in der Anwendung smarter Softwarelösungen zu unterstützen. Die Vorzüge digitaler Lösungen sollten den einzelnen Mitarbeitern bereits zum Zeitpunkt ihrer Einführung schmackhaft gemacht werden. Denn fest steht: Von einer Schritt für Schritt fortschreitenden Digitalisierung der Prozesse profitieren Kunden, Verwaltungen und deren Mitarbeiter gleichermaßen.

Weitere Informationen zu den Möglichkeiten einer digitalen Immobilienverwaltung erhalten Interessierte unter www.domus-software.de