Papierlos ist keine Fiktion

Den ersten Schritt der digitalen Immobilienverwaltung bieten sogenannte ERP-Systeme. Sie schaffen die Möglichkeit, alle Prozesse rund um die Verwaltung des Immobilienbestands digital zu bearbeiten: Damit gehören die händische Bearbeitung der unterschiedlichen Vorgänge, die einzelne Anlage eines jeden Vorgangs und die haptische Archivierung der Immobilien- und WEG-Unterlagen der Vergangenheit an.

Eine professionelle Buchhaltungs- und Hausverwaltungssoftware kommt dabei nicht nur den Verwaltern zugute. Auch die Eigentümer und Mieter einer Hausverwaltung freuen sich über schnellere Bearbeitungszeiten und häufiger ansprechbare Mitarbeiter. Denn: Durch die effizientere Buchhaltung mit Hilfe einer professionellen Immobiliensoftware werden Prozesse optimiert und zusätzliche Kapazitäten innerhalb der Hausverwaltung geschaffen.

Weit mehr als Buchhaltungssoftware

Noch einen Schritt weiter gehen sogenannte CRM-Systeme. Mit diesen Anwendungen lässt sich die gesamte Immobilienverwaltung über eine zentrale Plattform bestreiten. Schließlich beschäftigen sich Immobilienverwalter nur zu etwa 30 Prozent ihres Arbeitsalltags mit den klassischen Buchhaltungsthemen. Bei den übrigen 70 Prozent ihrer Tätigkeiten unterstützen sie CRM-Lösungen.

Während der Einsatz klassischer Buchhaltungssoftware mittlerweile auch bei kleineren Immobilienverwaltungen zu Standard gehört, ist der Einsatz vollumfänglicher Softwarelösungen für die Immobilienverwaltung derzeit in erster Linie noch bei großen Verwaltungen, Verwaltungsunternehmen und Projektentwicklern mit einem eigenen Immobilienbestand im Einsatz. Doch die Vorteile derartiger Systeme sprechen für sich: So ist es den Mitarbeitern einer Immobilienverwaltung beispielsweise möglich, bei einem Kundenanruf automatisch durch dessen im System hinterlegte Telefonnummer die bisherige Konversation mit dem Verwaltungsunternehmen, ein- und ausgehende E-Mails sowie den aktuellen Bearbeitungsstand etwaiger Beanstandungen einzusehen.

Das mühsame Wälzen der vielerorts noch immer existierenden Aktenordner für unterschiedliche Verwaltungseinheiten gehört damit der Vergangenheit an. Neben einer immensen Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter einer Immobilienverwaltung, spüren diese Mehrwerte letztendlich auch die Kunden. Die Sachbearbeiter sind bereits zum Zeitpunkt des eingehenden Telefonats über den aktuellen Stand der Dinge informiert und können spontan Rede und Antwort stehen, anstatt sich erst einmal selbst einen Überblick über die jeweilige Sachlage verschaffen zu müssen.

Derartige Servicevorteile digitalisierter Verwaltungsunternehmen verschaffen ihnen gegenüber der analogen Konkurrenz echte Wettbewerbsvorteile. Dies wird dazu führen, dass sich solche Systeme in den kommenden Jahren in Verwaltungsunternehmen jedweder Größe etablieren werden.

Ortsunabhängige Immobilienverwaltung

Die mit dem Einsatz moderner Softwarelösungen einhergehende Abschaffung haptischer Archive in Immobilienverwaltungen bringt einen weiteren Mehrwert mit sich: Durch die Bündelung aller maßgeblichen Daten und Vorgänge in einem digitalen System haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, von überall aus Zugang zu den relevanten Informationen zu erhalten. Damit wird die Einbindung unterschiedlicher Beschäftigter auch beispielsweise im Homeoffice ohne Reibungsverluste möglich. Die Chefetage kann sich hierdurch jederzeit über den Stand einzelner Projekte und Anfragen sowie über aktuelle und archivierte Zahlen ihres Gebäudebestands informieren, Termine ihrer Mitarbeiter einsehen oder sich über anstehende Aufgaben im verwalteten Immobilienbestand informieren – und das auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice.

Digitale Belegprüfungen

Durch die konsequente Digitalisierung professioneller Immobilienverwaltungen lassen sich künftig auch die altbekannten „Papierkriege“ im Rahmen der jährlich vorgeschriebenen Belegprüfung in den verwalteten Einheiten vermeiden. Statt – wie bisher üblich – mehrere Ordner mit den nötigen Abrechnungs- und Bilanzzahlen oder den beauftragten Handwerkerleistungen zu wälzen, können künftig auch die Beiräte einer Wohneigentumsgemeinschaft in die digitale Buchführung mit einbezogen werden und die entsprechenden Zahlen und Belege bequem von zuhause aus prüfen. Dabei ist der Austausch der Beiräte untereinander ebenso möglich, wie das Hinterlegen von Anmerkungen oder Fragen an den Verwalter.

Damit gehören die – meist außerhalb der üblichen Geschäftszeiten stattfindenden – Belegprüfungstermine mit Anwesenheitspflicht der Vergangenheit an. Das spart Verwaltern und Beiräten nicht nur anstrengende und zeitintensive Vor-Ort-Termine, es trägt auch gerade in Zeiten der Kontaktbeschränkungen dazu bei, die persönlichen Aufeinandertreffen auf ein Minimum zu beschränken. Durch die digitale Archivierung der entsprechenden Zahlen werden meterlange Regale mit aufbewahrungspflichtigen Dokumenten sukzessive zum Auslaufmodell. Dadurch wird eine erfolgreiche Digitalisierung der Verwaltungsbranche nicht nur dazu beitragen, die Serviceorientierung auf ein neues Niveau zu heben – sie schont letzten Endes auch die Umwelt.