Innovativ zu mehr Effizienz und gutem Kundenservice
In Immobilienverwaltungen sind viele Prozesse nach wie vor papierbasiert, die Kommunikation erfolgt häufig per Telefon und E-Mail und zahlreiche Routineaufgaben binden wertvolle personelle Ressourcen. Eine digitale Hausverwaltung bietet eine innovative Alternative zur klassischen Verwaltung, indem sie Verwaltungsabläufe durchgängig digitalisiert und den Papierverbrauch reduziert – von der Kommunikation bis zur Dokumentenverwaltung.
Das Potenzial der Digitalisierung in der Branche haben laut dem Branchenbarometer 2024 des Verbands der Immobilienverwalter Deutschland bereits viele Immobilienverwaltungen erkannt. Rund 69 Prozent der befragten Unternehmen verfolgen das Ziel, ihre Prozesse zu digitalisieren – und das aus gutem Grund: Die Digitalisierung des traditionellen Geschäftsmodells von Immobilienverwaltungen ermöglicht eine effiziente Gestaltung der Verwaltungsaufgaben. Von der Erfassung von Stammdaten über die Erstellung von Abrechnungen bis hin zur Durchführung von digitalen Eigentümerversammlungen bietet eine digitale Hausverwaltung viele Vorteile, wie z. B. die Ressourcen effizienter einzusetzen, Kapazitäten zu schonen und gleichzeitig Kosten zu sparen.
Effizienzsteigerung durch digitale Prozesse
In Immobilienverwaltungen stapeln sich täglich Dokumente, darunter Verträge, Abrechnungen und Versicherungsscheine, die gesichtet, sortiert und bearbeitet werden müssen. Durch den Einsatz digitaler Prozesse profitieren Verwaltungen von effizienteren Strukturen, während Eigentümerinnen und Eigentümer sowie Mieterinnen und Mieter einen schnelleren und unkomplizierten Zugang zu relevanten Informationen erhalten. Digitales Dokumentenmanagement ermöglicht die elektronische Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Verarbeitung aller Dokumente und ersetzt gleichzeitig analoge Papierablagen. Über ein Kundenportal können Eigentümerinnen und Eigentümer jederzeit auf wichtige Unterlagen zugreifen. Dabei wird die gesamte Kommunikation digital abgewickelt. Das optimiert nicht nur die internen Abläufe und verkürzt Bearbeitungszeiten, sondern sorgt auch für eine transparente Einsicht in alle relevanten Vorgänge.
Virtuelle Eigentümerversammlungen als Zukunftsmodell
Auch auf Eigentümerversammlungen sind die Vorteile der Digitalisierung anwendbar. Lange waren jährliche Präsenzveranstaltungen der Standard, was für Immobilienverwaltungen mit erheblichem Planungs-, Koordinations- und Durchführungsaufwand verbunden war. Die Corona-Pandemie hat den Trend zur digitalen Eigentümerversammlung beschleunigt. Seit Oktober 2024 ist es möglich, Versammlungen virtuell abzuhalten, was den Planungs- und Durchführungsaufwand erheblich reduziert. Eigentümerinnen und Eigentümer sowie die Verwaltungen können ortsunabhängig teilnehmen, Abstimmungen digital durchführen und die Protokollierung automatisiert erstellen. Dies beschleunigt und vereinfacht die Versammlung und erhöht die Beteiligungsquote.
Personelle Ressourcen richtig einsetzen
Eine Facette, die bei der Digitalisierung der Verwaltungsbranche ebenfalls bedacht werden sollte, ist die Bewältigung des Fachkräftemangels und die Optimierung personeller Ressourcen. Durch automatisierte Prozesse, Online-Unterlagenzugriff und eine flexible Arbeitsweise lassen sich Kapazitäten effizienter einsetzen. Ein modernes Arbeitsumfeld, Homeoffice-Regelungen dank vollumfänglich digitaler Prozesse und die Entlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steigern nicht zuletzt die Attraktivität als Arbeitgeber. In einem Arbeitsmarkt, in dem junge Menschen ihre Jobs frei wählen können, wird dieser zentrale Aspekt heutzutage oft vernachlässigt.
Digitale Hausverwaltung mit dem richtigen Partner erleben
Die Digitalisierung in der Branche ist längst keine Zukunftsvision mehr – sie ist der Schlüssel zu einer modernen, wettbewerbsfähigen Immobilienverwaltung. Unternehmen, die sich heute für digitale Prozesse entscheiden, sichern sich nicht nur Effizienz- und Kostenvorteile, sondern stellen sich langfristig erfolgreich auf. Die Erste Hausverwaltung GmbH setzt konsequent auf digitale Lösungen, um ihren Kundinnen und Kunden den besten Service und nicht zuletzt ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen modernen Arbeitsplatz zu bieten. Das digitale Verwaltungskonzept und die zentrale Cloudplattform ermöglichen eine nahtlose Kommunikation zwischen Verwalterinnen und Verwaltern, Eigentümerinnen und Eigentümern, Mieterinnen und Mietern und Dienstleistern, während automatisierte Prozesse die Effizienz steigern.
Durch den Einsatz modernster Technologien und effizienter Kommunikation werden nicht nur interne Abläufe optimiert, sondern den Kundinnen und Kunden ein schneller, transparenter und ortsunabhängiger Service geboten. So können durch digitale Prozesse nicht nur Effizienz und Kosteneinsparungen erzielt werden, sondern auch die Arbeitsweise in der Branche nachhaltig modernisiert werden.
