„Unsere Prozesse sind schneller geworden“

Wie sind Sie das Großprojekt angegangen?

Steve Kunze: Als Erstes haben wir eine Strukturbasis erarbeitet, damit die Systeme, die Cockpits und Module später wie gewünscht funktionieren. Jetzt geht es darum, die Daten entsprechend einzupflegen. Wir stellen immer mehr Teilprojekte produktiv und neue Funktionen zur Verfügung, die jedoch nur mit hochwertigen, vollständigen Daten nutzbar sind. Beim neuen Cockpit für Kundenbetreuer beispielsweise entsteht mit jedem Mieterkontakt eine digitale Meldungshistorie. Art und Anzahl der Meldungen lassen wichtige Schlüsse zu – treten sie zum Beispiel bei einem bestimmten Objekt gehäuft auf? Was offen ist, warum, und was erledigt ist, wird auf einen Blick ersichtlich.

Wie sieht die Zusammenarbeit mit Dienstleistungsunternehmen aus?

Steve Kunze: Für die Betreuung unserer Objekte beauftragen wir neben unseren festangestellten, schon vollständig mit Cockpit ausgestatteten Hausmeistern zum Beispiel externe Facility-Management-Firmen, die wir zu 50 Prozent technisch angebunden haben. Jetzt geht das Cockpit für Handwerksdienstleister an den Start, in Kürze werden wir das Cockpit für Wartungsdienstleister lancieren. Auch hier binden wir die externen Firmen an. Zunächst ist die rechtliche Grundlage zu schaffen. Grundsätzlich müssen wir jeden einzelnen Dienstleister vom Mehrwert überzeugen und erläutern, was sich im Detail ändern wird. Nach dieser Abstimmung, plus Schulung und Test, kann die Firma produktiv gehen und ist reibungslos in unsere Arbeitsprozesse integriert.

Was sind die zentralen Herausforderungen im Projekt?

Steve Kunze: Einige große Dienstleister nutzen eigene Ticketsysteme oder mobile Cockpits, mit denen sie gern arbeiten möchten. Das ließe sich eventuell durch Schnittstellen lösen, wofür wir aber ein langfristiges Konzept benötigen. Hier befinden wir uns in intensiven Gesprächen, um Lösungen zu finden. Zudem müssen unsere betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die gewohnte Arbeitsweise auf eine neue umstellen. Durch die neuen Vorgaben sind gefühlt etwas mehr Informationen zu erfassen, doch insgesamt wird es viel einfacher. Da alle Infos einheitlich eingegeben werden, sind sie im Prozess für alle sichtbar und können umgehend und überall eingeholt werden.

Was genau macht Ihr Team „Digitale Lösungen und Innovationen“?

Steve Kunze: Wir koordinieren das Projektmanagement sowie das Test-, Anforderungs- und Fehlermanagement. Darüber hinaus fungieren wir als Vermittler und Übersetzer zwischen der IT – intern wie extern – und dem Immobilienmanagement. Das Team wurde ganz neu geschaffen: Im Rahmen der 2016 erarbeiteten IT-Strategie hatte man erkannt, dass eine ganze Organisationseinheit mit mehreren Köpfen gebraucht wird, um die Bestandführungs- und Randsysteme zu betreuen und weiterzuentwickeln.

Können Sie bereits positive Auswirkungen Ihrer Arbeit feststellen?

Steve Kunze: Unsere Prozesse sind dadurch, dass wir sie vereinheitlicht und digital abgebildet haben, schneller geworden. Allein der digitale Posteingang bewirkt schon eine große Erleichterung: Mit der alten Aktenlösung musste man früher jedes eingehende Dokument selbst verschlagworten und jedes Mal neu entscheiden, ob es sich etwa um eine Kündigung, eine Beschwerde oder eine Instandhaltungsmeldung handelt und an wen diese weitergeleitet werden muss. Das macht das System jetzt alles vollautomatisiert.