Budgets vorausschauend planen

Zu den Aufgaben eines Wohnungsunternehmens gehört das Erstellen des jährlichen Wirtschafts- und Finanzplans zur Verwaltung und Bewirtschaftung seiner Objekte. Um auch mittel- und langfristig ausreichend Rücklagen für deren Erhalt und Modernisierung zu bilden, gilt es hierbei, die Finanzbedarfe der nächsten Jahre solide zu kalkulieren und die Finanzmittel so zu verteilen, dass Instandhaltungs- und Investitionsstaus und daraus entstehende Wertverluste ebenso vermieden werden wie unnötige Kosten. Zur optimalen Mittelverteilung bedarf es einer objektiven Priorisierung der geplanten Maßnahmen, bei der festgelegt wird, wann und in welcher Reihenfolge welche Maßnahme umgesetzt werden soll, wie hoch dabei der voraussichtliche Finanzbedarf ist und welche Auswirkungen dies auf die Wertentwicklung der jeweils betroffenen Immobilie haben wird. Zudem ist der Einsatz dieser Finanzmittel hinsichtlich seiner Umlage- oder Nichtumlagefähigkeit gegenüber dem Eigentümer einerseits und dem Mieter andererseits zu rechtfertigen. Eine zuverlässige Grundlage für diese strategischen Entscheidungen im Rahmen der Instandhaltungs- und Modernisierungsplanung bietet der epiqr-Budgetplaner.

Planungssicherheit

und Budgetcontrolling

Dieses Software-Modul ist ein Planungs- und Controllinginstrument, das auf der epiqr-Gebäudeanalyse basiert. Mit diesem Verfahren lässt sich der Zustand von Immobilien ebenso einfach und effizient ermitteln wie der daraus resultierende Instandhaltungs- und Modernisierungsbedarf und die hiermit verbundenen Kosten. Die Kosten der verschiedenen Maßnahmenpakete werden vom Budgetplaner automatisch übernommen und können dann direkt auf einzelne Jahresscheiben (Budgetjahre) beziehungsweise Zeitintervalle verteilt werden. Zusätzlich werden die ermittelten Budgetansätze auf die jeweiligen Zeiteinheiten aggregiert und in einem übersichtlichen Diagramm dargestellt. Auf diese Weise wird mit geringem Aufwand eine detailgenaue Kostenkontrolle für das Bestandsmanagement erzielt.

Bei jeder Form der Budgetplanung ist natürlich zu berücksichtigen, dass die aktuellen Preise für Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen nicht den Preisen für dieselben Maßnahmen in drei oder zehn Jahren entsprechen. Um sicherzustellen, dass die ermittelten Kosten auch auf lange Sicht zuverlässig sind, wird daher bei deren Aufteilung auf die verschiedenen Zeiteinheiten die jährliche Preissteigerungsrate berücksichtigt. Genauso wichtig ist es, bei der Planung unternehmensspezifische Budgetgrenzen beziehungsweise Budgetrahmen im Auge zu behalten. Diese lassen sich nach individuellen Umlagekriterien – etwa pro Segment, pro Objekt, nach Bruttogrundfläche oder als kalkulatorischer Bestandteil der Kaltmiete – für jede Zeiteinheit festlegen.

Zur besseren Übersicht werden die eingestellten Budgets sowohl als Zahl als auch in grafischer Form abgebildet. So kann jederzeit die konkrete Maßnahmenplanung mit den verfügbaren Finanzmitteln abgeglichen werden, wodurch schnell deutlich wird, in welchen Zeiteinheiten der Budgetrahmen bereits ausgeschöpft ist und wo noch Investitionsmöglichkeiten bestehen.

Flexible Budgetplanung

Der Budgetplaner bildet aber nicht nur die auf Jahresscheiben verteilte Budgetplanung für geplante Instandhaltungen und Modernisierungen ab. Damit auch andere Kosten im Zusammenhang mit dem Immobilienbestand planerisch vorhersehbar sind, können auch solche Kosten in den Budgetplan eingefügt werden, die nicht aus der Bauzustandsbewertung in epiqr abgeleitet worden sind. Diese freien Kostenpositionen eignen sich etwa für geplante Neu- oder Erweiterungsbaumaßnahmen. Ergänzend besteht die Möglichkeit auch laufende, also periodisch wiederkehrende, Bewirtschaftungskosten – zum Beispiel für kleinere Instandhaltungen oder infrastrukturelle Gebäudeservices – einzupflegen. Hierbei kann man entscheiden, auf welche Bezugsgröße sich die Kostenangaben beziehen sollen, beispielsweise auf die Brutto- oder Nettogrundfläche, und ob die für die jeweilige Zeiteinheit definierte Kostensteigerung angewendet werden soll. Darüber hinaus bleibt die Planung flexibel und an veränderte Rahmenbedingungen anpassbar: Es ist möglich, einmal geplante Maßnahmenpakete von einer Zeiteinheit in eine andere zu verschieben oder auch wieder komplett zu löschen. Außerdem lassen sie sich, etwa bei sehr aufwendigen Projekten, auch prozentual auf mehrere Zeiteinheiten aufteilen.

Erfolgsfaktor Prozesse

Die Budgetplanung für die Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen nimmt eine wichtige Rolle im Rahmen der Geschäftsprozesse eines Wohnungsunternehmens ein. Sie fungiert als Bindeglied zwischen der bedarfsorientierten Maßnahmenplanung auf der einen und deren konkreter Umsetzbarkeit aus monetärer Sicht auf der anderen Seite. Um diesen zentralen Prozess in die Unternehmensprozesse einzubinden, verfügt der epiqr-Budgetplaner über eine Exportfunktion nach MS-Excel. Hierüber können die Daten ganz einfach in andere kaufmännische Systeme, in denen die Budgetplanung und Budgetierung für das gesamte Unternehmen erfolgt, importiert und dort weiter verarbeitet werden.

Durch die Integration des Planungs- und Budgetierungsprozesses in die allgemeinen Geschäftsprozesse erhält man eine kurz-, mittel- und langfristige Finanzperspektive auf die geplanten Maßnahmen, wobei sowohl die Umsetzbarkeit im gegebenen Budgetrahmen als auch die Wertentwicklung der Objekte im Fokus stehen. Damit schließt sich der Kreis von der Bauzustandserfassung und Bewertung über die Planung und Budgetierung bis hin zur Umsetzung der baulichen Maßnahmen und der anschließenden Aktualisierung des Bauzustands. Sind all diese Abläufe klar definiert und strukturiert, ergibt sich hieraus ein Prozess für das Immobilienbestandsmanagement, der nicht nur Zeit spart, sondern durch den fortlaufenden Abgleich zwischen Ist-Kosten und Planbudgets auch langfristige Planungssicherheit bietet.

Praxisorientierte Weiterentwicklung

Auf Basis einer regelmäßigen Bauzustandsfeststellung und der daraus resultierenden Maßnahmenplanung, die unter anderem um die erforderlichen Bewirtschaftungskosten ergänzt werden kann, lässt sich mit dem epiqr-Budgetplaner die kurz-, mittel- und langfristige Finanzplanung, verteilt auf einzelne Zeiteinheiten, verlässlich ableiten. So wird eine optimale Verteilung der Mittel erreicht und der Werterhalt beziehungsweise die Wertsteigerung des Immobilienbestands gesichert. Um dieses Instrument noch vielseitiger einsetzbar zu machen und die aktuellen Anforderungen der Immobilienbranche möglichst praxisnah zu erfüllen, wird der Budgetplaner kontinuierlich weiterentwickelt. Derzeit ist unter anderem geplant, eine weitergehende Aufteilung der Kosten zu realisieren, zum Beispiel nach aktivierungspflichtigen und aufwandswirksamen Planbudgetpositionen oder nach Finanzierungsquellen. Weitere Aggregations- und Selektionsmöglichkeiten zur Auswertung der Budgetplanansätze über die Objektebene hinaus, etwa für bestimmte Segmente, sind in diesem Zusammenhang ebenfalls angedacht. Auf diese Weise wird eine nachvollziehbare und aussagekräftige Maßnahmen- und Finanzplanung noch einfacher realisierbar.