Von den Erfahrungen der Energiewirtschaft profitieren

In der Wohnungswirtschaft findet ein Umdenken statt: Der Nutzen der Digitalisierung, den Mieter in den Fokus zu stellen und manuelle Prozesse zu minimieren, wird in vielen Unternehmen zur Priorität. Jetzt müssen sich die Unternehmen verstärkt an die Umsetzung machen. Daher hat sich die WBU Wohnungsbau- und Bauträger GmbH aus Dortmund im Sommer dieses Jahres dazu entschlossen, mit der epilot-Lösung ihre Prozesse digital abzubilden, um den Mieteranforderungen schneller gerecht zu werden.

Vorteile und Chancen der Digitalisierung

Smarte Lösungen für einen digitalen, kundenorientierten Vertrieb müssen her, Prozesse digitalisiert und automatisiert werden: Von Mietgesuchen über Bonitätsprüfungen, Koordination von Besichtigungsterminen oder Erstellung von Mietverträgen. Der Kunde möchte von überall problemlos und digital auf Dienstleistungen zugreifen können. Die meisten Digitalisierungsbestreben erfolgen derzeit durch den Einsatz von Mieterportalen. Um umfassend und ganzheitlich zu digitalisieren, erfordert eine Branche mit Strukturen wie die der Wohnungswirtschaft zusätzliche flexible und agile Ansätze. Und hier kommt das Kölner Unternehmen epilot ins Spiel. 

Mit dem digitalen Transformationsprozess gehen komplexe Mechanismen und Herausforderungen einher – unabhängig von der Branche. Die Energie- und Wohnungswirtschaft haben große Schnittmengen, daher bietet die Cloud-Plattform von epilot auch fundierte Lösungen für die Wohnungswirtschaft. Ziel ist es epilot-Kunden zu einem vereinfachten, weil automatisierteren Arbeitsalltag zu verhelfen.

Der in der Energiewirtschaft etablierte Software-as-a-service-Ansatz unterscheidet sich durch den modernen E-Commerce-Charakter von klassischen Systemen, denn bei der Cloud-Plattform können sämtliche Prozesse digital abgebildet werden, vom Anfrageeingang, über die Prüfung, die Abwicklung und ggf. technische Umsetzung bis hin zum Management von Kunden bzw. Mietern. So können Unternehmen beispielsweise Besichtigungsanfragen oder Schadensmeldungen digital erfassen und Prozesse automatisiert anstoßen. Die Konfiguration aller Prozesse ist auf no-code Basis ohne Programmierkenntnisse möglich. Somit bedarf es keiner Agenturleistungen, was zu Kosten- und Zeitersparnissen führt.

Die Erfahrungen aus der Energiebranche zeigen: Unternehmen sind nun maßgeblich flexibler, um auf Kundenwünsche einzugehen und darüber hinaus schneller in der Anfragenbearbeitung. Es kann jederzeit auf Änderungen am Markt reagiert und neue Produkte schnell ins Repertoire aufgenommen werden. 

Mit dem epilot-Ökosystem können ohne Entwickleraufwand verschiedene Services oder auch Apps in die Software integriert werden – zum Beispiel von namhaften Unternehmen wie Schufa, Paypal oder ene’t. Diese Ansätze der Energiewirtschaft passen auch in die Wohnungswirtschaft, denn auch hier sind Flexibilität und Agilität wichtige Stichworte.

Erster Testpilot der Wohnungswirtschaft nutzt epilot

Seit August läuft bereits der erste wohnungswirtschaftliche Testpilot. So nutzt die Dortmunder WBU  derzeit ein Kontaktformular zur Schadensmeldung. Hier kann der Mieter bequem und einfach beispielsweise eine defekte Heizung oder ein defektes Fenster melden. Die Anfrage geht dann über epilot beim Unternehmen ein, sodass die Meldungen dem Unternehmen gebündelt vorliegen. Die WBU-Verwaltung wird automatisch informiert und die ersten Schritte zur Behebung des Problems werden digital angestoßen. Durch die zentrale Ablage haben alle Mitarbeiter Zugriff und können jederzeit den aktuellen Stand sehen, sodass es beispielsweise bei Vertretungen keine Unklarheiten mehr gibt. Die smarte Prozesskette sorgt immer dafür, dass auch die Handwerker der WBU wissen, wer in der Verantwortung ist und was es zu tun gibt.

Bereits über 40 Anfragen gingen über die neue Lösung ein, mit einer enormen Zeitersparnis der Bearbeitung. Die Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben im Tagesgeschäft fokussieren, da weniger Unterbrechungen im Arbeitsprozess vorhanden sind. „Durch die digitale Schadensmeldung über epilot sparen wir pro Anfrage 5-10 Minuten Arbeitszeit, da wir nicht durch Telefonate in unseren Verwaltungsaufgaben unterbrochen werden, sondern bei Gelegenheit in die E-Mails schauen können, ob Anfragen in epilot eingegangen sind“, erklärt WBU-Innovationsmanager Fabian Joncza.

Der Auftraggeber ist zufrieden und möchte auch weitere Services digital anbieten. Als nächstes ist eine Anfrage-Maske für Wohnungen geplant. Hierfür soll eine entsprechende Klickstrecke mit verschiedenen Filteroptionen wie einem Balkon oder einer Garage aufgesetzt werden. Der Interessierte kann also seine individuellen Wünsche in den Suchagenten eingeben und wird direkt informiert, ob es ein für ihn passendes Inserat gibt. 

„Mit dem Tool können unsere Mitarbeiter ihre Zeit effizienter nutzen“, so Fabian Joncza. „Es zeigt uns, dass nicht wir der Digitalisierung nachrennen müssen, im Gegenteil, wir können sie für uns arbeiten lassen und für uns den maximalen Nutzen aus den neuen Arbeitsweisen ziehen. Zudem leistet das Tool einen wesentlichen Beitrag zu einem moderneren und professionellen Auftritt sowie digitalem Service, den unsere Mieter bereits aus anderen Bereichen kennen und deshalb auch erwarten.“